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Filtrar registros en Microsoft Excel es fácil y estamos acostumbrados a ver registros completos que coinciden con los criterios expresados. Pero es posible que se pregunte cómo limitar el número de columnas en un conjunto de resultados filtrado. No puede usar un filtro de Excel simple, ya que la función filtra los datos de origen en su lugar.

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Sin embargo, el uso de un filtro avanzado le permitirá limitar las columnas con registros. Le mostraré cómo usar la función de filtro avanzado de Excel para devolver un conjunto filtrado basado en dos columnas de criterios. A continuación, le mostraré cómo limitar el conjunto filtrado solo a estas dos columnas.

Uso el escritorio de Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar una versión anterior. Para su comodidad, puede descargar los archivos de demostración .xlsx y .xls. Excel para la web no admite la función de filtro avanzado.

Índice

Acerca del filtro avanzado de Microsoft Excel

La función de filtro avanzado de Excel no utiliza una lista desplegable de opciones y valores de filtro. En su lugar, ingresa criterios a nivel de hoja y la característica copia un conjunto filtrado a otra ubicación o filtra los datos de origen.

La función requiere tres componentes:

  • Datos de origen: estos son los datos que desea filtrar.
  • Criterios: estos son los valores que desea comparar con los datos de origen.
  • Ubicación: Esto le permite filtrar en el lugar o copiar los resultados filtrados a otra ubicación.

Con un filtro avanzado en Excel, puede expresar criterios en varias columnas. Puede hacer esto con la función Filtro simple, pero debe expresar los criterios una columna a la vez. Un filtro avanzado le permite expresar criterios simultáneamente para cada columna en el conjunto de datos. Además, puede expresar criterios más complejos utilizando un filtro avanzado.

Ahora usemos un filtro avanzado para devolver todas las columnas en un conjunto de resultados filtrado.

Cómo usar el filtro avanzado en Excel

Ahora veamos un ejemplo rápido usando la matriz llamada Comisión que se muestra en Figura A. Suponga que desea ver todos los registros de cualquier empleado cuyo apellido comience con M y cuya comisión correspondiente sea inferior a $250. Además, desea copiar los resultados filtrados a otra ubicación en lugar de filtrar los datos de origen.

Figura A

ExcelAdvFilterCol_A
Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Usaremos un filtro avanzado en este conjunto de datos.

Ya tiene los datos de origen, así que agreguemos los criterios y la ubicación:

  1. Copie la fila del encabezado en otra hoja, dos veces, como se muestra en Figura B. No tienes que hacer esto en otra hoja, pero es fácil de hacer.
  2. Ingrese la cadena de criterios, M* en la celda D3: esta es la columna Personal.
  3. Ingrese la cadena de criterios, <=250 en la celda F3, la columna Comisión. Dado que ambas expresiones de criterios están en la misma fila, Excel trata el filtro como una operación AND. El filtro devolverá cualquier registro donde el valor de Personal comience con una M y el valor de Comisión sea menor o igual a 250. Para realizar una operación o, coloque una de las expresiones de criterio en la siguiente fila.

Figura B

ExcelAdvFilterCol_B
Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Preparar criterios de ubicación y rangos.

Con los criterios expresados ​​y los dos encabezados en su lugar, ejecutemos la funcionalidad de filtro avanzado:

  1. Haga clic en la pestaña de la hoja que contiene los criterios de ubicación y los encabezados (Figura B). En el archivo de demostración, el nombre de esta hoja es Resultados. La hoja activa debe ser la hoja de ubicación.
  2. Haga clic en la pestaña Datos, luego haga clic en Avanzado en el grupo Ordenar y filtrar.
  3. En el cuadro de diálogo resultante, identifique los datos de origen, los criterios y la ubicación del conjunto de resultados utilizando Figura C como guía. Para configurar cada rango, haga clic en la flecha a la derecha del control. Luego, seleccione el rango que incluye el encabezado, luego haga clic en la flecha en el cuadro de diálogo para expandir todo el cuadro de diálogo. Para resaltar los datos de origen, primero debe hacer clic en la pestaña de la hoja (en el archivo de demostración, el nombre de esta hoja es Datos). Al definir el parámetro de criterios, incluya las filas 3 y 4. La copia en el rango de ranuras es la fila 3.
  4. Haga clic en Aceptar.

Figura C

ExcelAdvFilterCol_C
Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Configuración avanzada de filtros.

Quizás se pregunte qué está mal, porque no hay un conjunto de resultados filtrados. Nada salió mal: si observa detenidamente los datos de origen, notará que ningún registro cumple con los criterios.

Cambiemos un poco los criterios y veamos qué sucede. En F3, reemplace el operador de igualdad <= par >= y vuelva a ejecutar el filtro. Excel le advertirá que el rango de destino no es lo suficientemente grande. Haga clic en Sí para continuar; hay mucho espacio para el conjunto de resultados. Como puedes ver en Figura Dcuatro registros cumplen los criterios.

Figura D

ExcelAdvFilter_D
Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Cuatro registros cumplen con las expresiones de criterio en C3 y E3.

Como puede ver, esta función requiere un poco de preparación, pero es fácil de realizar y los resultados son impresionantes. Pero el conjunto de resultados muestra el registro completo, así que ahora limitemos las columnas.

Cómo limitar columnas usando el filtro avanzado de Excel

Limitar las columnas devueltas por un filtro avanzado no requiere magia: simplemente modifica las celdas del encabezado para que coincidan con las columnas que desea ver. Figura E muestra una nueva línea de encabezado en N2:O2.

Figura E

ExcelAdvFilterCol_E
Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Para contraer columnas, contrae las celdas de encabezado.

Ejecute un filtro avanzado como antes, pero esta vez especifique N2:O2 como Copiar a rango (Figura E). El conjunto de resultados se muestra en Figura F — cuatro filas pero solo dos columnas. Al contraer las celdas de encabezado, puede reducir la cantidad de columnas copiadas en el conjunto de resultados.

Figura F

ExcelAdvFilter_F
Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. El rango Copiar a reduce el número de columnas devueltas a dos.

Copiar solo las columnas que desea en un conjunto de resultados filtrado no es lo mismo que un filtro, pero le permite trabajar solo con los datos que desea.