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Microsoft Outlook es un programa eficiente y poderoso por sí solo, pero puede haber funciones y opciones que desee que ofrezca. Una de las formas de ampliar el poder y la flexibilidad de Outlook es usar complementos. Microsoft ofrece una gama de complementos, tanto gratuitos como de pago, muchos de los cuales están dirigidos a usuarios empresariales. Creados por diferentes desarrolladores, los complementos de Office son accesibles directamente desde Microsoft a través de su Tienda Office. Sin embargo, para acceder a los complementos de Outlook, debe ejecutar Exchange u Office 365 en el backend. Esto significa que no puede usarlos para su propia cuenta personal con Gmail, Yahoo u otro servicio similar.

VER: Office 365: Una guía para líderes tecnológicos y empresariales (PDF gratuito) (TechRepublic)

Para comenzar, abra Outlook. En la cinta Inicio, debería ver un icono para Obtener complementos. Haga clic en este ícono para mostrar una lista de complementos disponibles, comenzando con las selecciones de Editor's Choice, luego pasando a Todos los complementos (Figura A).

Figura A

También puede acceder e instalar complementos para Outlook y otros programas desde la Tienda Office de Microsoft (Figura B). El proceso es prácticamente el mismo que a través de Outlook, por lo que puedes elegir cualquiera de los dos métodos.

Figura B

Si no ve el ícono de complementos o no puede acceder a la lista de complementos, deberá verificar el estado de sus complementos. Para hacer esto en Outlook, haga clic en el menú Archivo, luego haga clic en el botón Administrar complementos (Figura C).

Figura C

Inicie sesión en Exchange u Office 365 con su dirección de correo electrónico y contraseña. La configuración Administrar complementos en la sección General muestra todos los complementos actuales y su estado (Figura D). Si aún no puede ver o acceder a los complementos de Outlook, es posible que deba comunicarse con su correo electrónico o con el administrador de Office para averiguar si los complementos están habilitados en su entorno de Office.

Figura D

Volviendo a la lista de complementos a través de Outlook, puede explorar los diferentes elementos o buscar un complemento específico por nombre u otros criterios. Tenga en cuenta que la descripción de cada complemento indica si es gratuito o requiere una compra o suscripción adicional (Figura E).

Figura E

Haga clic en un complemento específico para ver información adicional y reseñas de usuarios (Figura F).

Figura F

Para instalar un complemento, simplemente haga clic en su botón Agregar. De vuelta en Outlook, el complemento aparecerá automáticamente en la cinta correspondiente según cómo y cuándo se deba usar (figura g).

figura g

Para administrar sus complementos instalados, haga clic en el icono Complementos en la cinta Inicio. Seleccione la sección Mis complementos (H-figura).

H-figura

Para eliminar un complemento que ya no usa, haga clic en sus puntos suspensivos en la parte inferior derecha y elija el comando Eliminar (me imagino).

me imagino

También puede administrar sus complementos desde su página de Office 365. En Outlook, haga clic en el menú Archivo y seleccione el botón Administrar complementos. Inicie sesión si es necesario. En la sección Complementos, puede deshabilitar un complemento sin tener que desinstalarlo. Para hacer esto, desmarque la casilla junto a su nombre. Para desinstalar completamente un complemento, selecciónelo y luego haga clic en el signo menos en la parte superior de la lista.

Finalmente, puede agregar un complemento en esta página. Haga clic en el signo más en la parte superior. La primera opción le permite agregar un complemento desde la Tienda Office, que ya hemos cubierto. La segunda y la tercera opción le permiten agregar un complemento desde una URL o desde un archivo de manifiesto. Estos contienen XML que describe el complemento y, a veces, se usan dentro de una organización para implementar y probar complementos (Figura J).

Figura J