Acaba de crear un documento de Microsoft Word que planea compartir con otras personas. Pero antes de hacerlo, debe asegurarse de que sea adecuado para compartir. Esto significa que no contiene información personal oculta, será legible por personas con ciertas discapacidades y es compatible con versiones anteriores de Word. Puede realizar todas estas tareas con el inspector de documentos incorporado.

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De una forma u otra, el Inspector de documentos ha estado disponible en Word desde 2010, por lo que podrá usarlo en cualquier versión compatible existente, excepto en la edición en línea gratuita. Los pasos son los mismos para todas las últimas versiones. Así es como funciona.

Índice
  • Cómo inspeccionar su documento de Microsoft Word
  • Cómo verificar la accesibilidad en un documento de Word
  • Cómo comprobar la compatibilidad en Word
  • Cómo inspeccionar su documento de Microsoft Word

    Al principio, es posible que desee buscar contenido oculto o invisible que no desea que otras personas vean. Una vez que su documento esté completo y guardado, haga clic en el menú Archivo, seleccione Información, luego haga clic en el botón Buscar problemas. Desde allí, haga clic en la primera opción para inspeccionar documento (Figura A).

    Figura A

    En la ventana del Inspector del documento, marque o desmarque los diferentes tipos de contenido según lo que desee que encuentre la herramienta. Luego haga clic en el botón Inspeccionar (Figura B).

    Figura B

    La inspección informa todos los tipos de contenido encontrados en su documento. Para eliminar un tipo de contenido específico, haga clic en el botón Eliminar todo junto a él (Figura C).

    Figura C

    El inspector no puede eliminar todos los tipos de contenido. En este caso, la herramienta le dice lo que no puede eliminar. Cierre el inspector y regrese al documento si desea revisar o eliminar el contenido especificado usted mismo o dejarlo como está (Figura D).

    Figura D

    Cómo verificar la accesibilidad en un documento de Word

    Luego, puede verificar su documento para asegurarse de que sea legible para su público objetivo, especialmente para alguien con cierta discapacidad, por ejemplo, alguien que es ciego y usa un lector de pantalla. Nuevamente, haga clic en el menú Archivo, seleccione Información, luego haga clic en el botón Verificar problemas. Haga clic en la segunda opción para Verificar accesibilidad (Figura E).

    Figura E

    Inspeccionar marca cualquier problema de accesibilidad, como una imagen que no contiene una descripción. Haga clic en el problema específico y la herramienta explica por qué se informó el problema y sugiere una acción recomendada (Figura F).

    Figura F

    Cómo comprobar la compatibilidad en Word

    Finalmente, puede revisar su documento para asegurarse de que se pueda ver y editar en las últimas versiones de Microsoft Word. Regrese a la pantalla de información, haga clic en el botón Verificar problemas y seleccione la tercera opción para Verificar compatibilidad (figura g).

    figura g

    El Comprobador de compatibilidad de Microsoft Word muestra cualquier contenido o funcionalidad en el documento que sería problemático en una versión anterior de Word. Haga clic en el botón para Seleccionar versiones, y puede desmarcar diferentes versiones anteriores de Word para ver qué versión específica se vería afectada (H-figura).

    H-figura

    Luego puede editar o eliminar la función afectada si sabe que uno de los destinatarios del documento tiene la versión anterior de Word. Una vez hecho esto, guarde el documento y ahora puede compartirlo con su público objetivo.

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