Imagen: Bob McCarroll, Getty Images/iStockphoto

Si está enviando un mensaje de Microsoft Outlook a un gran número de personas al mismo tiempo, existen algunos problemas inherentes. Si usa los campos Para o CC, los destinatarios no son privados, por lo que los destinatarios pueden verse entre sí. Si usa el campo Bcc, los resultados son impersonales y, a menudo, el software los marca como correo no deseado.

VER: Equipos de Microsoft: una hoja de trucos (PDF gratuito) (República Tecnológica)

Puede considerar ejecutar una combinación de correo desde Word importando una lista de contactos a Word; esto combina Outlook y Word para enviar individual correos electrónicos a cada contacto en su lista importada. Sin embargo, rara vez envía un mensaje a todos los que están en su lista de contactos, y es difícil filtrar la lista de contactos en Word.

Le mostraré cómo iniciar Mail Merge desde Outlook, donde puede filtrar contactos antes de que Word envíe mensajes individuales por correo electrónico. El resultado es un correo electrónico personal enviado individualmente a múltiples contactos con un mínimo esfuerzo: ¡lo obtienes todo!

Uso Office 365 (escritorio) en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero esta solución funcionará en versiones anteriores. Esta solución no es adecuada para versiones web. No hay archivo de demostración porque no lo necesitará.

APRENDE MÁS: Precios y características de Office 365 para consumidores

Índice
  • como conseguir contactos
  • como fusionar
  • Envíeme sus preguntas de Office
  • como conseguir contactos

    Necesitará contactos para fusionar, ahí es donde comenzaremos. Haga clic en Personas (también conocido como Contactos) para abrir la vista Contactos. Para seleccionar contactos, mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en los contactos o presione Ctrl+A para seleccionarlos todos. O ingrese una cadena de búsqueda, como se muestra en Figura A. Si lo hace, asegúrese de seleccionar los contactos que desea fusionar de los resultados antes de continuar. Una vez que haya seleccionado sus contactos, estará listo para comenzar la fusión.

    Figura A

    Seleccione Contactos

    A medida que practique, asegúrese de seleccionarse a sí mismo oa algunas personas a las que no les importe recibir su correo electrónico si realmente desea enviarlo. No querrás molestar a tus contactos enviando un mensaje de prueba.

    como fusionar

    Está listo para comenzar la combinación configurando una serie de opciones de combinación y creando el mensaje.

    1. Haga clic en la pestaña Inicio, luego haga clic en Combinar correspondencia en el grupo Acciones.

    2. El cuadro de diálogo resultante ofrece una serie de opciones que en su mayoría se explican por sí mismas. Figura B muestra las opciones para nuestra fusión. Elegí Correo electrónico de la lista desplegable Combinar con e ingresé el texto del asunto.

    3. Haga clic en Aceptar para iniciar Word. En Word, ingrese el texto de su mensaje de correo electrónico (Figura C). Puede personalizar aún más la fusión, pero no lo haremos ahora.

    4. Cuando su mensaje esté completo, haga clic en Finalizar y Combinar en el grupo Finalizar (todavía en Word). De la lista desplegable, le recomiendo que elija Editar documentos individuales antes de enviar el mensaje para que pueda revisar y hacer cambios si es necesario.

    5. Haga clic en Todo. Como puedes ver en Figura D, Word creó dos "mensajes". En realidad, ahora hay dos documentos: el documento de combinación original y los resultados de la combinación (aún no validados). Si los resultados fueran personalizados, vería estas diferencias en la vista previa. Debes cerrar el Visión documento y volver al original unir documento para continuar. Si nota, hay un error gramatical en el mensaje. Es por eso que debe obtener una vista previa de los resultados antes de enviarlos. (No lo arreglaremos ahora.)

    6. Después de volver al documento combinado, haga clic en Finalizar y combinar nuevamente y seleccione Enviar mensajes de correo electrónico.

    7. Haga clic en Aceptar y Permitir cuando se le solicite.

    El mensaje que escribió en Word se envía a través del correo electrónico de Outlook a los contactos que seleccionó anteriormente.

    Figura B

    Establecer opciones de fusión.

    Figura C

    Introduce el correo electrónico.

    Figura D

    Puede obtener una vista previa de los mensajes (como documentos) antes de enviarlos.

    Este es un ejemplo simple, pero muchos usuarios no saben que pueden enviar un mensaje más personal y privado a muchas personas utilizando técnicas de filtrado simples sin gastar mucho esfuerzo. Estén atentos a un artículo de seguimiento que muestra cómo usar un método más avanzado para seleccionar destinatarios.

    Envíeme sus preguntas de Office

    Respondo las preguntas de los lectores cuando puedo, pero no hay garantías. No envíe archivos a menos que se le solicite; las solicitudes de ayuda iniciales que lleguen con archivos adjuntos se eliminarán sin ser leídas. Puede enviar capturas de pantalla de sus datos para ayudar a aclarar su pregunta. Cuando se comunique conmigo, sea lo más específico posible. Por ejemplo, "Por favor, resuelva los problemas de mi libro de trabajo y corrija lo que está mal" probablemente no obtendrá una respuesta, pero "¿Puede decirme por qué esta fórmula no arroja los resultados esperados?" fuerza. Mencione la aplicación y la versión que está utilizando. TechRepublic no me reembolsa por mi tiempo o experiencia cuando ayudo a los lectores, ni cobro una tarifa por los lectores a los que ayudo. Puede ponerse en contacto conmigo en [email protected]