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Sus resúmenes, análisis, proyecciones, informes, etc., son tan buenos como la calidad de sus datos. Es importante que utilice todos los recursos disponibles para proteger la validez de los datos, lo que significa que puede dedicar mucho tiempo a crear una aplicación casi infalible. Afortunadamente para nosotros, no todas las hojas de cálculo necesitan este tipo de protección y, cuando es así, hay funciones automatizadas en Microsoft Excel que ayudan a proteger los datos. En este artículo, le mostraré dos consejos rápidos y sencillos para ingresar datos que reducirán los errores tipográficos de la misma manera que la personalización, pero sin el trabajo adicional.

VER: 69 trucos de Excel que todo usuario debe dominar (República Tecnológica)

Uso Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede trabajar con versiones anteriores. Puede usar el archivo de demostración descargable .xlsx o .xls o trabajar con sus propios datos. Autocompletar funciona en la versión en línea, pero no en la lista de selección

Índice
  • Cómo usar Autocompletar en Excel
  • Cómo usar una lista de selección en Excel
  • Cómo usar Autocompletar en Excel

    El término Autocompletar aparece a menudo en las listas de características: es fácil adivinar lo que hace incluso si no lo sabe en Excel. Esta característica se activa tan pronto como ingresa valores contiguos, en cualquier dirección. Incluso si sabe sobre autocompletar, apuesto a que no tiene esa última parte. La característica es extremadamente versátil.

    Así es como funciona Autocompletar en Excel: cuando ingresa un carácter que coincide con un valor existente en un rango contiguo, esta función muestra los valores coincidentes. Siempre que haya alguna ambigüedad, debe seguir escribiendo caracteres. Ejecutemos algunos ejemplos en la hoja de trabajo simple. Figura A.

    Figura A

    Primero ingrese la letra D en la celda B8 y observe lo que sucede. Como se muestra en el Figura A, autocompletar completa la entrada en función de los valores ingresados ​​previamente (los valores por encima de B8). La entrada Denise coincide con el carácter D y, dado que ninguna otra entrada existente también coincide con la letra D, el autocompletado sugiere a Denise. Para escribir Denise, presione Entrar (o Tabulador si desea pasar a la siguiente columna en lugar de bajar a la siguiente fila). Para rechazar la entrada sugerida, continúe escribiendo. Presione Esc para eliminar todo, incluida la D que escribió.

    Probemos con otro ejemplo, esta vez de tipo Su. ¿Esperabas algo? En este caso, la función de autocompletar no hace nada porque no hay suficientes caracteres para seleccionar a Susan o Sue. Si ingresa S, el autocompletado sugiere a Susan. Si ingresa e, el autocompletar no hace nada.

    VER: Windows 10: Listas de comandos de voz para reconocimiento de voz y dictado (PDF gratis) (República Tecnológica)

    Intente ingresar un valor a la derecha, izquierda e incluso arriba. Esta función funcionará en las cuatro direcciones.

    Para desactivar la función de autocompletar, haga clic en el menú Archivo y elija Opciones (o Más si no ve Opciones). Elija Avanzado en el panel izquierdo. En la sección Opción de edición, desmarque la opción Habilitar autocompletar para los valores de celda que se muestran en Figura B. Desafortunadamente, esto también deshabilita Flash Fill, que es una herramienta poderosa que probablemente querrá conservar. Para obtener más información sobre el uso de Flash Fill, lea 6 formas de ahorrar tiempo usando Flash Fill en Microsoft Excel.

    Figura B

    A veces no querrás un partido. En su lugar, querrá ver una sola lista. Cuando este sea el caso, utilice una lista de selección.

    Cómo usar una lista de selección en Excel

    Al ingresar valores contiguos en una sola columna, también puede usar una lista de selección, una función integrada que muestra una sola lista de valores existentes. Es similar a una lista desplegable pero está completamente automatizada. Lo único que debe hacer es presionar Alt + Flecha hacia abajo para verlo. Luego seleccione un elemento de la lista para llenar la celda activa. ¡Intentemos! Seleccione B8 y presione Alt + Flecha hacia abajo para ver la lista de selección que se muestra en Figura C.

    Figura C

    Si la celda activa tiene contenido, esta función lo sobrescribirá si selecciona un elemento de la lista. Recuerda que puedes usar Ctrl + z para deshacer esta acción. Puede mostrar la lista de selección encima de la lista, pero no a la derecha ni a la izquierda, incluso si hay varios valores en esas direcciones.

    Ninguna de estas características evitará que usted o un usuario elijan el valor incorrecto, pero aumentarán un poco la productividad y evitarán errores tipográficos. Si desea obtener más información sobre los trucos de entrada de datos de Excel, lea Cómo reducir la entrada de datos y los errores tipográficos en Excel.