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Si necesita insertar expresiones de fecha dinámicas en un documento de Microsoft Word, tengo buenas y malas noticias. Word tiene un campo de fecha que siempre muestra la fecha actual. La mala noticia es que es difícil usarlo en una expresión para devolver algo que no sea la fecha actual. Es peor que difícil, prefiero nadar en una mancha de aceite. Eso no significa que no pueda hacerlo, pero la solución más sencilla es crear una combinación de correspondencia con un archivo de Microsoft Excel que calcule sus fechas. Es fácil de implementar y actualizar.

VER: 60 trucos de Excel que todo usuario debe dominar

Esta técnica implica tres pasos: crear la hoja de Excel, crear la combinación de correspondencia y luego combinar las dos. En este artículo, le mostraré el campo de fecha de Word, para que lo sepa. A continuación, crearemos un archivo de Excel y un documento de combinación de Word. Cuando combinamos los dos archivos, los campos de combinación de Word se actualizarán utilizando las fechas calculadas por Excel.

Uso Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores. Puede crear los documentos usted mismo o descargar los archivos de muestra: Word y Excel. La versión del navegador no admite la combinación de correspondencia.

Índice
  • Cómo mostrar la fecha actual usando el campo de fecha de Word
  • Paso 1: Calcula fechas en Excel
  • Paso 2: Cree el documento de combinación de correspondencia en Word
  • Paso 3: Combinar
  • Cómo mostrar la fecha actual usando el campo de fecha de Word

    Quizás el mejor lugar para comenzar es con la forma más fácil de insertar una fecha dinámica, que es el campo de fecha integrado de Word. Cada vez que ingrese el campo, Word lo evaluará correr Fecha. Para ingresar el campo de fecha, siga estos pasos:

    • Haga clic en la pestaña Insertar, luego elija Campo de la lista desplegable Elementos rápidos en el grupo Texto.
    • En el cuadro de diálogo que aparece, elija Fecha de la lista Categorías, luego elija un formato de la lista Formatos de fecha (Figura A).
    • Haga clic en Aceptar.

    Figura A

    Figura B muestra la fecha resultante en el formato elegido en el paso 2. Se nota que es un campo debido al fondo cuando se selecciona. A la derecha, verá resultados para el mismo campo en el mismo documento en un día diferente. Para omitir la interfaz, presione Alt+Shift+D para ingresar el campo de fecha actual.

    Figura B

    El campo de fecha proporciona una manera fácil de mostrar siempre la fecha actual. A veces querrá mostrar una fecha futura o pasada creando una expresión a su alrededor, pero eso es engorroso y frustrante: considere reunir gatos. Realmente debe querer un desafío para sortear el campo de fecha. Una combinación de correspondencia es más fácil.

    Paso 1: Calcula fechas en Excel

    Ahora suponga que desea una serie de fechas que son X número de años, meses, semanas o días en el futuro o en el pasado. Puede evitar la molestia de calcular estas fechas en Excel como se muestra en Figura C:

    • La celda A3 contiene =AHORA(), una función de Excel que devuelve la fecha actual. No necesita usar esta función; puede usar una fecha estática en lugar de esta función.
    • La línea 1 es el texto del encabezado, que describe las fechas. Usaremos el texto del encabezado como campos de combinación más adelante en Word.
    • La fila 2 contiene las fechas como texto. Si combina expresiones que devuelven fechas, Word muestra los valores del intervalo de fechas.
    • La línea 3 contiene expresiones de fecha y acepta todos los años bisiestos.
    • La fila 5 contiene los valores que representan los componentes de la fecha (años, meses, semanas y días) que desea sumar o restar de la fecha en A3.

    Figura C

    Las expresiones en la línea 3 siguen:

    • B3:=FECHA($A$3,B2*12)
    • C3:=FECHA($A$3, C2*12)
    • D3: FECHA ($ A $ 3, D2)
    • E3: = FECHA FECHA ($ A $ 3, E2)
    • F3: =$A$3 +F2*7
    • G3: =$A$3 +G2*7
    • H3: =$A$3 +H2
    • I3: =$A$3 +I2

    Las primeras cuatro expresiones usan la función EDATE(), que devuelve el número especificado de meses antes o después de la fecha especificada. Esta función usa la forma

    FECHA FECHA(fecha de inicio, mes)

    dónde fecha de inicio es la fecha a la que sumas o restas y mes es el número de meses que desea sumar o restar fecha de inicio. Cada una de estas expresiones se refiere a la fecha en A3 como fecha de inicio.

    Para usar años, la expresión multiplica el número de meses (los valores en la fila 5) por 12. Usar semanas requiere una expresión simple que multiplique los valores en la fila 5 por 7 (7 días en una semana). Las expresiones de día simplemente suman los valores en la fila 5. Los valores -1 restan los componentes de fecha de la fecha en A3. Puede reemplazarlos con cualquier número entero de su elección.

    VER: Cómo manipular varios archivos gráficos al mismo tiempo en un documento de Word (República Tecnológica)

    La estructura es un poco extraña pero es necesaria porque la función de combinación de Word transferirá automáticamente los valores de la fila 2. No hay forma de cambiar este comportamiento, por lo que el texto del encabezado debe estar en la fila 1 y los valores de la fecha del texto debe estar en la fila 2. La belleza de esta hoja es que puede cambiar los valores de entrada (A3 y fila 5) para actualizar las fechas combinadas, sin cambiar las expresiones reales de las líneas 2 y 3.

    La demostración de demostración contiene una segunda hoja de expresiones más complejas que usan la función DATE(). Devuelven los mismos resultados, pero son más fáciles de modificar si desea sumar o restar una combinación de componentes de fecha, como un año y un mes, o un mes y un día. Lo agregué para completar, pero este artículo no usa ni explica estas funciones.

    Una vez que la hoja de Excel esté completa, es hora de crear el documento de combinación de correspondencia de Word. Anote el nombre y la ubicación del archivo de Excel, ya que lo necesitará pronto.

    Paso 2: Cree el documento de combinación de correspondencia en Word

    La creación de un documento de combinación de correspondencia es el paso 2 y, en este caso, esta tarea es simple. Si no tiene experiencia con la combinación de correspondencia, también puede leer Cómo usar la combinación de correspondencia de Word más adelante, pero no es necesario completar este artículo.

    Abra su documento (en nuestro caso, use el documento de campo de fecha o comience un nuevo documento en blanco) e identifique el archivo de origen para la combinación de la siguiente manera:

    1. Haga clic en la pestaña Envíos. En el grupo Iniciar combinación de correspondencia, haga clic en Iniciar combinación de correspondencia y seleccione Cartas en la lista desplegable.
    2. Haga clic en la opción Seleccionar destinatarios y seleccione Usar una lista existente de la lista desplegable.
    3. En el cuadro de diálogo resultante, localice y luego seleccione su archivo fuente (Figura D), el archivo de Excel que creamos en la sección anterior, luego haga clic en Aceptar.
    4. Seleccione la hoja adecuada, Hoja 1 (si se le solicita), y haga clic en Aceptar.

    Figura D

    Una vez que haya identificado la fuente, Word sabe de dónde provienen las fechas y está listo para insertar los campos de combinación. Esto le permite determinar qué campos de la fuente de datos terminan en su documento de combinación. Comience colocando el cursor donde desea insertar la primera fecha, luego haga lo siguiente:

    1. Haga clic en Insertar campo de combinación en Escribir y agrupar campos de inserción y elija Año fuera de la lista resultante (Figura E). Este menú desplegable enumera todas las celdas de encabezado (campos) en la hoja de Excel. ¿Recuerdas cuando dije que las celdas de encabezado tienen que estar en la fila 1? Es por eso que.
    2. Coloque el cursor donde desee insertar la segunda fecha y repita el paso 1 eligiendo el siguiente campo de combinación.
    3. Continúe hasta que haya agregado todos sus campos de combinación (Figura F). Tenga en cuenta que todos los campos de combinación utilizan el texto del encabezado de la hoja de Excel.

    Figura E

    Figura F

    Ya casi ha terminado, ¡el siguiente paso es la fusión!

    VER: Cómo colorear páginas en un documento de Word (TechRepublic)

    Paso 3: Combinar

    Con campos de combinación identificados en Word unir documento, está listo para fusionar los dos archivos. Para ello, haga clic en Finalizar y fusionar en el grupo Finalizar. En la lista desplegable, elija Editar documentos individuales, luego haga clic en Todos y en Aceptar. Word creará un nuevo documento y reemplazará los campos de combinación con los valores de fecha de texto en la fila 2 de la hoja de Excel como se muestra en figura g. Tiene dos archivos en este punto: el documento de combinación original y el nuevo. fusionado documento.

    figura g

    Puede imprimir y guardar el archivo combinado. Cuando cierra el archivo de combinación (el que tiene los campos de combinación), no necesita guardarlo a menos que realice cambios que desee conservar para el próximo trabajo de combinación.