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Los colores son ideales para la legibilidad en pantalla cuando se trabaja en Microsoft Excel. Puede usarlos para designar celdas de entrada, celdas de fórmula, para delimitar secciones y mucho más. Todas estas señales visuales son útiles para el usuario, pero no siempre para la persona que ve una copia impresa. Cualquier formato que haya aplicado para que la hoja sea más fácil de usar puede interferir con la legibilidad al imprimir los datos. Afortunadamente, es fácil imprimir una hoja de color en blanco y negro. En este artículo, le mostraré cómo imprimir en blanco y negro de forma manual y utilizando un procedimiento de VBA.

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Uso (escritorio) Office 365 pero puede trabajar con versiones anteriores. Tampoco es compatible con la edición del navegador. Puede trabajar con cualquier libro de trabajo o descargar el archivo .xls de demostración.

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Índice

Cómo imprimir en blanco y negro manualmente en Excel

La forma más fácil de imprimir en blanco y negro es establecer manualmente la configuración de impresión. Por otro lado, sus usuarios deben recordar configurarlo si la configuración no se guarda. Podemos ilustrar rápidamente esta solución rápida utilizando la plantilla de Excel que se muestra en Figura A. (Lo elegí porque tiene muchos formatos de color). Ahora veamos el proceso:

  1. Haga clic en la pestaña Diseño.
  2. Haga clic en el selector de cuadro de diálogo en el grupo Configuración de página.
  3. En el cuadro de diálogo resultante, haga clic en la pestaña Hoja.
  4. En la sección Imprimir, marque la opción Blanco y negro (Figura B).
  5. Haga clic en Aceptar.

Figura A

Figura B

Para ver los resultados de verificar esta configuración, haga clic en la opción Imprimir en la pestaña Archivo (área Backstage). Como puedes ver en Figura C¡No se envía ningún color de fondo o fuente a la impresora, a pesar de lo que ve en la pantalla!

Figura C

Si aún desea imprimir en blanco y negro y no tiene otras hojas en el archivo para considerar, puede guardar el libro de trabajo con esta configuración marcada y listo. Sin embargo, es posible que tenga situaciones que justifiquen una mayor flexibilidad.

Cómo automatizar la impresión en blanco y negro en Excel

Lo fácil siempre es lo mejor, pero los libros de trabajo a menudo tienen más de una hoja y esas hojas tienen diferentes necesidades de impresión. Si, por ejemplo, tienes más hojas y desea que solo la hoja 1 (nuestra hoja activa) se imprima en blanco y negro, puede usar un procedimiento simple del Editor de Visual Basic (VBE) para que esto suceda. No se preocupe si no está familiarizado con VBA; Te mostraré exactamente qué hacer.

Primero, si está utilizando una versión de cinta, guarde su libro de trabajo como un archivo habilitado para macros (.xlxm). Luego, presione Alt + F11 para abrir el VBE. Elija ThisWorkbook en el Explorador de proyectos. Si no está abierto, presione Ctrl+R o seleccione Explorador de proyectos en el menú Ver. En el módulo ThisWorkbook, ingrese el código en Listas A y B.

Lista A

Subclase privada_antes de imprimir (cancelar como booleano)

Imprimir en blanco y negro

Con hoja activa

.PageSetup.BlackAndWhite = Verdadero

Terminar con

Título final

Lista B

Libro de trabajo secundario privado_BeforeSave (ByVal SaveAsUI como booleano, Cancelar como booleano)

Deshabilite la configuración de blanco y negro.

Con hoja activa

.PageSetup.BlackAndWhite = Falso

Terminar con

No intente copiar el código de esta página web; el VBE no podrá interpretar invisibles web. Introduzca el código manualmente. O copie el código de esta página web en un editor de texto, luego copie el código del editor de texto en el módulo.

Regrese a Excel e imprima la hoja. La vista previa de impresión puede mostrar color, pero no se preocupe, debe imprimirse en blanco y negro. Si su impresora es remota, imprima en un archivo PDF y luego ábralo.

La macro configurará la opción Blanco y negro que configuró anteriormente a través de la interfaz. Si guarda el libro de trabajo, se guardará la configuración. El procedimiento BeforeSave deshabilita el parámetro cuando guarda el libro de trabajo. De esta forma, los usuarios pueden guardar su trabajo sin afectar el funcionamiento del primer procedimiento. En este punto, la macro parece redundante, pero solo porque no he presentado situaciones más complejas en las que es posible que desee imprimir en blanco y negro. y Color. En este caso, es importante mantener la configuración de Blanco y negro.

Manténganse al tanto

Este artículo proporciona dos métodos sencillos para obligar a Excel a imprimir una hoja específica en blanco y negro. Si funciona como está, genial. Pero a menudo necesitará aún más flexibilidad. En un artículo futuro, te mostraré cómo aprovechar lo que has aprendido en este artículo para administrar hojas donde necesitas ambas opciones: imprimir en color y en blanco y negro.