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Acaba de enviar una hoja de cálculo de Excel a su impresora, pero cuando la revisa, descubre que la hoja de cálculo no se imprimió correctamente. Tal vez se imprimió en modo vertical cuando debería haberse impreso en modo horizontal. Tal vez una determinada sección de su hoja de cálculo nunca se imprimió, o la hoja de cálculo tomó demasiadas páginas para imprimir. De todos modos, puede evitar muchos problemas de impresión en Excel siguiendo algunos consejos, como ajustar los márgenes, configurar el área de impresión, escalar la hoja para imprimir y elegir las opciones de hoja correctas.

Para estos pasos, estoy usando Excel 365 como parte de una suscripción a Office 365, pero la mayoría de los consejos aquí también se aplican a las dos últimas versiones de Excel.

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Índice

Cómo verificar la orientación antes de imprimir hojas de cálculo de Excel

Esto puede parecer obvio, pero verifique la orientación antes de imprimir. Esto generalmente, pero no siempre, significa modo horizontal. Para verificar esto, seleccione la pestaña Diseño y haga clic en el ícono Orientación (Figura A).

Figura A

A continuación, mire los márgenes de su página. En la cinta de diseño, haga clic en el icono de márgenes. Para minimizar la cantidad de páginas impresas, elija la opción Estrecho o seleccione Márgenes personalizados y configure los suyos propios. Recuerde dejar al menos un pequeño espacio para los márgenes para que su hoja de cálculo impresa respire (Figura B).

Figura B

Cómo borrar o configurar el área de impresión antes de imprimir hojas de cálculo de Excel

Si su hoja de cálculo de Excel no se imprime correctamente, a menudo puede ayudar a borrar o configurar un área de impresión. A veces, ya se ha configurado el área de impresión incorrecta, en cuyo caso desea borrarla. Para ello, desde la cinta de diseño, haga clic en el icono Área de impresión y seleccione Borrar área de impresión. Si ahora desea redefinir el área de impresión, seleccione las celdas que desea imprimir. Haga clic en el icono Área de impresión y seleccione Establecer área de impresión (Figura C).

Figura C

Cómo configurar un salto de página antes de imprimir hojas de cálculo de Excel

Si su hoja de cálculo tiene muchas filas o columnas, es posible que se rompa en un lugar inapropiado cuando la imprima. Para resolver este problema, puede configurar manualmente un salto de página. Para establecer un salto de página horizontal, seleccione la línea donde desea que se rompa la página impresa. Para establecer un salto de página vertical, seleccione una columna completa. En la cinta de diseño, haga clic en el icono Saltos y seleccione Insertar salto de página (Figura D). Para eliminar el salto, seleccione la misma fila o columna, haga clic en el icono Saltos y seleccione Eliminar salto de página. Si ha creado varios saltos de página que desea eliminar, elija la opción Restablecer todos los saltos de página.

Figura D

Cómo comprobar la vista previa imprimir hojas de calculo de excel

Ahora podría ser un buen momento para ver cómo se verá su hoja de cálculo cuando se imprima. Presione Ctrl + F2 para ingresar al modo de impresión donde puede obtener una vista previa de la hoja de trabajo. A continuación, puede rebotar de una página a otra (Figura E). Cuando haya terminado, haga clic en la flecha izquierda en la parte superior para volver a la vista normal.

Figura E

Cómo escalar antes de imprimir hojas de cálculo de Excel

Otra forma de controlar la impresión en hojas de cálculo de varias páginas es establecer un cierto ancho, alto o escala. En la cinta de diseño, haga clic en el menú desplegable junto a Ancho; desde aquí puede establecer un número específico de páginas para imprimir. Por ejemplo, si desea comprimir una hoja de cálculo de dos páginas de ancho en una sola página impresa, seleccione la opción para 1 página. Haga clic en la lista desplegable junto a Altura. Si desea comprimir una hoja de cálculo larga de dos páginas en una sola página impresa, seleccione la opción para 1 página. Si desea reducir su hoja de cálculo a un cierto porcentaje de ancho y alto, haga clic en la flecha hacia abajo junto a Escala o escriba un número específico, como 75% (Figura F).

Figura F

Cómo establecer opciones avanzadas antes de imprimir hojas de cálculo de Excel

Puede modificar aún más sus páginas impresas sumergiéndose en el cuadro de diálogo de configuración de página integral. Para acceder a él, haga clic en el pequeño cuadrado en la esquina inferior derecha de la sección Diseño de la cinta Diseño. En la pestaña Página, puede ajustar la escala a un cierto porcentaje tal como lo hizo desde la cinta. Pero también puede establecer un número específico de páginas para alto y ancho (figura g).

figura g

Haga clic en la pestaña Márgenes para ajustar los márgenes o centrar filas o columnas en una pequeña hoja de cálculo. Haga clic en la pestaña Encabezado/Pie de página para crear, revisar o eliminar un encabezado o pie de página. Finalmente, haga clic en la pestaña Hoja. Aquí puede configurar el área de impresión e imprimir títulos. Puede elegir si imprimir o no líneas de cuadrícula y otras marcas visuales. Y puede elegir el orden de las páginas para imprimir, abajo y luego abajo o abajo y luego abajo (H-figura).

H-figura