Cómo hacer una copia de seguridad y restaurar los buzones

Office 365 es una herramienta integrada de Microsoft que ofrece software y herramientas para mejorar el rendimiento en una sola plataforma. Office 365 también es conocido por proporcionar servicios de correo y redes sociales a través de versiones alojadas de Exchange o cuentas basadas en POP3/IMAP. Microsoft Office 365 proporciona una forma muy conveniente y eficiente de transferir datos en línea y también sirve como un servidor de correo confiable. Pero aún puede ser riesgos de pérdida de datos tanto en la nube como localmente.

Aunque Microsoft y otros proveedores externos abordan estos problemas de inaccesibilidad a los datos, todavía hay varios incidentes en los que los usuarios pierden el acceso a sus datos. Además, muchos otros factores pueden interrumpir la disponibilidad de los servicios en la nube de Office 365, como desastres naturales, fallas de hardware, errores humanos o problemas de red.

Algunas de las principales razones por las que se pierden datos de los buzones de Office 365 son:

  • Una conexión de red deficiente puede generar problemas de retención de datos, lo que eventualmente conducirá a la pérdida de control sobre los datos en la nube.
  • Debido a que Office 365 se usa a gran escala, los problemas con la desconexión y el mantenimiento de datos son bastante comunes.
  • Eliminación accidental de archivos por parte de los usuarios.
  • Debido a que todos los datos relacionados con Office 365 se almacenan en la nube, es posible que se pierdan datos al descargar o descargar datos.
  • Finalmente, migrar de Office 365 o un servidor de Exchange a otro proveedor de servicios también puede provocar la pérdida de datos.

Microsoft ha comenzado a implementar varios métodos para evitar estos problemas inesperados antes mencionados con la falta de disponibilidad de datos, entre los cuales la creación de grupos de accesibilidad de bases de datos (DAG) es el más efectivo. Microsoft Exchange en línea usa esta característica para replicar datos de buzones en diferentes almacenes de datos en centros de datos separados. En consecuencia, el usuario siempre tendrá acceso a sus datos a través de cualquiera de estos centros de datos disponibles. Esto resuelve la mayoría de los problemas de pérdida de datos. Microsoft también le permite recuperar manualmente los archivos eliminados del servidor en caso de que el usuario elimine accidentalmente los datos de los buzones.

Alternativamente, los usuarios también pueden hacer una copia de seguridad de los datos habilitando el modo de almacenamiento en caché compartido o haciendo una copia de seguridad de PST. Además, puede utilizar aplicaciones de terceros para realizar copias de seguridad de los datos de los buzones.

Índice

Modo de intercambio en caché para un archivo de datos de Outlook independiente (.ost)

El modo de intercambio en caché está diseñado para mejorar el rendimiento de Microsoft Outlook al guardar una copia de los datos de su buzón de correo en su sistema local. Esto brinda a los usuarios acceso rápido a sus datos independientemente de la conexión de red. El modo de intercambio en caché crea un archivo de datos de Outlook independiente, también conocido como archivo .ost para el almacenamiento de datos de copia de seguridad. Sin embargo, para usar esta función, los usuarios deben tener un servidor que ejecute Microsoft Exchange.

Pasos para habilitar la copia de seguridad de datos usando el modo de uso compartido en caché:

  • Abra Microsoft Outlook, vaya a la pestaña Archivos y haga clic en Configuración de la cuenta.
  • Luego haga clic en la configuración de la cuenta en el menú desplegable.

  • Haga clic en la pestaña Correo electrónico y haga clic en la cuenta de Exchange y luego haga clic en Editar.
  • En la ventana Configuración del servidor de Exchange, seleccione la casilla de verificación "Usar el modo de uso compartido en caché" y haga clic en "Siguiente".

usar el modo de intercambio en caché

  • Después de aplicar los cambios, salga y reinicie Microsoft Outlook.

Exportar datos de buzones mediante un archivo de datos de Outlook (.pst)

El archivo de datos de Outlook está diseñado para realizar copias de seguridad de sus buzones de correo electrónico y se puede utilizar en cuentas de correo electrónico basadas en POP3/IMAP. Exportar buzones a un archivo .pst es otra forma de hacer una copia de seguridad de sus datos localmente o directamente a su correo electrónico. Sin embargo, los archivos PST no se crean automáticamente en la nube. Para hacer esto, los usuarios deben cargar manualmente el archivo .pst exportado a la nube de Microsoft.

Pasos para crear un archivo de copia de seguridad .pst:

    • Abra Microsoft Outlook, vaya a la pestaña Archivo y haga clic en Abrir y exportar.
    • En las opciones que se muestran, haga clic en Importar/Exportar.

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    • Seleccione "Exportar a archivo" y luego haga clic en "Siguiente".

Maestría en Importación-Exportación

    • En el menú que aparece, haga clic en el archivo de datos de Outlook (.pst) y seleccione Siguiente.

exportar a archivo

    • Seleccione la carpeta en la que desea hacer una copia de seguridad del archivo y seleccione Siguiente.

exportar-perspectivas-datos

  • Seleccione la ubicación deseada y el nombre del archivo de copia de seguridad y haga clic en "Listo".

Microsoft Outlook también le permite establecer una contraseña para los archivos almacenados para asegurarse de que nadie más tenga acceso a ellos. Los dos métodos anteriores están integrados en Office 365 para admitir datos de usuario y buzones.

Dado que Office 365 se ha convertido en una herramienta increíblemente poderosa tanto a nivel individual como organizacional, ha comenzado a surgir una cartera completa de aplicaciones y software de terceros que complementan la funcionalidad existente de Office 365. Por lo tanto, hay muchas otras aplicaciones para abordar los datos antes mencionados. indisponibilidad y problemas de copia de seguridad.

La mayoría de estas herramientas de terceros son socios oficiales de Microsoft y, por lo tanto, confiables. Algunos de los principales programas de respaldo y administración de datos de terceros en Office 365 son código dos, buscador de nubes, Asistente de migración de BitTitany Árbol binario. Además, casi todos estos programas ofrecen una prueba gratuita, lo que ayuda a los usuarios a conocer el funcionamiento y la eficacia de la herramienta.

Algunos beneficios adicionales de estos programas de terceros incluyen la seguridad de los datos del buzón, la administración centralizada de datos, la retención de datos a gran escala, la copia de seguridad a nivel de ladrillo, la recuperación detallada y el cumplimiento de casi todos los requisitos legales.

Actualmente estamos familiarizados con los métodos disponibles para realizar copias de seguridad de buzones y otros datos relacionados con el usuario en Office 365. ¿Qué sucede si un usuario elimina accidentalmente todos sus datos del buzón? Este es un problema común que surge como resultado de la negligencia y el descuido de los usuarios. En tales situaciones, el primer lugar para buscar elementos eliminados es la carpeta "Eliminados" en su buzón. Si no puede encontrar sus archivos allí, el siguiente lugar para buscar es la carpeta Elementos recuperables en la herramienta Recuperar elementos eliminados, que devuelve los datos eliminados de un servidor de Microsoft. Sin embargo, el archivo o los datos eliminados permanentemente del buzón no se pueden recuperar.

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Cada producto de software tiene algo que puede no gustarle de su rendimiento. En el caso de Office 365, se trata de la disponibilidad de datos para los usuarios desde la nube. Afortunadamente, Microsoft reconoce esta preocupación de los usuarios y ha abordado este problema con las soluciones efectivas antes mencionadas, además de ampliar su soporte a través de aplicaciones de terceros.



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