Microsoft ha estado agregando AI a Office por un tiempo, como Excel Ideas que creará automáticamente tablas dinámicas. PowerPoint Designer está demostrando ser popular: hasta ahora, los usuarios han elegido mil millones de diseños de diapositivas que sugiere, que pueden ser una línea de tiempo, ilustraciones inteligentes, íconos o imágenes que coinciden con el texto de sus diapositivas. Incluso puede dibujar un diseño de diapositiva con un bolígrafo digital y obtener una versión simplificada.

La última versión de Designer puede hacer esto no solo para una sola diapositiva, sino para toda la presentación, sugiriendo estilos de temas y colores complementarios y fotografías que coincidan con el tema del texto de la diapositiva (que tienen licencia completa para uso comercial). También puede sugerir comparaciones que ponen grandes números en perspectiva: para la mayoría de las personas, saber que los aviones comerciales vuelan a la misma altura que el Everest es más informativo que solo escuchar que la altitud de crucero es de 40 000 pies, y es más probable que lo recuerden. .

A pesar de lo populares que son los diseñadores, hasta ahora estos diseños no encajan necesariamente muy bien con las plantillas corporativas que tienen pautas de marca, por lo que puede tener diapositivas interesantes o el logotipo de su empresa en el lugar correcto cada vez, pero no necesariamente ambos. Ahora, Designer utilizará los diseños en el patrón de diapositivas de una plantilla junto con el contenido de la diapositiva para elegir diseños, sugerir iconos e imágenes y recortar imágenes para lograr el máximo impacto.

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Al crear el patrón de diapositivas, debe asegurarse de que todas las imágenes de fondo (como su logotipo) estén comprimidas, ya que se pasarán al servicio Designer, por lo que los archivos grandes ralentizarán el servicio para los usuarios. Si está configurando los colores del tema, asegúrese de que haya suficiente contraste entre ellos: verifique esto para los colores principales para las variantes claras y oscuras, y para los colores de acento contra los colores del tema principal para que los íconos se destaquen. Use estilos de fondo en lugar de establecer un color de fondo, para que Designer pueda elegir el color de texto correcto. Recuerda que una imagen puede tener mucho fondo blanco si muestra un producto, así que evita el texto blanco en los marcadores de posición que se superponen a una imagen (o crea una alternativa con texto oscuro).

Debe tener al menos 15 diseños en un patrón de diapositivas para que Designer pueda trabajar con ellos, y al menos tres alternativas para que cada diseño obtenga sugerencias (y si solo desea sugerencias claras u oscuras para diseños de diapositivas, necesitará tener sugerencias separadas). patrones de diapositivas claros y oscuros con múltiples diseños). Al menos un diseño debe tener un título y un marcador de posición de contenido grande para SmartArt y sugerencias de íconos, y necesitará muestras para cualquier otro diseño para el que desee sugerencias del Diseñador. Esto significa que las diapositivas con solo un título o con varias imágenes necesitan diseños de muestra con marcadores de posición. Sin embargo, Designer aún no funciona con diapositivas que contienen gráficos o tablas. Si desea que las diapositivas tengan pies de página, necesitará un marcador de posición de pie de página en cada diseño; de lo contrario, Designer no sugerirá un diseño cuando un usuario agregue un pie de página (al menos en caso de que no funcione bien con el diseño).

Puede aplicar formato a los marcadores de posición de forma e imagen, y puede cambiar del comportamiento predeterminado "Reducir el texto en desbordamiento" a "Cambiar el tamaño de la forma para que se ajuste al texto" todo el tiempo que desee. en los diseños individuales. De cualquier manera, asegúrese de establecer el marcador de posición en el tamaño más grande que desea ver, para que Designer sepa cuánto espacio tiene.

Sin duda, Designer puede ayudar a su organización a crear diapositivas más interesantes, además de ahorrar tiempo a los usuarios, pero crear plantillas personalizadas para usar con Designer es una buena cantidad de trabajo. Es más adecuado para organizaciones que tienen un equipo de diseño y muchas presentaciones de muestra para probar las plantillas en contenido real. Microsoft planea agregar opciones para reglas como controlar el tamaño de la imagen (para que el logotipo de su empresa no se pueda recortar o reducir hasta que sea ilegible), pero eso es más una hoja de ruta a largo plazo. Si está creando plantillas para trabajar con Designer y le gustaría sugerir otros controles similares, a Microsoft le encantaría saber de usted).

PowerPoint también puede usar IA para ayudarlo a presentar mejor sus diapositivas, escuchándolo ensayar su presentación y brindándole comentarios: ve ventanas emergentes mientras practica y un informe completo al final. El nuevo entrenador de presentadores lo marcará el ritmo (si habla demasiado lento o demasiado rápido), recogerá palabras de relleno como "esencialmente" y "en realidad", así como "ums", "ers" y "ahs" si necesita ayuda para mitigarlos. También le advertirá sobre "expresiones delicadas", como malas palabras o términos de género como "el mejor hombre para el trabajo".

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Mucha gente está nerviosa por hacer presentaciones, y este tipo de entrenamiento podría ser de gran ayuda. Las audiencias de todo el mundo estarán agradecidas si las advertencias que recibe cuando acaba de leer la diapositiva disuaden a más presentadores de hacerlo.

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La IA de PowerPoint necesita Office 365

Perspective Engine se basa en el trabajo realizado por el laboratorio de Microsoft Research New York sobre cómo hacer que los números en las noticias sean más comprensibles. Algunas búsquedas de Bing en los EE. UU. agregan comparaciones para poner la información en contexto, como que Siria tiene aproximadamente el mismo tamaño que Florida o cuánto tiempo tendría que correr para usar las calorías en una dona, desde finales de 2017. Este es otro buen ejemplo. de por qué Microsoft no se deshará de su motor de búsqueda: es el lugar perfecto para prototipos de servicios como este.

Agregar información a PowerPoint es una gran extensión del servicio: ya cubre más temas que los resultados de Bing (que originalmente eran comparaciones escritas a mano y basadas en encuestas que tenían sentido para las personas). También cubrirá diferentes geografías: si está en Europa, PowerPoint sugerirá países allí en lugar de estados de EE. UU. para las comparaciones de tamaño (que Bing aún no hace); también utilizará la moneda local y los kilómetros si ese es el estándar local. Sin embargo, solo está disponible en inglés para empezar.

Outlook y la compatibilidad con plantillas personalizadas están disponibles en PowerPoint en Windows, Mac y a través de PowerPoint Online, siempre que tenga una suscripción a Office 365. Como de costumbre, llegarán primero a las compilaciones de Office Insider y Designer para plantillas de marca ya está en el Insider Circle para suscriptores de Windows y Mac. Presenter Coach, sin embargo, comenzará en PowerPoint Online a finales de este verano (en algún momento antes de septiembre), "como una forma de repetirlo y dar retroalimentación", según Derek Johnson, quien dirige el equipo de IA de PowerPoint. Esto significa que deberá guardar sus diapositivas en OneDrive, SharePoint Online, Dropbox u otra ubicación a la que PowerPoint Online pueda acceder para usarlas.

La herramienta de orientación estará disponible en las versiones de Windows y Mac de PowerPoint eventualmente, así como en los clientes móviles de Android e iOS, pero aún deberá estar en línea para usarla, ya que utiliza Azure Cognitive Services para reconocer el habla y hacer sus propuestas. . Inicialmente, no puede personalizar Presenter Coach para su empresa, pero ciertamente ayudaría si PowerPoint le advirtiera si está usando el nombre de código interno de un producto en lugar del nombre final, si está mencionando un producto que ya no está a la venta, habla sobre un competidor que tal vez no desee mencionar o analiza información financiera confidencial durante su tiempo de tranquilidad comercial.

Johnson sugirió que este tipo de funciones podrían estar disponibles en el futuro. "Tenemos una característica similar llamada 'protección a nivel de contenido' disponible en Word ahora, para proteger cosas como la seguridad social y los números de tarjetas de crédito", señaló.