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Solíamos imprimir gráficos y otros informes de análisis para compartir con otros. Hoy, podemos pasar por alto la ruta de impresión al compartir informes electrónicamente. Sin embargo, enviar todo el archivo del libro de trabajo de Microsoft Excel generalmente es inapropiado; rara vez querrá compartir datos de origen con informes. Una forma de compartir solo el informe es guardar esa hoja como PDF y luego compartirla electrónicamente, sin complicaciones, sin complicaciones, sin esperar a que una copia impresa se envíe a través de un sistema de correo electrónico interno arcaico. En este artículo, le mostraré lo fácil que es guardar solo la hoja activa en un archivo PDF usando la interfaz y ejecutando una macro.

VER: 69 trucos de Excel que todo usuario debe dominar (República Tecnológica)

Estoy usando Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits. Puede trabajar con sus propios datos o descargar el archivo de demostración .xlsx. Este artículo no es apropiado para la edición del navegador ni para el formato anterior .xls.

Índice
  • El informe frente a la hoja de cálculo
  • Cómo guardar manualmente como PDF en Excel
  • Cómo usar una macro para guardar como PDF en Excel
  • El informe frente a la hoja de cálculo

    Si es como muchos usuarios, separa los datos de los informes. De esta forma, puede imprimir rápidamente un informe sin compartir también los datos de origen. Es rápido y limpio. Figura A muestra tal hoja de informe. Si envía el libro de trabajo completo electrónicamente, otras personas tendrán acceso a los datos de origen, que pueden ser confidenciales o de propiedad exclusiva. Además, incluir los datos en un informe distrae.

    Figura A

    Como se mencionó, puede imprimir el informe y enrutarlo de manera adecuada, pero en su lugar, guardémoslo en un archivo PDF que puede compartir por correo electrónico, OneDrive o unirse a través de una ventana de chat o una reunión. No dedicaremos tiempo a crear la hoja de informe, por lo que podemos centrarnos en guardar la hoja de informe. (Si está utilizando el archivo de demostración, puede ver los datos de origen en la pestaña Estratificación).

    Cómo guardar manualmente como PDF en Excel

    Guardar la hoja de informe en un archivo PDF es la parte fácil. En la hoja de informe, haga clic en la pestaña Archivo. En el panel izquierdo, elija Guardar como o Guardar una copia (OneDrive). En el cuadro de diálogo resultante, elija PDF (*.pdf) de la lista desplegable Guardar (Figura B), luego haga clic en Guardar. También puede cambiar la carpeta o el nombre del archivo si es necesario. Puede ver el archivo PDF resultante en Figura C. Si el libro de trabajo contiene más hojas (y la mayoría las tendrá), este proceso solo guarda la hoja activa.

    Figura B

    Figura C

    Cómo usar una macro para guardar como PDF en Excel

    Probablemente no necesitaba que le mostrara cómo guardar una hoja en un PDF, pero saber que la tarea solo guarda la hoja actual puede ser nuevo para usted. Si hace esto con frecuencia, podría beneficiarse de una macro que guarda la hoja actual en un archivo PDF; solo necesita una línea de código. Para agregar el código, siga estos pasos:

    1. Presione Alt+F11 para abrir el Editor de Visual Basic (VBE).
    2. Busque Sheet2 (Layering) en Project Explorer a la izquierda (actualice el nombre de la hoja si está trabajando con su propio archivo). Haga doble clic para abrir el módulo de hoja.
    3. Introduce el código en Lista A en el módulo de hoja (Figura D). No copie de esta página web. Puede importar el archivo de demostración .bas o ingresar el código manualmente.

    Lista A

    Sub Guardar PDF Informe ()

    'Guarde la hoja de informe (Hoja2) como un archivo pdf.

    Exportar como formato fijo xlTypePDF

    Título final

    Figura D

    Luego regrese a Excel y guarde el archivo como un archivo habilitado para macros. Para ejecutar la macro, haga clic en la pestaña Desarrollador, haga clic en Macros en el grupo Código, luego elija el subprocedimiento SaveReportPDF y haga clic en Ejecutar.

    Si la pestaña Desarrollador no está visible, puede encontrar instrucciones en el artículo Cómo agregar macros de Office a la barra de herramientas de QAT para un acceso rápido. (Consulte el primer párrafo que sigue a la Figura J.)

    El procedimiento breve es mínimo y toma muchas decisiones por usted. Tal como está, este procedimiento guarda la hoja activa (Laminación) en un archivo PDF utilizando el nombre de archivo de Excel para nombrar el archivo PDF y guarda este archivo en la misma carpeta. Se necesita mucho cuidado para usted, pero es posible que deba ajustar un poco las cosas. La sintaxis completa del comando es

    ws.Exportar como formato fijoExportar como formato fijoExportar como formato fijo (Pegar, Nombre del archivo, Calidad, IncluirPropiedadesDoc, Ignorar áreas de impresión, De, A, Abrir después de publicar, FixedFormatExtClassPtrFixedFormatExtClassPtr)

    donde solo Pegar es requerido. En nuestro caso, usamos la constante xlTypePDF y dejamos el Abrir después de publicar el valor predeterminado es verdadero. El nombre del libro de trabajo de demostración es ExcelPDF_demo.xls, por lo que la macro guarda la hoja de laminación en un archivo PDF llamado ExcelPDF_demo.pdf en la misma carpeta que el archivo del libro de trabajo y luego abre el archivo PDF recién guardado. Puede explorar las otras configuraciones con más detalle si cree que las necesita.

    Es posible que desee controlar el nombre y la carpeta en la que la macro guarda el archivo. Si es así, probablemente desee agregar algún código de manejo de errores. Además, el ws La expresión, que debe hacer referencia a un objeto de hoja de cálculo, no es necesaria y, cuando no se hace referencia explícita a ella, se establece de forma predeterminada en la hoja activa. Esto significa que debe ir a la hoja Capas para ejecutar la macro. Puede especificar fácilmente la hoja de trabajo utilizando una línea Dim ws As Worksheet y configurarla en consecuencia.

    Este artículo le muestra cómo guardar la hoja activa como PDF y le proporcioné una macro simple que hace lo mismo. Si es necesario, puede agregar a esta macro para especificar el nombre de archivo y la carpeta predeterminados.