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Para el usuario de Microsoft Power BI, importar datos de Microsoft Excel es una tarea común. Una vez en Power BI, analiza e informa sobre estos datos. En ocasiones, es posible que necesite exportar un conjunto de datos de Power BI a Excel. Tal vez un compañero de trabajo quiera profundizar en el análisis de datos o usted quiera analizar un poco más. El proceso de exportación a Excel puede o no ser fácil dependiendo de su estado.

En este tutorial, le mostraré varias formas de exportar conjuntos de datos de Microsoft Power BI al formato Excel .xlsx. Comenzaremos con el método más simple y pasaremos a los métodos más complejos. La discusión incluirá instrucciones para el propietario del conjunto de datos y los usuarios finales, ya que la experiencia de exportación será diferente.

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Uso Microsoft Power BI en línea y escritorio con Microsoft 365 escritorio en un sistema Windows 10 de 64 bits; Power BI no es compatible con el formato anterior de Excel .xls. Para su comodidad, puede continuar descargando la demostración de Excel .xlsx.

Índice

¿Quién puede exportar conjuntos de datos de Power BI?

Power BI es una herramienta organizativa, por lo que podría pensar que cualquier persona con un vínculo a un tablero puede exportar el conjunto de datos subyacente, pero ese no siempre será el caso. De forma predeterminada, Power BI restringe la exportación del conjunto de datos subyacente a los administradores y diseñadores de informes. A menos que el propietario del conjunto de datos establezca permisos específicos para la exportación, los espectadores, también conocidos como consumidores y usuarios finales, no pueden exportar datos a través de un panel o informe.

Los diseñadores de informes, propietarios del conjunto de datos, controlan cómo los usuarios finales pueden exportar datos:

  • Los usuarios finales pueden exportar datos de resumen.
  • Los usuarios finales pueden exportar tanto los datos de resumen como el conjunto de datos subyacente.
  • Los usuarios finales no pueden exportar ningún dato.

Como usuario final, si no puede exportar los datos, puede solicitarlos mostrando la información de contacto debajo del título del informe como se muestra en Figura A.

Figura A

Póngase en contacto con el propietario del tablero para solicitar los datos.

Haga clic en el enlace Contacto para abrir un nuevo mensaje en su cliente de correo electrónico. Power BI inserta automáticamente un vínculo al informe y al correo electrónico del propietario. Complete cualquier información adicional y envíela como lo haría normalmente. Si tiene suerte, el propietario tiene los datos en un archivo Excel .xlsx o .cvs y puede enviarlos por correo electrónico o compartirlos rápidamente.

Cómo copiar una tabla en el escritorio de Power BI

Si tiene Power BI Desktop, puede hacer una copia del conjunto de datos de un informe. Simplemente abra el informe en Power BI Desktop. A la izquierda hay tres iconos. Haga clic en Datos, el del medio, para ver el conjunto de datos.

Correcto, como se puede ver en Figura B, verá el panel Campos. Haga clic derecho en la tabla y elija Copiar tabla. Esto copia el conjunto de datos mostrado en el portapapeles. Abra un libro de Excel en blanco y pegue el conjunto de datos en una hoja. Envíalo a tu colega.

Figura B

Copie la tabla y luego pegue los datos en un libro de Excel.

Cómo exportar datos desde un informe de Power BI

Si no tiene Power BI Desktop, tendrá que trabajar un poco más y exportar desde un informe y lo que obtenga dependerá de los permisos específicos establecidos por el diseñador o los valores predeterminados de Power BI.

Figura C muestra dos visualizaciones basadas en un informe denominado Informe de ventas por mes y región. Este informe, a su vez, se basa en un conjunto de datos: ese es el conjunto de datos que está buscando.

Si el propietario estableció permisos de exportación en el escritorio de Power BI al crear el informe, debería poder exportar el conjunto de datos. El proceso es simple, pero es posible que no devuelva el conjunto de datos completo. Para exportar, siga estos pasos:

  1. Pase el mouse sobre la miniatura o la visualización en cuestión.
  2. Verá unos puntos suspensivos (…) en la esquina superior derecha. Si no, haga clic encima de la visualización.
  3. En la lista desplegable de puntos suspensivos, seleccione Exportar datos (Figura C).
  4. En el cuadro de diálogo resultante, elija el formato .xlsx de la lista desplegable Formato de archivo (Figura D). También puede optar por exportar un archivo .csv.
    1. Tenga en cuenta también que Power BI limita esta exportación particular a datos de resumen. Esto significa que puede descargar los datos que se muestran en el objeto visual, pero no el conjunto de datos completo. Si desea el conjunto de datos completo, puede detenerse aquí y comunicarse con el propietario. También puede ver una advertencia de sensibilidad. Su organización puede tener reglas establecidas sobre cómo manejar datos confidenciales.
  5. Para exportar, haga clic en Exportar.
  6. Cuando se lo solicite su navegador, haga clic en Abrir.

Figura C

Elija la opción Exportar datos.

Figura D

Elija exportar a Excel o un archivo .csv.

El archivo abierto será un archivo Excel .xlsx. Es poco probable que los datos resumidos sean lo que está buscando. Verifique el paso 4 anterior antes de darse por vencido. Si filtró la visualización, Power BI exportará los resultados de ese filtro. Regrese al informe y elimine todos los filtros.

Si tiene la suerte de ingresar todos los datos, puede usar Excel para trabajar con esos datos como lo haría con cualquier otro dato.

Cómo establecer permisos de exportación en Power BI Desktop

Como diseñador, es posible que desee permitir las exportaciones. Si es así, necesitará Power BI Desktop para hacerlo.

Haga clic en el menú Archivo y elija Opciones y configuración. En la ventana resultante, seleccione Opciones. En el panel izquierdo, en la sección Archivo actual, seleccione Configuración del informe. A la derecha, seleccione la configuración de exportación apropiada como se muestra en Figura E y haga clic en Aceptar.

Como puede ver, este informe permite a los usuarios finales descargar el conjunto de datos completo, no solo la versión resumida.

Figura E

Permita que los usuarios finales exporten el conjunto de datos.

Una vez que se establece el permiso para exportar el conjunto de datos, el consumidor verá las opciones en Figura F. Tenga en cuenta que esta vez las opciones de exportación de datos permiten al consumidor descargar el conjunto de datos subyacente presentado en figura g.

Figura F

Con los permisos adecuados, un consumidor puede descargar el conjunto de datos subyacente.

figura g

Power BI descarga el conjunto de datos en formato .xlsx de Microsoft Excel en el sistema local.

Cómo exportar desde un panel de Power BI

Un panel de Power BI es el producto final que el diseñador quiere que vean los usuarios finales. La exportación desde un tablero es similar al proceso anterior para los informes, pero a menos que los permisos permitan la exportación, no obtendrá nada.

El menú desplegable de puntos suspensivos tendrá más opciones y la lista puede limitarlo a exportar solo como un archivo csv. Si puede descargar un archivo .csv, puede abrir ese archivo en Excel haciendo clic en la pestaña Datos. En el grupo Obtener y transformar datos, haga clic en Obtener datos. Luego elija Desde archivo y finalmente Desde texto/CSV.

Exportar un conjunto de datos de Power BI

La capacidad de descargar todo el conjunto de datos de un informe o tablero depende de su relación con los datos y los permisos de exportación establecidos por el propietario. Si es el propietario y tiene Power BI Desktop, su tarea de exportación es simple. Si es un consumidor y el diseñador no ha establecido permisos de exportación para el conjunto de datos, debe comunicarse con el diseñador para obtener el conjunto de datos.