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El formato condicional de Microsoft Excel es una herramienta flexible que aplica formato sobre la marcha; a medida que actualiza los datos, la regla actualiza el formato en consecuencia. Es fácil de aplicar, pero no siempre funciona como se espera. A veces ni siquiera te das cuenta de que no funciona como se esperaba.

En este artículo, veremos una regla de fórmula en Excel que funciona en un caso, pero no en otro. Comenzaremos con una expresión simple que resalta valores específicos en un conjunto de datos de cuatro columnas. A continuación, intentaremos aplicar la misma regla a un conjunto de etiquetas, donde fallará.

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Uso (escritorio) Office 365 pero puede trabajar con versiones anteriores. Para seguir, descargue el archivo de demostración .xlsx. El navegador admite reglas de formato condicional existentes, pero no puede implementar una regla de fórmula en el navegador.

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Índice
  • La regla de formato condicional que funciona
  • Llave de formato condicional agregada
  • Usar un operador OR lógico en formato condicional
  • Cómo evitar errores de formato en Excel
  • Envíame tus preguntas sobre Microsoft Office
  • La regla de formato condicional que funciona

    Probablemente haya trabajado antes con reglas de fórmula en Excel, son fáciles de implementar pero pueden ser complicadas. Al aplicar una regla a un conjunto de datos (esencialmente una tabla), puede usar una regla para dar formato a los valores seleccionados. Para ilustrar, resaltaremos los valores menores o iguales al valor 21 en el conjunto de datos simple que se muestra en Figura A. (El número 21 y el operador de igualdad son arbitrarios en el ejemplo).

    Figura A

    Usaremos una regla de formato condicional para resaltar valores iguales o menores a 21.

    Para comenzar, seleccione los datos que desea formatear en Excel, en este caso es C3:F6 y haga lo siguiente:

    1. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional (en el grupo Estilos) y elija Nueva regla.
    2. Seleccione la última regla en el panel superior (Usar fórmula).
    3. En el segundo panel, ingrese la siguiente expresión:
      =C3:F6
    4. Haga clic en la pestaña Formato y elija el formato que desea aplicar. Elegí rojo del menú desplegable Color (en la pestaña Fuente).
    5. Haga clic en Aceptar y muestre la fórmula y el formato (Figura A) antes de hacer clic en Aceptar para ver los resultados que se muestran en Figura B.

    VER: Hoja de referencia: Windows 10 (PDF gratuito) (República Tecnológica)

    Figura B

    Todos los valores en el rango seleccionado (C3:F6) iguales o menores que el valor 21 son rojos.

    Esta es una regla simple en Excel, y probablemente haya aplicado algo similar a su propio trabajo. Esto funciona bien tal como está, pero ¿qué sucede si desea resaltar solo los nombres coincidentes y no los valores? Puede suponer que la regla funcionaría igual para los nombres, pero no es así porque la referencia condicional contiene varias columnas. Veamos qué pasa.

    VER: 50 trucos de Excel que todo usuario debe dominar (República Tecnológica)

    Llave de formato condicional agregada

    Al aplicar un formato condicional, selecciona el rango que desea formatear. Supongamos que en lugar de los valores, queremos aplicar el formato a los nombres correspondientes en la columna B. Si aplicamos la misma regla a B3:B6, vemos los resultados que se muestran en Figura C. Como puede ver, no funciona como cabría esperar. (Ingresé la misma expresión, C3:F6

    Figura C

    La expresión no devuelve los resultados esperados.

    El mayor problema de esta regla es que es funciona, pero no como se esperaba. Si no hubiera visto los resultados en la última sección, ¿habría notado el problema? Es posible que lo haga en un conjunto de datos tan pequeño, pero en uno grande puede perderlo.

    Este es uno de esos momentos en que una captura de pantalla es más efectiva que una explicación. Figura D muestra la misma expresión ingresada en G3 y copiada en G6. Como puede ver, obtiene un resultado de "matriz": cuatro valores VERDADERO o FALSO para cada fila. Los valores VERDADEROS en la columna G coinciden con los valores formateados en la columna B. La regla no puede agregar todos estos resultados en un solo valor para una sola columna. Esta es una regla de columna a columna. Excel aplica los resultados VERDADERO/FALSO de la primero columna de rango de regla, columna C, a los valores en la columna B.

    Figura D

    La expresión devuelve un resultado de matriz de cuatro columnas.

    Es posible que haya notado que se expuso otro problema: ¿por qué la celda vacía, G3, devuelve VERDADERO? No busque más, el operador de igualdad es menor o igual que 21.

    En este punto, probablemente te estés preguntando qué estarán trabajar en Excel.

    Usar un operador OR lógico en formato condicional

    El operador de igualdad que usamos en la última sección fue fácil de implementar, pero no funciona como se esperaba cuando se aplica a un rango de una sola columna. La respuesta en este caso es un operador OR. La regla es más difícil de escribir y mantener si tiene muchas columnas, pero estarán trabajar como se esperaba.

    Si no está familiarizado con el operador OR, estos son algunos conceptos básicos:

    • El operador OR le permite comparar múltiples condiciones.
    • Ya sea no importa cual condición se evalúa como VERDADERO, el operador O devuelve VERDADERO.

    Nuestra expresión sigue:

    =O(C3

    En lugar de expresar el conjunto de datos como una matriz, el operador OR nos permite comparar explícitamente cada valor en el conjunto de datos. Si una condición devuelve VERDADERO, la expresión O devuelve VERDADERO y, por lo tanto, Excel aplica el formato condicional como se muestra en Figura E.

    Figura E

    Al evaluar los valores individualmente, en lugar de una matriz, obtenemos los resultados deseados.

    Cómo evitar errores de formato en Excel

    Puede pensar que mirar lo que no funciona no es útil, pero en este caso, creo que sí lo es. Este es un buen ejercicio para comprender cómo evalúa Excel los rangos. Una vez que tenga una mejor comprensión de cómo funcionan las cosas "debajo del capó", puede evitar las reglas que no funcionan como se esperaba y, lo que es peor, pasar desapercibidas.

    Envíame tus preguntas sobre Microsoft Office

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