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Las fórmulas 3D de Microsoft Excel le permiten resumir la misma celda en varias hojas. Puede ingresar cada hoja por nombre, lo que puede ser tedioso y no es dinámico; si agrega una nueva hoja, debe modificar la fórmula. La referencia de rango es más rápida y dinámica, pero luego debe considerar la posición de cada hoja. Por ejemplo, una fórmula que se refiera al rango lunes:viernes evaluará todas las hojas ubicadas entre las hojas lunes y viernes. Ciertamente es más rápido, pero esta facilidad conduce a posibles errores al reposicionar, agregar o eliminar hojas. En este artículo, revisaremos rápidamente las fórmulas 3D y dos posibles errores al usar la referencia de rango en una fórmula 3D.

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Uso Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores. Para su comodidad, puede descargar los archivos de demostración .xlsx y .xls. Excel Online admite fórmulas 3D.

Índice
  • Acerca de las fórmulas 3D
  • La estructura de la hoja
  • 1. Mover o eliminar una hoja
  • 2. Mueva o agregue una hoja referenciada dentro del rango
  • Acerca de las fórmulas 3D

    Una fórmula 3D hace referencia a celdas o rangos en dos o más hojas. Por ejemplo, puede realizar un seguimiento de las ventas por mes o por región donde las ventas de cada mes o región se almacenan en diferentes hojas: enero, febrero, marzo, …; Norte Sur este Oeste. Para incluir los valores de todas estas hojas, necesita una fórmula 3D como

    =SUMA(Ene:Dic!E6)

    Dónde

    =SUMA(Norte:Oeste!E6)

    donde esta función se ingresa en la celda E6 de una hoja de tabulación.

    Si eres nuevo en las fórmulas 3D, no te preocupes; no son complicados. La única regla que debe obedecer es que todas las hojas comparten la misma estructura. En pocas palabras, no desea que el valor de Jan!E6 sea un total para James en una hoja y Martha en otra. E6 en cada hoja debe contener ventas para el mismo individuo. Esto se hará evidente a medida que trabajemos con los ejemplos.

    La estructura de la hoja

    Antes de que podamos exponer las trampas, vamos a necesitar algunos datos. Figura A muestra un conjunto simple de hojas que contienen valores de ventas para tres regiones. Cada hoja está estructurada de la misma manera; solo difieren los valores. Los valores en C3 en cada hoja pertenecen a James y solo a James. C4 es solo junio; C5 es solo Rosa. Mencioné anteriormente que la estructura de la hoja debe ser exactamente la misma en cada hoja que planee incluir en las fórmulas 3D.

    Figura A

    Figura B muestra una cuarta hoja que totaliza los valores de venta de las tres regiones por personal. La fórmula 3D en C3

    =SUMA(Este:Centro!C3)

    devuelve las ventas totales de James, $3990. La función relativa copiada en C4 y C5 devuelve los totales de junio y Rosa, respectivamente. Actualmente, estos totales son correctos y se actualizarán en consecuencia si cambia algún valor en las tres hojas de origen.

    Figura B

    Hasta aquí las cosas se ven bien, pero ¿qué pasa si mueves o eliminas una hoja? Vamos a averiguar.

    1. Mover o eliminar una hoja

    Las fórmulas 3D en la hoja Totales se refieren a las hojas Este, Oeste y Centro. Puede reorganizar estas tres hojas, pero solo hasta ahora. Por ejemplo, pongamos las hojas en orden alfabético: Centro, Este y Oeste. Dentro Figura C, puede ver que los totales ahora son más bajos. Cuando movió Central para ordenar alfabéticamente las tres hojas, eliminó Central de la referencia Este:Oeste. Lo mismo sucedería si eliminaras la hoja del medio.

    Figura C

    Si realmente necesita reorganizar las hojas, debe actualizar la fórmula 3D para incluir las tres hojas modificando la referencia de la siguiente manera:

    =SUMA(Centro:Oeste!C3)

    Mover una hoja fuera del rango de referencia cambiará sus totales. Tampoco habrá ningún error para advertirle. Esto puede ser exactamente lo que quieres hacer; pero ese puede no ser el caso. Conocer las consecuencias de mover o eliminar una hoja en medio de una referencia 3D es esencial para mantener la integridad de sus datos.

    2. Mueva o agregue una hoja referenciada dentro del rango

    Si mover una hoja fuera del rango puede sesgar los totales, tiene sentido que mover una hoja dentro del rango también lo haga. Suponga que agrega una quinta hoja que comparte la misma estructura para una nueva región. Figura D muestra los valores para la nueva región Sur. Si coloca esta hoja entre Central y West, los totales en la página Totales incluirán valores del sur. Si coloca la hoja antes del Este o después del Oeste, las fórmulas de Totales no los incluirán. Ninguna posición es incorrecta, pero la conciencia es clave para obtener los resultados deseados. Como antes, puede actualizar la referencia en la página Totales o simplemente colocar la hoja en consecuencia.

    Figura D

    Las fórmulas 3D son fáciles de usar, pero debes ser consciente de las consecuencias de cómo la posición de una hoja puede terminar devolviendo datos incorrectos. Tenga cuidado al cambiar la posición, agregar o eliminar hojas si tiene fórmulas 3D en una hoja.