Cómo establecer permisos de SharePoint – Guía completa

Cada sitio de SharePoint viene con grupos y permisos predeterminados. Para la mayoría de las situaciones, están perfectamente bien, pero a veces es necesario cambiar esos permisos. ¿Cuáles son entonces sus opciones para cambiar, establecer o agregar permisos de SharePoint?

Hay varias opciones cuando se trata de administrar permisos en SharePoint. Podemos establecer permisos para todo el sitio o grupo, a nivel de biblioteca de documentos e incluso a nivel de carpeta.

En este artículo, explicaré cómo funcionan los permisos predeterminados y qué opciones tiene para cambiar los permisos en SharePoint Online.

Índice

Permisos predeterminados en SharePoint

De forma predeterminada, todos los sitios de SharePoint se crean con los tres grupos de seguridad siguientes:

  • Propietarios – Tener control total sobre el sitio
  • Miembros – Puede agregar y editar el contenido (archivos, listas, etc.) en el sitio
  • Visitantes – Solo puede leer

Cuando crea un nuevo sitio de SharePoint, normalmente tiene dos opciones para elegir, un sitio de grupo o un sitio de comunicación (los administradores de SharePoint también tienen otras opciones para elegir). Dependiendo de sus elecciones, los siguientes usuarios tienen permiso para el sitio de SharePoint:

Sitio de grupo (privado)Sitio de grupo (público)Sitio de comunicación
PropietariosUsuarios seleccionadosUsuarios seleccionadosUsuarios seleccionados
MiembrosUsuarios seleccionadosTodos excepto los usuarios externosTodos excepto los usuarios externos
Visitantes

Se debe seleccionar al menos un propietario al crear el sitio de SharePoint. En el caso de un sitio de grupo, también puede agregar el miembro mientras crea el sitio. Pero en todos los casos, podemos modificar los propietarios, miembros y visitantes más adelante.

Estos son los permisos predeterminados, pero ¿qué opciones tenemos para cambiar esto?

Editar permisos de SharePoint

Como se mencionó al principio del artículo, podemos establecer los permisos en diferentes elementos en SharePoint. Comenzando desde arriba, a nivel de sitio, hasta abajo a nivel de carpeta. Es bueno saber que los permisos se heredan de forma predeterminada de arriba hacia abajo.

Esto significa que si cambiamos los permisos en una biblioteca de documentos, también cambiarán los permisos en todas las carpetas debajo de ella. Ahora, este es el comportamiento esperado, pero tenga en cuenta que esto también significa que los subsitios también heredan los permisos del sitio principal.

Nota

Cuando su biblioteca de documentos, lista o carpeta contiene más de 100 000 elementos, no puede crear permisos únicos. La herencia no se puede quitar ni volver a crear cuando se supera el umbral.

Niveles de permisos de SharePoint

Los niveles de permisos de SharePoint son un conjunto de permisos que puede asignar a un usuario o grupo. Hay 5 conjuntos predefinidos en SharePoint Online, que son adecuados para la mayoría de los casos de uso. También es posible crear sus propios niveles de permisos, lo que le permite personalizar completamente los permisos que desea otorgar.

Los niveles de permisos predeterminados en SharePoint son:

  • Control total – Tiene control total
  • Diseño – Puede ver, agregar, actualizar, eliminar, aprobar y personalizar.
  • Editar – Puede agregar, editar y eliminar listas; puede ver, agregar, actualizar y eliminar elementos de lista y documentos.
  • Contribuir – Puede ver, agregar, actualizar y eliminar elementos de lista y documentos.
  • Leer – Puede ver páginas y enumerar elementos y descargar documentos.
  • Vista restringida – Puede ver páginas, elementos de lista y documentos. Los documentos se pueden ver en el navegador pero no se pueden descargar.
  • Acceso limitado – Asignado a un usuario o grupo al compartir un elemento. Puede acceder al sitio y ver el elemento seleccionado.
Niveles de permisos de SharePoint

Entonces, como se mencionó, es posible crear sus propios niveles de permiso. Para hacer esto, haga clic en configuración (icono de engranaje) en la esquina superior derecha y seleccione permisos del sitio > Permisos avanzados.

En la pestaña de permisos, haga clic en Niveles de permisos:


nivel de permisos

Todos los niveles de permisos existentes se enumeran aquí. Es una buena práctica no cambiar los niveles de permisos existentes, sino agregar un nuevo nivel de permisos.

Ahora podemos seleccionar los permisos que queremos asignar. Como notará, cuando selecciona un permiso, también se seleccionan automáticamente otras opciones. Por ejemplo, cuando elegimos Crear Alerta, luego Ver elementos, Ver páginas y Abrir también están seleccionados. Estos permisos adicionales son necesarios para que el usuario pueda acceder al sitio y ver las bibliotecas.


creación de sharepoint de nivel de permiso personalizado
Creación de niveles de permisos personalizados

Permisos del sitio

El primer lugar para cambiar los permisos de un sitio de SharePoint son los permisos del sitio. Esto le permitirá establecer la configuración de seguridad a nivel de sitio, lo que afectará a todas las bibliotecas de documentos, listas, páginas, etc. Los permisos siempre deben establecerse teniendo en cuenta el Principal de privilegios mínimos. No dé a los usuarios más permisos de los que necesitan.

Para cambiar los permisos del sitio necesitaremos abrir el menú de configuración (icono de engranaje) y haga clic en Permisos del sitio:


permisos del sitio de sharepoint

Esto mostrará los permisos básicos y le permitirá agregar miembros y propietarios al sitio. Haga clic en Añadir miembros (1) para agregar usuarios al sitio. Aquí puede buscar usuarios y convertirlos en miembros o propietarios del sitio de SharePoint.


configuración avanzada de permisos

Otra opción es utilizar el Configuración de permisos avanzados (2). La configuración avanzada le permite elegir niveles de permisos personalizados y agregar grupos de usuarios (grupos de seguridad) al sitio de SharePoint.

  1. Haga clic en Configuración de permisos avanzados en la captura de pantalla de arriba (2)
  2. Hacer clic Conceder permisos
  3. Busque usuarios o grupos de seguridad. Puede agregar varios grupos o usuarios simultáneamente
  4. Seleccione Mostrar opciones
  5. De forma predeterminada, los usuarios recibirán un correo electrónico de invitación. Puedes apagarlo si quieres
  6. Seleccione el nivel de permiso que desea asignar.
  7. Haga clic en Compartir para otorgar los permisos.

agregando permisos
Agregar permisos

Creación de grupos personalizados

De forma predeterminada, solo puede agregar usuarios o grupos a los grupos de seguridad predeterminados (propietarios, miembros, visitantes). Pero también es posible crear sus propios grupos de seguridad. A cada grupo se le puede asignar uno o varios niveles de permisos.

Haga clic en Crea un grupo en la configuración de Permisos Avanzados:


agregar grupo de seguridad
Crea un grupo

Asigne al grupo un nombre significativo y seleccione quién puede ver y agregar miembros al grupo. Al final de la página de configuración, podemos elegir el nivel de permiso que queremos asignar a los miembros del grupo, por ejemplo, Vista restringida:


configuración del grupo de seguridad

Una vez que haya creado el grupo, podemos volver a la página de permisos y asignar usuarios a nuestro grupo de seguridad recién creado:


Agregar usuarios al grupo

Permisos de biblioteca de documentos

Cuando los permisos a nivel de sitio no son adecuados para su situación, el siguiente nivel en el que podemos establecer permisos es en la biblioteca de documentos o en las listas de SharePoint. Para cambiar los permisos en una biblioteca de documentos, primero debemos abrir la biblioteca:

  1. Haga clic en Configuración (icono de engranaje)
  2. Elija la configuración de la biblioteca

permisos de la biblioteca de documentos sharepoint
Permisos de biblioteca de documentos en SharePoint
  1. Haga clic en Permisos para esta biblioteca de documentos

configuración de permisos
Permisos de biblioteca de documentos

Ahora veremos los mismos permisos que hemos establecido a nivel de sitio. Entonces, el primer paso es dejar de heredar los permisos del padre. Esto copiará todos los permisos existentes a la biblioteca de documentos, haciéndolos únicos.

Nota

Tenga en cuenta que los cambios realizados posteriormente en el nivel del sitio no se aplican a esta biblioteca de documentos una vez que deja de heredar. Por lo tanto, los usuarios que ahora son miembros en el nivel del sitio seguirán siendo miembros de la biblioteca de documentos si los elimina más adelante en el nivel del sitio.

  1. Haga clic en Dejar de heredar permisos y haga clic OK en la advertencia

Ahora podemos modificar los permisos tal como lo hicimos a nivel del sitio. Esto significa que podemos agregar un grupo de seguridad personalizado, otorgar permisos adicionales a usuarios o grupos o cambiar el nivel de permiso de los grupos existentes.

Por ejemplo, podemos eliminar a los miembros, visitantes y evaluadores de la biblioteca de documentos, de modo que solo los propietarios del sitio de SharePoint puedan acceder a la biblioteca de documentos de Presupuestos.


quitar permiso de usuario
Eliminar permisos de usuario

Permisos de carpeta

También podemos crear permisos personalizados a nivel de carpeta en SharePoint. Tenga en cuenta que los permisos de las carpetas personalizadas son más difíciles de controlar, así que asegúrese de documentarlos correctamente y no usarlos demasiado.

Para establecer permisos únicos en una carpeta en SharePoint, primero seleccione o desplace el cursor sobre la carpeta:

  1. Haga clic en el 3 puntos (mostrar acción)
  2. Elegir Administrar acceso

permisos de carpeta de sharepoint
Permisos de carpeta de SharePoint

Aquí tenemos un par de opciones, podemos crear un enlace que dé acceso a la carpeta (3), al igual que las opciones normales para compartir. O añadir directamente un usuario a la carpeta (4). Pero también es posible crear permisos únicos, al igual que con la biblioteca de documentos. Haga clic en Avanzado (5) para ver la configuración de permisos.


Los permisos avanzados funcionan igual que la biblioteca de documentos. Primero, deje de heredar los permisos y luego cree sus propios permisos personalizados para la carpeta.

Permisos de archivo

En SharePoint, incluso es posible agregar permisos únicos a un archivo. Ahora, al igual que las carpetas, no use esto demasiado. Perderá fácilmente la pista de todos los permisos únicos. La configuración de permisos de archivos funciona exactamente igual que los permisos de carpetas en SharePoint.

  1. Haga clic en el 3 puntos (Mostrar acciones) detrás del archivo
  2. Seleccione Administrar acceso
  3. Haga clic en Avanzado para crear permisos únicos

permiso de archivo

Consulte los pasos anteriores sobre cómo dejar de heredar los permisos principales y agregar grupos de seguridad, usuarios y/o niveles de permisos únicos.

Permisos de lista

Los permisos de lista son un poco especiales en comparación con las bibliotecas de documentos en SharePoint. Tienen la misma estructura de permisos, por lo que puede otorgar a los usuarios o grupos permisos únicos para la lista. Pero además de los permisos de lista, también podemos establecer permisos a nivel de elemento en SharePoint.

Así que primero la lista de permisos. Con la lista seleccionada:

  1. Haga clic en Ajustes
  2. Abierto Configuración de la lista

permisos de lista de sharepoint
Configuración de la lista de SharePoint

En la pantalla de configuración, podemos abrir el permiso para esta lista (3). También tenga en cuenta la opción Configuración avanzada, que usaremos más adelante para los permisos a nivel de elemento.


configuración de la lista

primero tenemos que dejar de heredar los permisos a nivel del sitio antes de que podamos agregar permisos únicos a la lista. Después de detener la herencia, puede agregar o quitar usuarios o grupos de seguridad de la lista. Consulte los pasos anteriores para obtener más detalles al respecto.


detener la herencia

Permisos a nivel de elemento

Una característica especial de las listas en SharePoint es que podemos establecer permisos a nivel de elemento. Los permisos se limitan a la pregunta de si un usuario puede ver y/o editar solo sus propios elementos o todos los elementos. Entonces podemos darle a un usuario acceso de lectura total, lo que le permite ver todos los elementos de la lista. Pero limite el permiso de creación y edición solo a los elementos creados por el usuario.

Para configurar los permisos del elemento, haga clic en Ajustes avanzados en el Configuración de la lista. Aquí podemos establecer los permisos a nivel de elemento:


permisos a nivel de elemento
Permisos a nivel de elemento

No podemos agregar niveles de permisos personalizados a los elementos, pero estas opciones deberían ser más que suficientes en la mayoría de los casos.

Terminando

Espero que este artículo le haya ayudado a configurar sus permisos de SharePoint. Intente limitar los permisos únicos al nivel del sitio y al nivel de la biblioteca de documentos únicamente. Cuando comienza a crear permisos únicos a nivel de carpeta o archivo, puede perder rápidamente la visión general.

Si tiene alguna pregunta, simplemente deje un comentario a continuación.


Si quieres conocer otros artículos similares a Cómo establecer permisos de SharePoint – Guía completa puedes visitar la categoría Office 365.

Artículos de interés

Subir

Si continuas utilizando este sitio aceptas el uso de cookies. Más información