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La mayoría de nosotros no podemos recordar todas las tareas urgentes, por lo que usamos alarmas para recordarnos los plazos. Por ejemplo, puede enviar un informe de ventas mensual a su jefe una vez al mes mediante un feed. Para asegurarse de actualizar el informe antes de enviarlo, puede usar un flujo de Microsoft Power Automate que le envíe un recordatorio antes de que el flujo envíe el informe.

En este tutorial, le muestro cómo crear un flujo que enviará un recordatorio por correo electrónico a tiempo usando Power Automate de Microsoft. Puede enviar el recordatorio a usted mismo, a un colega o a ambos. Solo crearemos el flujo de devolución de llamada.

Necesitará Microsoft 365, que incluye Power Automate y OneDrive for Business. Puede enviar el correo electrónico a su cliente favorito; Usaré Outlook 365. Si no tiene Outlook 365, puede comprar una suscripción por uso a Power Automate.

VER: Comandos de Windows, Linux y Mac que todos deberían conocer (PDF gratuito) (República Tecnológica)

Índice

¿Qué son los flujos en Microsoft Power Automate?

Los flujos son los componentes básicos de la automatización del flujo de trabajo en Power Automate. Utilizará flujos para agilizar y automatizar tareas repetitivas. Power Automate rara vez requiere código: la capacitación práctica con flujos puede convertir rápidamente a cualquiera en un usuario habitual.

Comience por pensar qué acciones en el proceso son manuales. Incluso puede dibujar un flujo simple con lápiz y papel para que fluya la creatividad. Anota lo que necesitarás: ¿Necesitas un archivo específico? ¿Necesitas incluir a otros compañeros? Una vez que haya realizado la tarea paso a paso, verifique Power Automate para ver las plantillas existentes que solo necesitarán algunos ajustes.

En nuestro caso, no necesitamos nada más que la dirección de correo electrónico de nuestra organización. Entonces, vayamos al flujo.

Cómo crear un flujo programado en Power Automate

Inicialmente, podría pensar que un flujo de correo electrónico es apropiado, pero el núcleo de esta tarea es un flujo programado. Power Automate tiene varios flujos de modelos programados, pero crearemos este desde cero para que pueda obtener más información sobre los flujos.

Inicie sesión en Power Automate a través de OneDrive o su cuenta de Microsoft.

Haga clic en Crear en el panel izquierdo y haga doble clic en Transmisiones programadas en la nube en la sección Empezar desde cero (Figura A).

Figura A

En Power Automate, elija un flujo de nube programado.

En el cuadro de diálogo resultante, asigne un nombre a la secuencia, establezca la fecha y la hora y establezca un intervalo de repetición (Figura B). El flujo Enviar recordatorio de informe enviará un recordatorio por correo electrónico todos los meses a partir del 2 de agosto a las 10:00 a. m.

Figura B

En Power Automate, establezca el nombre, la fecha, la hora y el intervalo de la transmisión.

Puede cambiar el flujo haciendo clic en Recurrencia en la consola. Haga clic en Opciones avanzadas (Figura C) para establecer zonas horarias y otras opciones avanzadas. No complicaré el ejemplo configurando opciones de recurrencia adicionales, pero siéntase libre de mirar alrededor antes de continuar. Cuando esté listo para continuar, haga clic en Siguiente paso.

Figura C

En las opciones avanzadas de Power Automate, puede ver la configuración de programación.

El siguiente paso ofrece tantas opciones que es mejor filtrarlas. En este caso, haga clic en la opción Office 365 Outlook (Figura D), ya que este es el software que usaremos para enviar el correo electrónico; si está utilizando Mail, haga clic en Mail en su lugar; las instrucciones no cambiarán. Power Automate actualizará los disparadores y las acciones solo aquellos disponibles para Outlook.

Figura D

En Power Automate, elija Outlook para enviar el correo electrónico.

No necesitamos un disparador porque hemos establecido una línea de tiempo para la acción. En la pestaña Acción, haga clic en Enviar correo electrónico (Figura E). Ingrese la dirección de correo electrónico de su organización en el campo Para. Power Automate tiene propiedades de autocompletar, por lo que debería sugerir el contacto correcto (usted) después de escribir solo unos pocos caracteres. Haga clic en Mostrar opciones avanzadas para acceder a todos los campos.

Figura E

Elija la acción Enviar correo electrónico.

Usando Figura F como guía, configure los parámetros apropiados:

  • A
  • Materia
  • Cuerpo
  • Desde (Enviar como)

Figura F

Solo hay cuatro parámetros para establecer en esta pantalla de Power Automate.

Es un flujo tan simple que no necesitamos la mayoría de los parámetros. Si está enviando el correo electrónico a otra persona, es posible que desee enviarse una copia a sí mismo, para que sepa que el flujo funcionó como se esperaba. En este punto ya ha terminado, así que haga clic en guardar.

Cómo probar un flujo en Power Automate

Siempre debe probar un flujo en Power Automate, incluso si está seguro de que funcionará. Después de guardar, haga clic en Prueba en la esquina superior derecha. Aunque es un evento programado, Power Automate le permitirá probarlo de inmediato. Después de hacer clic en Probar, haga clic en Manualmente y luego haga clic en Probar (figura g). En el siguiente paso, haga clic en Ejecutar flujo.

figura g

Pruebe un flujo en Power Automate.

Como puedes ver en H-figurala transmisión fue exitosa.

H-figura

Un flujo en Power Automate tuvo éxito.

Abra Outlook (o Mail) para probar el éxito del flujo al encontrar el correo electrónico que se le envió; puede ver el mío en me imagino. Haga clic en Mis fuentes para acceder a la fuente en cualquier momento.

me imagino

El flujo de prueba de Power Automate envió el correo electrónico a la dirección de correo electrónico de mi organización.

Este flujo de Microsoft Power Automate es simple, pero tiene el potencial de ahorrarle mucha frustración si olvida actualizar ese informe de ventas para su jefe.