Imagen: TechRepublic/Andy Wolber

Los usuarios de G Suite han podido trabajar con archivos de Microsoft Office en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google durante algún tiempo. Un enfoque requería convertir Word, Excel o PowerPoint al formato correspondiente de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones al cargar archivos de Office en Google Drive. Otro método se basó en la extensión Office Edition for Docs, Sheets & Slides agregada a Chrome. En ambos casos, debido a la forma en que funcionan los sistemas, los usuarios a menudo terminaban con dos archivos, uno en el formato de archivo original de Office y otro en el formato de archivo de Google.

En mayo de 2019, Google agregó la capacidad de abrir, editar y colaborar en archivos con formato de Office en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. Es importante destacar que no requiere que se convierta el archivo de Office; para las organizaciones que usan G Suite, esto puede significar una posible reducción en la cantidad de licencias de Microsoft Office necesarias. Más importante aún, también puede facilitar la transición de una organización de Office a G Suite.

VER: 30 cosas que nunca debes hacer en Microsoft Office (PDF gratuito) (República Tecnológica)

Aquí hay cuatro cosas que debe saber sobre la edición de archivos con formato de Office en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google.

Índice

1. Cómo usar Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones para editar archivos de Office en la mayoría de los dispositivos

Cualquier navegador que le permita editar documentos, hojas de cálculo y diapositivas funcionará con archivos de Word, Excel y PowerPoint. La edición de archivos de Microsoft Office debería funcionar en Chrome, Firefox y Safari (macOS), así como en Internet Explorer 11 y Edge (Windows).

La edición de archivos de Microsoft Office también funciona en las aplicaciones Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones en Android e iOS. En la aplicación Google Drive en Android o iOS, toque un archivo de Word, Excel o PowerPoint para abrirlo y editarlo desde su teléfono, tableta o dispositivo móvil.

2. Cómo abrir formatos de archivo modernos de Office

Debería poder abrir y editar formatos de archivo de Office modernos, incluidos .docx, .xlsx y .pptx, así como formatos más antiguos .doc, .xls y .ppt. Los formatos de archivo de plantilla son compatibles (por ejemplo, .dot, .xlt y .pot), al igual que los archivos de presentación de PowerPoint (.pps) y los archivos de Excel que admiten macros (.xlsm) (Figura A). Los archivos creados en versiones de Office anteriores a Office 2007 se actualizarán a un formato más nuevo cuando se guarden.

Figura A

En un navegador, un icono junto al nombre del archivo indica que está editando un archivo .docx, .xlsx o .pptx con Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google, respectivamente.

3. Conservar el contenido de los archivos y cómo restaurar los archivos originales de Office

A veces puede encontrar un archivo de Office cuyo contenido aún no se puede ver o editar en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones; el sistema conservará este contenido y le permitirá editar otras partes del documento. Si sus cambios provocan la pérdida de contenido, el sistema se lo hará saber.

Puede restaurar el archivo original yendo a Archivo | Historial de versiones o convierta su archivo de Office al formato nativo de Google usando Archivo | Guardar como Documentos/Hojas de cálculo/Presentaciones de Google.

4. Qué hacer si la edición de Office no funciona en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones

Si usa Chrome para escritorio, deberá deshabilitar o eliminar la edición de Office para Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones antes de usar las nuevas funciones de edición nativas de Office.

Para hacer esto en Chrome, navegue hasta los tres puntos verticales (menú Más) | Más herramientas | Extensiones, luego busque Edición de Office para Documentos, Hojas de cálculo y arrastre la extensión, luego seleccione Eliminar. Seleccione Eliminar nuevamente para eliminar la extensión.

En Android e iOS, asegúrese de tener instaladas las cuatro aplicaciones principales de edición de G Suite: Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones. Es posible que no todos estén instalados de forma predeterminada en todos los dispositivos iOS o Android. Por ejemplo, si intenta abrir un archivo de Excel o PowerPoint desde Google Drive en un dispositivo Android que no tiene Hojas de cálculo o Presentaciones instaladas, es posible que solo pueda ver el archivo. Asegúrese de que las aplicaciones Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones estén instaladas.

¿Tu experiencia?

Para probar las capacidades de edición de Office, abrí varios documentos de Word, Excel y PowerPoint en una Chromebook, Pixel 3a y iPhone. Estas pruebas incluyeron documentos extensos con comentarios de muchas personas, hojas de cálculo de varias hojas y múltiples presentaciones. De cualquier manera, pude abrir y editar los archivos como se esperaba.

Si su organización usa G Suite, ¿cuál ha sido su experiencia al abrir y editar archivos en formato de Office? ¿Cómo han facilitado su trabajo las funciones de edición de archivos de Office en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google? ¿Encontraste archivos específicos de Office que no podías usar en G Suite? Déjame saber cuál fue tu experiencia, ya sea en los comentarios a continuación o en Twitter (@awlber).