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La colaboración en línea con otros en su organización es conveniente y con cada versión de Microsoft Excel la funcionalidad mejora. Un libro de trabajo compartido se puede ver y cambiado, dependiendo de la configuración del autor, y todo sucede en tiempo real. Los espectadores verán los cambios inmediatamente. Puede ser bueno y malo. Siempre debe mostrar los datos más recientes, pero al mismo tiempo, si intenta ordenar o filtrar datos, esa colaboración puede ser perjudicial. En este artículo, le mostraré cómo crear una vista estática de los datos que no se actualizarán mientras trabaja.

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Esta función solo está disponible con Microsoft 365 y Excel Online. Estoy usando ambos en un sistema Windows 10 de 64 bits. No hay archivo de demostración; no lo necesitarás. Puede usar cualquier libro de Excel que desee; incluso uno blanco.

Índice
  • Los conceptos básicos
  • Cómo crear una vista temporal en Excel
  • Los conceptos básicos

    Si alguna vez miró datos en línea y los datos cambiaron repentinamente ante sus ojos. Es lo bueno y lo malo de la colaboración. Al compartir un libro de trabajo en OneDrive, las personas a las que invite enviando un vínculo al libro de trabajo pueden verlo y editarlo mientras trabaja y también ver el libro de trabajo.

    Un libro de trabajo es fácil de compartir. Cuando trabaje en la versión de escritorio, haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha de la barra de pestañas como se muestra en Figura A. Si el libro de trabajo aún no está en OneDrive, guarde una copia allí cuando se le solicite. (También puede compartir en SharePoint, pero nos quedaremos con OneDrive porque viene con 365).

    Figura A

    Tienes algunas opciones al compartir. De forma predeterminada, cualquier persona que tenga un enlace al libro de trabajo puede ver y editar su contenido. Para cambiar esto, haga clic en la opción Cualquier persona con el enlace puede editar para mostrar el enlace Personas específicas. Más tarde, puede enviar el enlace solo a las personas a las que desea editar el libro de trabajo. Puedes copiar el enlace y enviarlo como quieras. O puede hacer clic en Outlook e ir desde allí. Incluso puede ingresar un mensaje con instrucciones, fechas límite, etc. Con el panel Compartir, incluso puede ver quién está viendo su libro de trabajo en tiempo real. Este proceso de compartir es simple y con solo un poco de exploración lo comprenderá rápidamente.

    Si bien la funcionalidad es excelente, es desconcertante cuando los datos que está viendo cambian constantemente. Al crear una vista estática o temporal de los datos, puede hacer su trabajo mientras otros hacen el suyo.

    Cómo crear una vista temporal en Excel

    Cuando otras personas vean y trabajen en el libro de trabajo, verá un pequeño icono con la información de su cuenta de Microsoft (o información de la organización). El mío muestra SH, como se muestra en Figura B ya sea que use mi correo electrónico de trabajo o privado, ya que el nombre de usuario para ambos es Susan Harkins. La celda activa a nivel de oficina es H10. Como colaborador que trabaja en OneDrive, seleccioné la celda F4.

    Figura B

    Si encuentra algo similar, considere agregar una inicial o algo para distinguir a los dos usuarios cuando colaboran en línea. Este es un punto menor y probablemente no será un problema para la mayoría de los usuarios.

    Volviendo al nivel del escritorio, no queremos ser interrumpidos por SH, así que vamos a crear una vista temporal:

    1. Con la hoja que desea ver activa, haga clic en la pestaña Ver.
    2. En el grupo Visualización de hojas, haga clic en Nuevo. Luego haga clic en Continuar. Esto cambiará muchas propiedades visuales como se muestra en Figura C. Observe que los encabezados de columna y fila ahora son negros con letra blanca. Esto es solo una pista para indicar que no está viendo cambios en tiempo real. Siempre verás quién está trabajando en la versión compartida. También aparecerá un icono de ojo en la pestaña del nombre de la hoja.

    Figura C

    En este punto, puede trabajar sin que otras personas lo molesten trabajando en el mismo archivo. Cuando alguien más filtra y ordena, Excel le pregunta si desea actualizar su vista.

    Si se encuentra en esta situación con frecuencia, puede guardar la vista temporal y aplicarla según sea necesario, en lugar de crear una nueva vista cada vez. Cuando su vista es compleja, esto es conveniente porque no tendrá que recrear la estructura cada vez.

    Para guardar una vista temporal, haga clic en Conservar en el grupo Vista de hoja. Esto aplica un nombre predeterminado, View1. Si desea cambiar esto, haga clic en el control de nombre de vista e ingrese el nuevo nombre, como se muestra en Figura D. Para aplicar MyView, selecciónelo de la lista desplegable. Puede tener varias vistas de la misma hoja. Simplemente elija una nueva vista o la vista predeterminada de la lista desplegable para aplicarla.

    Figura D

    Con la función Opciones, puede cambiar el nombre, eliminar o duplicar una vista. Este último es útil cuando tiene una vista compleja y quiere hacer un cambio sutil, manteniendo el original.

    Las vistas temporales son fáciles de implementar. Si colabora mucho, querrá probar esta función y ver cómo puede ayudarlo a trabajar de manera más eficiente.