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Ordenar es fácil en Excel; literalmente haces clic en una opción y Excel hace el resto. A veces, si Excel no está seguro de cuántas columnas incluir en la ordenación, le preguntará, pero aparte de eso, la ordenación es una de las tareas más fáciles que realizará en Excel. Estoy hablando de tipos ascendentes y descendentes, que no siempre serán adecuados. Por ejemplo, qué sucede si desea ordenar por días de la semana: lunes, martes, miércoles, etc. ? La clasificación simple no hará el trabajo. Es por eso que Excel incluye una función de clasificación personalizada. Puede crear un orden de clasificación único, como días de la semana. Este artículo le mostrará cómo crear una ordenación personalizada cuando tiene un orden de clasificación irregular.

VER: 83 trucos de Excel que todo usuario debe dominar (República Tecnológica)

Uso el escritorio de Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores. Excel Online ejecutará una ordenación personalizada existente, pero no podrá crearla en línea. Para su comodidad, puede descargar los archivos de demostración .xlsx y .xls. Este artículo asume que tiene conocimientos básicos de Excel, pero incluso un principiante debería poder seguir las instrucciones para tener éxito.

Índice
  • Cómo ordenar por términos en Excel
  • Manténganse al tanto
  • Cómo ordenar por términos en Excel

    Una ordenación personalizada es la que usted define. Por ejemplo, es posible que deba clasificar las camisetas por pequeñas, medianas, grandes y extragrandes. O puede ordenar las temperaturas por frío, tibio y caliente. Un tipo normal no puede manejar este tipo de requisitos. En este caso, me referiré a estos elementos de clasificación como "términos". Afortunadamente, al utilizar la función Ordenar, puede definir fácilmente una ordenación personalizada que maneje los términos.

    Hay dos formas de iniciar una ordenación personalizada:

    • En la pestaña Inicio, haga clic en Ordenar en el grupo Edición y haga clic en Orden personalizado.
    • En la pestaña Datos, haga clic en Ordenar en el campo Ordenar y filtrar grupo.

    Ahora, tomemos un ejemplo artificial: estoy haciendo esto porque es único y muchos de ustedes tendrán requisitos de clasificación especiales que no tienen sentido para nadie más que para ustedes. Figura A muestra un conjunto de datos simple de regiones. Puede ordenar alfabéticamente, de forma ascendente y descendente. Pero supongamos, en cambio, que desea un orden de clasificación específico: Suroeste, Centro, Noroeste. Ni un orden ascendente ni descendente funcionará. El suroeste, el centro y el noroeste son del tipo términos.

    Figura A

    Para crear este tipo, haga lo siguiente:

    1. Haga clic en cualquier parte del conjunto de datos.
    2. Haga clic en la pestaña Datos, luego haga clic en Ordenar en la pestaña Ordenar y filtrar grupo. (Esta ruta requiere un clic menos que la pestaña Inicio).
    3. En el cuadro de diálogo resultante, elija Región de la lista desplegable Ordenar por porque desea ordenar por valores de Región.
    4. Deje Ordenar con valores de celda habilitado, el valor predeterminado.
    5. En la lista desplegable Orden, elija Clasificación personalizada, que abrirá un nuevo cuadro de diálogo donde puede crear la clasificación personalizada (lista).
    6. En el control de entrada de lista, ingrese Suroeste, centro, noroeste: los términos de clasificación en el orden en que desea que se clasifiquen (Figura A).
    7. Haga clic en Agregar para mover la nueva lista al control Listas personalizadas a la izquierda (Figura B).
    8. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Ordenar, que ahora mostrará la nueva lista en el control Ordenar (Figura C).
    9. Haga clic en Aceptar para ordenar el conjunto de datos.

    Figura B

    Figura C

    Como puedes ver en Figura D, el conjunto de datos ahora está ordenado según la lista personalizada. Primero se ordena el suroeste, luego el centro y luego el noroeste. Las clasificaciones personalizadas no siempre tienen sentido, pero es bueno saber cómo funciona.

    Figura D

    Para reutilizar la ordenación, haga clic en Ordenar y elija Ordenación personalizada en el menú desplegable Ordenar. Elija la lista en el control Listas personalizadas y haga clic en Aceptar.

    Es posible que se pregunte si un conjunto de datos puede tener varias clasificaciones personalizadas. Si, el puede. Vamos a crear una segunda clasificación personalizada que clasifique por los valores personales en el siguiente orden: Rosa, June, James, Martha, Luke, Mark. Para hacerlo, repita las instrucciones anteriores hasta el paso 3 y elija Personal en el menú desplegable Ordenar por. En el paso 6, ingrese Rosa, June, James, Martha, Luke, Markcomo se muestra en el Figura E. Haga clic en Agregar, luego haga clic en Aceptar dos veces. Figura F muestra los resultados. Puede agregar tantos tipos personalizados como sea necesario.

    Figura E

    Figura F

    De acuerdo, los ejemplos son un poco artificiales y pueden no tener sentido a menos que usted sea la persona a la que se le pide que ordene los registros de esa manera. ¡Entonces saber cómo usar esta función te hará lucir genial!

    Manténganse al tanto

    Excel admite un segundo soporte personalizado: clasificación de varias columnas. En un artículo futuro, le mostraré cómo usar esta misma función para ordenar por varias columnas.