Captura de pantalla: Andy Wolber/TechRepublic

Los datos inconsistentes pueden causar problemas en Hojas de cálculo de Google. Una palabra mal escrita, una entrada inexacta o un error de entrada pueden generar informes (o clasificaciones) desordenados o engañosos. Especialmente en listas grandes, nombres escritos de forma diferente (p. ej., "pantalla táctil" o "pantalla táctil"), números (p. ej., "10" frente a "diez") o fechas (p. ej., "enero de 2020", "2020-01" o "5 de enero de 2020") puede causar problemas.

Si tiene una hoja de cálculo de Google llena de datos ingresados ​​de manera inconsistente, es posible que el contenido de la celda tarde un tiempo en ser coherente. Una serie de acciones de clasificación (Datos | Ordenar) o buscar y reemplazar (Editar | Buscar y reemplazar) puede ayudar a convertir un revoltijo de entradas en un conjunto estandarizado de celdas.

La validación de datos ayuda a garantizar la coherencia cuando las personas ingresan información. En Hojas de cálculo de Google, la función permite a los usuarios seleccionar datos de una lista o permite que el sistema compare los datos ingresados ​​con un formato específico. La primera característica, la lista desplegable en la celda, funciona bien cuando se conocen las posibles opciones de entrada de datos para una celda e incluye una lista que no es demasiado larga. Esta última característica, la validación de datos, funciona mejor cuando el contenido de la celda debe cumplir con condiciones específicas (por ejemplo, ser una fecha válida o una fecha válida anterior o posterior a una fecha definida, proporcionar una casilla de verificación, etc.).

VER: Cómo ajustar texto en hojas de cálculo de Google (PDF gratuito) (República Tecnológica)

Puede agregar la validación de datos a una celda en Hojas de cálculo de Google en un navegador de escritorio (como Chrome en una computadora portátil o de escritorio, o Safari en iPadOS) o en la aplicación de Hojas de cálculo de Google para Android. La aplicación iOS de Hojas de cálculo de Google admite la selección de elementos de una lista y la validación de datos al ingresarlos, pero no incluye la capacidad de agregar nuevas validaciones de datos a una celda.

Impresionante, también puede agregar opciones desplegables a un archivo de Excel de forma nativa con Hojas de cálculo de Google. Si abre un archivo XLSX en Sheets, ya sea en un navegador de escritorio o en la aplicación de Android Sheets, la función de validación de datos está disponible, al igual que en una hoja de cálculo nativa de Google. Su archivo de Excel conservará su formato XLSX nativo incluso después de realizar cambios en él en Hojas de cálculo de Google. (Si prefiere agregar un menú desplegable en Excel, consulte Cómo agregar una lista desplegable a una celda de Excel. Para obtener más sugerencias de Excel, consulte 56 sugerencias de Excel que todo usuario debe dominar).

En los dos casos siguientes, deberá abrir la Hoja de cálculo de Google que desea editar y seleccionar las celdas que desea editar.

Índice
  • Cómo crear una entrada de lista desplegable en una celda de Hojas de cálculo de Google
  • Cómo validar datos ingresados ​​en una celda de Hojas de cálculo de Google
  • ¿Cuál es tu práctica?
  • Cómo crear una entrada de lista desplegable en una celda de Hojas de cálculo de Google

    Los siguientes pasos proporcionan una lista de opciones que una persona puede seleccionar en una celda. Puede ingresar la lista de opciones con la función de Validación de datos, o ingresar las opciones en celdas en otro lugar de su Hoja de Google y luego apuntar la función de Validación de datos a ese rango de celdas.

    1. En un navegador, seleccione Datos | Validación de datos. En la aplicación Hojas de cálculo de Google para Android, toque el menú vertical de tres puntos (arriba a la derecha), luego toque Validación de datos (Figura A).

    Figura A

    Elija Datos | Valide los datos en Google Sheets en un navegador web de escritorio para crear una lista desplegable o validar los datos ingresados.

    En la aplicación Hojas de cálculo de Google para Android, toque el menú vertical de tres puntos (arriba a la derecha), luego toque Validación de datos (Figura B).

    Figura B

    En la aplicación Hojas de cálculo de Google en Android, toque el menú vertical de tres puntos y luego toque Validación de datos para configurar elementos desplegables u opciones de validación para las celdas seleccionadas.

    2. Junto a Criterios, seleccione Lista de rango (predeterminado) o Lista de elementos.

    3. Si elige Lista de un rango, ingrese el rango de celdas en otra parte de su hoja de cálculo de Google que contiene la lista de elementos que desea mostrar como opciones desplegables.

    4. Si eligió Lista de elementos, ingrese las opciones de la lista desplegable exactamente como desea que aparezcan, con cada elemento separado por una coma. En la aplicación Hojas de cálculo de Google para Android, toque Agregar en la fila debajo de la opción Elementos de la lista, luego ingrese su lista con cada elemento separado por una coma.

    5. Marque la opción Con datos no válidos. Aunque el valor predeterminado es Mostrar advertencia, cuando se seleccionan datos no estándar, puede cambiarlo a Rechazar entrada para asegurarse de que los datos de la celda sean válidos.

    6. Opcionalmente, puede marcar la casilla junto a Apariencia y luego ingresar texto que explique qué tipo de entrada de celda es válida. En la aplicación Hojas de cálculo de Google para Android, mueva el control deslizante debajo de Apariencia a la derecha, luego toque Editar, ingrese un texto para explicar qué entrada es válida, luego toque Aceptar. Si no lo hace, cuando alguien ingresa datos que no están validados, el sistema muestra un mensaje estándar "Hubo un problema" y apunta a la celda que viola las reglas de validación (Figura C).

    7. Seleccione Guardar.

    Figura C

    Active la opción Apariencia y agregue un texto de ayuda de validación (en la parte superior). Cuando las personas ingresan datos incorrectos, este texto indica cómo se debe corregir la entrada. Sin el texto de ayuda habilitado, se muestra un mensaje genérico después de una entrada no válida (abajo).

    Cómo validar datos ingresados ​​en una celda de Hojas de cálculo de Google

    1. En un navegador, seleccione Datos | Validación de datos. En la aplicación Hojas de cálculo de Google para Android, toque el menú de tres puntos verticales (arriba a la derecha), luego toque Validación de datos.
    2. Junto a Criterios, seleccione una opción que no sea Lista de rango o Lista de artículos. Las opciones mostradas varían. En la web, el sistema ofrece número, texto, fecha, fórmula personalizada y casilla de verificación. En la aplicación Hojas de cálculo de Google para Android, puede elegir entre una lista de opciones mucho más larga.
    3. Es posible que deba especificar uno o más valores. Por ejemplo, si elige validar que una fecha se encuentra dentro de un rango, el sistema le pedirá que ingrese dos valores de fecha, uno para el inicio del rango y otro para el final del rango. Otras opciones también pueden requerir que especifique un valor o fórmula de validación.
    4. Marque la opción En datos no válidos. Opcionalmente, puede cambiarlo a Rechazar entrada (del valor predeterminado Mostrar advertencia) para garantizar una entrada de datos válida.
    5. En la mayoría de los casos, querrá agregar texto explicativo para transmitir posibles valores válidos a las personas que ingresan datos. Para hacer esto, marque la casilla junto a Apariencia, luego ingrese el texto que explica qué tipo de entrada de celda es válida. O en la aplicación Hojas de cálculo de Google para Android, mueva el control deslizante debajo de Apariencia a la derecha, toque Editar, ingrese un texto para explicar qué entrada es válida y luego toque Aceptar. Sin esta información adicional, una persona que intenta ingresar datos no necesariamente sabe qué entrada se aceptará como válida.
    6. Seleccione Guardar.

    ¿Cuál es tu práctica?

    Si usa Hojas de cálculo de Google, ¿utiliza la función de validación de datos para garantizar una entrada de datos válida, especialmente en hojas compartidas? Y, si está ingresando datos en la aplicación móvil Google Sheets en Android o iOS, ¿una lista desplegable hace que la entrada de datos sea más rápida y eficiente? Hágame saber cómo usa las funciones de validación de datos de Sheets, ya sea con un comentario a continuación o en Twitter (@awlber).