Imagen: Imágenes de Tada/Adobe Stock

Los tableros Kanban son una excelente manera de visualizar y seguir el progreso de cualquier proyecto. En Microsoft SharePoint, nunca ha existido una manera eficiente de crear un tablero Kanban con la funcionalidad que la mayoría de los usuarios desean.

Pero con la nueva vista de Tablero ahora disponible, combinada con la aplicación Listas, es posible crear rápida y fácilmente un tablero de estilo kanban en SharePoint. A continuación, repasaremos los pasos necesarios para configurar un tablero kanban simple en SharePoint, así como un método alternativo con más flexibilidad.

Índice

Cómo crear un tablero Kanban en SharePoint

Para comenzar, necesitará agregar la aplicación Listas al sitio en el que está trabajando en SharePoint.

VER: Kit de Reclutamiento: Project Manager (TechRepublic Premium)

Esto ya debería estar disponible, pero si no lo está, haga clic en el ícono de ajustes en la parte superior derecha de la pantalla. Desde allí, seleccione Agregar aplicación (Figura A).

Figura A

Elija Agregar aplicación.

Luego, agregue la aplicación Listas a su sitio desde la lista de aplicaciones de SharePoint. Sus listas contendrán todas las tareas de su proyecto que se mostrarán en su tablero kanban. Las listas funcionan de la misma manera que otras herramientas de hojas de cálculo.

Si aún no tiene una lista, haga clic en el signo + en el menú de la izquierda (Figura B).

Figura B

Haga clic en el signo +.

Luego seleccione Listas de las opciones (Figura C).

Figura C

Elija Listas.

Aquí puede importar una lista de Excel o crear una nueva. Seleccione una lista vacía para comenzar una nueva lista (Figura D). Luego asigne un nombre a su lista y haga clic en Crear para finalizar.

Figura D

Elija un tipo de lista.

Ahora se abrirá la lista en blanco. Puede comenzar a completar esta lista con sus tareas agregando elementos y columnas específicos del proyecto.

Cuando haya terminado su lista o haya importado una lista existente, puede comenzar a armar su tablero kanban.

Para ello, seleccione Todos los elementos en el menú superior derecho (Figura E). Desplácese hacia abajo y seleccione Crear nueva vista en el menú desplegable.

Figura E

Seleccione Todos los elementos y luego Vista de tabla.

A partir de ahí, nombrará la vista y luego elegirá Vista de tabla.

Al organizar el tablero por campo, se mostrará un cubo en su tablero kanban. Seleccione su elección, luego elija Crear.

Si a su lista le falta una columna de opciones con una sola selección, puede agregarlas aquí en la vista de tabla (Sifigura f).

Figura F

Agregar cubos.

A continuación, puede arrastrar elementos de un compartimento a otro según sea necesario. Los elementos se actualizarán automáticamente si ha establecido su estado como una columna en la lista.

Método alternativo para crear un tablero kanban en SharePoint

Existe otro método para crear un tablero kanban en SharePoint. Esta puede ser una mejor opción para aquellos que desean un tablero kanban más completo. También será más familiar para aquellos que han trabajado con herramientas de tablero kanban independientes.

Para comenzar, agregue una aplicación. Desde su sitio de SharePoint, haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha y seleccione Agregar aplicación. Busque Kanban Board de Virto en las aplicaciones de SharePoint (figura g). Agregue esta aplicación gratuita a SharePoint.

figura g

Agregue la aplicación Tablero Kanban de Virto.

Regrese a su sitio de SharePoint y seleccione Nuevo, luego Aplicación (H-figura). Ahora agregue la aplicación Kanban que acaba de instalar.

H-figura

Agregue la nueva aplicación a su sitio.

Regrese al contenido del sitio y haga clic en la aplicación Kanban para iniciar la aplicación en SharePoint. Ahora tiene acceso a un tablero Kanban completo. Para comenzar, haga clic en Crear nueva tabla en la parte superior izquierda (me imagino).

me imagino

Crear una nueva tabla.

Aquí tiene la opción de usar una lista existente o crear una tabla rápida. En este caso seleccionaremos Quick Board. Asigne un nombre a su tabla y luego elija Crear. Se creará su tabla (Figura J).

Figura J

Nuevo diseño de mesa.

Para agregar nuevos elementos, haga clic en el ícono + en la parte superior derecha de cada cubo (Figura K). Asigne un nombre al elemento y luego haga clic en Agregar.

Figura K

Agregar tareas.

Para configurar sus tareas o mapas, haga clic en el icono en la parte inferior izquierda del mapa (L-dígito). Desde allí, seleccione la pestaña Detalles y tendrá acceso completo para editar cada tarea según sea necesario.

L-dígito

Configurar tareas.

La esquina superior derecha de esta pestaña Detalles contiene herramientas que ahorran tiempo para crear varias tareas (Figura M). Estos incluyen Copiar al portapapeles y Tarea de clonación. Estos le permiten agregar rápidamente las tareas necesarias.

Figura M

Herramientas de copia.

Si la tabla rápida predeterminada no funciona para usted, puede personalizar las propiedades de la tabla. Haga clic en el icono Editar tabla en el área del encabezado.

Esto abrirá la sección Detalles de la tabla (Número N). Desde aquí, puede editar todas las áreas de sus tablas, listas, mapas y otros elementos con su proyecto.

Número N

Vista de detalles de la tabla.

Desde aquí, también puede cambiar la cantidad total de elementos permitidos por depósito.

Para editar los depósitos en sí, vaya a la pestaña Configuración del mapa. Luego, en las pestañas a continuación, notará tres puntos en la esquina de cada uno. A partir de ahí, puede optar por modificar los compartimentos para adaptarlos a su proyecto específico.

En general, estos dos métodos le permiten configurar un tablero kanban en SharePoint que satisfaga las necesidades de su equipo y sus proyectos. Para aquellos que deseen permanecer dentro de las funciones principales de SharePoint sin usar aplicaciones externas, pueden hacerlo usando la función Listas. Pero para otros que quieren más flexibilidad y opciones, pueden usar una aplicación de terceros.