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Ya sea que esté trabajando en equipo o solo, debe cumplir con el cronograma de un proyecto. Una herramienta que puede mantenerlo encaminado es un gráfico de trabajo pendiente creado en Microsoft Excel. Estos son gráficos de líneas que comparan el tiempo estimado para completar cada tarea con el tiempo real utilizado para completar cada tarea.

En este tutorial, le mostraré cómo crear un gráfico de progreso en Excel y analizaré lo que indica cada línea con respecto a la planificación y el cumplimiento de los plazos. Descargue los archivos de demostración.

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Uso Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores de Excel.

Índice
  • ¿Qué es un gráfico de quemado?
  • Cómo preparar datos en Excel
  • Cómo crear el gráfico en Excel
  • Cómo usar un gráfico de trabajo pendiente creado en Excel
  • ¿Qué es un gráfico de quemado?

    La clave para una gestión eficaz del tiempo es mantener un ritmo constante, y ahí es donde los gráficos de trabajo pendiente pueden ayudar. Un gráfico de trabajo pendiente es un gráfico de líneas que representa visualmente las tareas restantes en comparación con el tiempo que queda por completar. Los gráficos Burndown permiten a los miembros del equipo ver el progreso y ajustar sus esfuerzos para lograr sus objetivos en el futuro.

    Quizás las expectativas iniciales no eran razonables. Cuando este es el caso, el personal puede reevaluar las prioridades y hacer los cambios necesarios antes de que las cosas se salgan de control.

    Estos gráficos pueden ayudar a su equipo a cumplir con los plazos, pero son una advertencia o un mensaje de "navegar gratis por ahora". La clave es informar con frecuencia y reasignar los recursos según sea necesario.

    Cómo preparar datos en Excel

    Un gráfico de trabajo pendiente es fácil de crear en Excel, pero configurar los datos requiere una buena comprensión de lo que representa el gráfico. Necesitará tres columnas como se muestra en Figura A. Como puede ver, los datos representan su objetivo de completar las cinco tareas en dos semanas.

    Figura A

    Un gráfico de evolución requiere tres columnas en Excel.

    La primera columna contiene las fechas. La segunda columna estima el número de días que debe tomar cada tarea. Comenzará con el número total de tareas, cinco, y terminará con una:

    • La tarea 5 debería durar dos días, pero abarca un fin de semana y un feriado.
    • La tarea 4 debería tomar un día.
    • La tarea 3 debería tomar dos días.
    • La tarea 2 debería llevar dos días, pero abarca un fin de semana.
    • La tarea 1 debería tomar dos días.

    El número de días en la segunda columna debe sumar 14, y lo hacen. El resaltado amarillo indica fines de semana y días festivos. Resaltar los días en los que no trabajará ayuda a evitar la programación accidental de esos días.

    La tercera columna es una cuenta regresiva de lo que ha logrado cada día. Completó la tarea 5 en un día en lugar de los dos que planeó. Esto significa que está un día antes de lo previsto.

    Ahora que entiendes lo que significan los datos, construyamos el gráfico.

    Cómo crear el gráfico en Excel

    Está listo para crear el gráfico basado en las tres columnas de datos que se muestran anteriormente en Figura A. Para ello, seleccione el conjunto de datos completo B2:D16 y haga lo siguiente:

    1. Haga clic en la pestaña Insertar.
    2. En el grupo Gráficos, haga clic en la opción Insertar gráfico de líneas o áreas y elija Línea con marcadores (Figura B).

    Figura B

    Elija una línea con un gráfico de marcadores.

    Figura C

    Este gráfico compara los tiempos estimados y reales.

    Como puedes ver en Figura C, la línea azul representa el número estimado de días. La línea roja representa los días reales por tarea. Las dos líneas comienzan juntas el 1 de julio y duran hasta el 4 de julio. El 5 de julio, comienza la tarea 4 un día antes de lo previsto, por lo que la línea roja cae por debajo de la línea azul.

    A medida que completa la columna Real, el gráfico se actualiza en consecuencia:

    • La línea roja está por encima de la línea azul cuando estás detrás.
    • La línea roja es estable con la línea azul cuando estás a tiempo.
    • La línea roja cae por debajo de la línea azul cuando se adelanta a lo previsto.

    Figura D muestra que la línea roja vuelve a cambiar a azul porque tomó dos días en lugar de uno para completar la tarea 2. Todavía está dentro del cronograma, pero no tiene un día de adelanto.

    Figura D

    Todavía estás a tiempo, a pesar de perder un día en la tarea 4.

    Figura E

    Terminaste a tiempo.

    Ha cumplido con los dos plazos para las cinco tareas que se enumeran en Figura Epero se retrasó un día porque pasó tres días en lugar de dos en la Tarea 2. Afortunadamente, se puso al día y completó la Tarea 1 en un día.

    Cómo usar un gráfico de trabajo pendiente creado en Excel

    Con un vistazo rápido, puede revisar el progreso, o la falta del mismo. Su objetivo será mantener la línea azul por encima de la línea roja, pero lo más probable es que baje y se encuentre con la línea roja de vez en cuando. Eso está bien, pero lo ideal es que quieras ver la línea azul sobre la roja tanto como sea posible.

    Si las líneas roja y azul se juntan demasiado, considere reasignar recursos para mantener la línea azul por encima de la línea roja. Esto permitirá retrasos imprevistos. Cuando las líneas se encuentran, siempre corre el riesgo de quedarse atrás.

    Use gráficos de evolución para realizar un seguimiento de su cronograma e intervenga si es necesario para mantener el proyecto dentro del cronograma.