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Según Microsoft, los informes de Power BI son "... una vista de múltiples perspectivas de un conjunto de datos, con imágenes que representan diferentes hallazgos e ideas de ese conjunto de datos". Es otra forma de decir que un informe de Power BI es un gráfico o una visualización de datos.

Después de crear un informe de Power BI, puede anclarlo a un tablero para que otros lo vean. Eso es lo que hace Microsoft Power BI: lo ayuda a crear informes significativos, también conocidos como gráficos, y mostrarlos a otras personas de su organización.

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En este tutorial, proporcionaré instrucciones paso a paso para crear informes simples en Power BI Desktop; también puede crear informes en el servicio Power BI en línea. Las aplicaciones móviles de Power BI no admiten el diseño de informes. Si desea realizar un seguimiento con los mismos datos, descargue el archivo de demostración .xlsx.

Índice

Cómo prepararse para Power BI

Un informe de Power BI se conecta a un solo conjunto de datos y tendrá al menos una página de informe, pero puede tener varias páginas. Para crear informes en Power BI, lo único que realmente necesita son datos. Usaré el conjunto de datos simple de Microsoft Excel que se muestra en Figura A.

Figura A

Basaremos dos informes simples de Power BI en estos datos de Excel.
Basaremos dos informes simples de Power BI en estos datos de Excel.

De cara al futuro, dispondrá objetos de informe en una página de informe. Los objetos incluyen elementos visuales y elementos.

  • Visuales son visualizaciones de datos. Hay más de 30 visualizaciones principales; también puede crear visualizaciones personalizadas.
  • Elementos Proporcione interés visual, pero no use datos. Estos elementos incluyen cuadros de texto, botones, formas e imágenes.

En las páginas del informe, agregará imágenes y elementos. Puede agregar, cambiar el nombre, volver a secuenciar, ocultar, duplicar y eliminar páginas. Para seleccionar una página, los usuarios seleccionan la página en el panel Páginas del servicio Power BI. Si usa Power BI Desktop, haga clic en la pestaña de una página.

Cómo importar datos de Excel en Power BI

Primero, inicie sesión en su cuenta de Microsoft y luego inicie Power BI. Luego necesita datos, y en Power BI puede importar datos de muchas fuentes, incluidos libros de Excel (Figura B).

Figura B

Puede importar datos de muchas fuentes a Power BI.
Puede importar datos de muchas fuentes a Power BI.

Puede crear los datos en Power BI, pero solo lo hará cuando los datos falten o estén incompletos. En la mayoría de las organizaciones, encontrará datos de origen en OneDrive o SharePoint. Importar desde un archivo de Excel guardado en OneDrive es una de las opciones más fáciles. Así que guardé mi archivo de Excel, PBIImportFromExcel_SourceFile.xlsx, en OneDrive. Los datos están en una tabla denominada TableSales.

En la página 1, que Power BI abre al iniciarse, haga clic en la opción Libro de Excel en el grupo Datos. Utilizando el cuadro de diálogo Abrir resultante, localice el archivo de Excel (Figura C), selecciónelo y haga clic en Abrir.

Figura C

Busque el origen de datos y ábralo en Power BI.
Busque el origen de datos y ábralo en Power BI.

El panel de navegación resultante le permite elegir objetos de tabla o de hoja. Al marcar TableSales se muestra una muestra de los datos (Figura D). Haga clic en Cargar para importarlo a Power BI, lo que creará una conexión de datos y la cargará en Power BI. Puede comenzar a agregar elementos visuales en función de los datos de Excel importados.

Figura D

Elija el objeto Table, TableSales.
Elija el objeto Tabla TableSales.

Cómo elegir las imágenes adecuadas en Power BI

Una vez que tenga una página de informe y datos, estará listo para agregar elementos visuales para crear un informe. Es importante seleccionar la mejor imagen para sus datos e historia. Existen muchas imágenes y seleccionar la mejor para sus datos puede ser un desafío. Estos son algunos consejos para elegir los elementos visuales ideales en Power BI.

  • Los gráficos de barra son una buena opción cuando hay muchas categorías o series.
  • Un objeto visual de fila o columna es una buena opción cuando se muestran valores a lo largo del tiempo o se muestra un flujo constante de datos. No use una imagen lineal cuando haya una brecha entre un valor y otro. También puede usar un objeto visual de columna apilada, un objeto visual de área y un objeto visual de cinta.
  • Una barra apilada es una buena opción para un objeto visual proporcional, que muestra los datos como un todo. Otros elementos visuales a tener en cuenta son un elemento visual de embudo, un mapa de árbol, un elemento visual circular y un elemento visual de dona.
  • Las imágenes de las cartas pueden ser nuevas para usted. Use estos subtítulos para llamar la atención sobre información importante.
  • Las imágenes de cuadrícula transmiten mucha información detallada.
  • Los elementos visuales de rendimiento comparan un valor con un objetivo. Elija entre imágenes de indicador, KPI, tabla y matriz.
  • Visuales geoespaciales trazan valores utilizando visuales de mapa.

Para nuestros propósitos, vamos a crear una barra y un gráfico de árbol. Una barra es efectiva cuando tiene una gran cantidad de datos, y el diagrama de árbol proporcionará información sobre el panorama general de ventas al relacionar los valores entre sí.

Cómo crear un objeto visual de barra agrupada en Power BI

Estamos listos para crear la primera visualización, un gráfico de barras agrupadas. Si ha creado gráficos en Excel u otro software, tiene ventaja porque esta tarea requiere conocimientos especializados. Si todo lo demás falla, arrastre y suelte los campos hasta que tenga éxito: Power BI es muy indulgente.

Para crear una visualización de barra utilizando nuestros datos de Excel, siga estos pasos:

  1. Haga clic en el gráfico de barras agrupadas en el panel Visualizaciones. Esto agregará un marco vacío a la página.
  2. En el panel Campos, arrastre Región al control del eje Y debajo de las visualizaciones.
  3. Arrastre Cantidad al control del eje X.

Figura E muestra la visualización resultante después de cambiar el tamaño. Esta visualización muestra las cifras de ventas de cada región. Las fechas, aunque importadas, son irrelevantes. Puede revisar las opciones de formato, pero para mantener las cosas simples, esta es bastante buena tal como está. Pasemos al diagrama de árbol visual.

Figura E

Arrastre los campos a sus controles apropiados para crear esta visualización.
En Power BI, arrastre los campos a sus controles correspondientes para crear esta visualización.

Cómo crear un mapa de árbol visual en Power BI

Un diagrama de árbol visual compara los valores como un todo. Usaremos esta visualización muy efectiva para comparar las ventas mensuales.

Para basar un diagrama de árbol visual en nuestros datos, siga estos pasos.

  1. Haga clic en la visualización Treemap, que es la última opción en la tercera fila de visualizaciones.
  2. Arrastre Fecha al control Categoría. Power BI mostrará diferentes componentes de fecha; quite todos menos el mes.
  3. Arrastre Cantidad al control Valores.

Figura F muestra el objeto visual Treemap junto al objeto visual de barra agrupada. Tal como está, el diagrama de árbol compara las ventas mensuales en su conjunto, y es fácil discernir que enero y marzo fueron buenos meses.

Figura F

Agregue un objeto visual Treemap en Power BI.
Agregue un objeto visual de mapa de árbol en Power BI.

Esta vez permitiremos a los usuarios filtrar la visualización por regiones. Para hacer esto, arrastre Región al primer filtro, el control Esta página. Ahora Power BI muestra las regiones como un conjunto filtrado. Haga clic en la opción Seleccionar todo (figura g) por lo que inicialmente la visualización representará todas las regiones.

figura g

En Power BI, inicialmente haga clic en Seleccionar todo en el conjunto de filtros.
En Power BI, inicialmente haga clic en Seleccionar todo en el conjunto de filtros.

Publique las visualizaciones para que las vean los usuarios.

Cómo usar un informe en Power BI

En este punto, tiene dos visualizaciones en una página de informe. Antes de que los usuarios puedan ver el informe, debe publicarlo. Para hacer esto, haga clic en Publicar en el grupo Compartir. Haga clic en Guardar si se le solicita. Utilice el cuadro de diálogo Guardar como para elegir dónde guardar el archivo .pbix. Asigne un nombre al archivo y haga clic en Guardar. Ingrese la dirección de correo electrónico de su organización y haga clic en Continuar. Esto lo iniciará en su cuenta si no lo ha hecho antes. Finalmente, elija un destino, que por ahora es Mi espacio de trabajo.

Power BI muestra el vínculo al informe publicado (H-figura) — haga clic en él para ver el informe que se muestra en me imagino. Use el panel Filtros a la derecha para filtrar la visualización del mapa de árbol por región(es).

H-figura

En Power BI, haga clic en el vínculo para ver el informe publicado.
En Power BI, haga clic en el vínculo para ver el informe publicado.

me imagino

Los consumidores ven este informe de Power BI.
Los usuarios ven este informe de Power BI.

Informes de Power BI simples y complejos

Este sencillo informe de Power BI es solo el comienzo. Sus requisitos comerciales determinarán si sus informes de Power BI son simples o complejos.