Imagen: Alistair Berg/Getty Images

A veces, necesita compartir un documento en una llamada de Zoom. Pero no se almacena en su computadora o dispositivo móvil; se almacena en la nube. ¿Cómo puede acceder a él y compartirlo directamente sin tener que descargarlo primero en su dispositivo? Entre las opciones para compartir de Zoom hay una que le permite acceder a su almacenamiento basado en la nube. Puede compartir archivos desde Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive y Box.

VER: Zoom 101: una guía para principiantes y profesionales de negocios (Premium de TechRepublic)

Cuando desee compartir un documento durante su reunión de Zoom, haga clic en el icono Compartir pantalla. En la pantalla para seleccionar una ventana o aplicación que desee compartir, haga clic en el encabezado Archivos. Ahora puede elegir entre cuatro servicios en la nube diferentes (Figura A). Vamos a cubrir cada uno.

Figura A

Índice
  • buzón
  • Microsoft una unidad
  • Google Drive
  • Caja
  • buzón

    Haga clic en el ícono de Dropbox, luego haga clic en el botón Compartir. Inicie sesión en su cuenta de Dropbox cuando se le solicite. En Dropbox, navegue hasta la carpeta que contiene el archivo que desea compartir. Marque la casilla de este archivo, luego haga clic en el botón Elegir en la esquina inferior derecha (Figura B).

    Figura B

    El documento aparece en la pantalla para compartir de su reunión, lo que le brinda algunas opciones para verlo y resaltarlo. Las flechas hacia arriba y hacia abajo que rodean el número de página le permiten moverse hacia arriba y hacia abajo en cada página del documento. Para un documento largo de varias páginas, haga clic en el botón Mostrar barra lateral y podrá cambiar de página más fácilmente (Figura C).

    Figura C

    Haga clic en los iconos menos o más para alejar o acercar, respectivamente. Haga clic en la flecha doble para mostrar el documento en pantalla completa. Haga clic en el icono de impresión para mostrar el documento en una ventana separada donde puede imprimirlo.

    Para llamar la atención sobre un área específica, mueva el cursor al comienzo de esa área hasta que se convierta en un icono de cruz. Mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y arrastre sobre esta área para crear un cuadro resaltado. Puede cambiar el tamaño del cuadro arrastrando una de sus esquinas. Después de resaltar un área de esta manera, puede agregar un comentario. Para hacer esto, ingrese su comentario en el campo superior derecho que dice: "Ingrese sus pensamientos". Al seleccionar el área resaltada, se muestra su comentario (Figura D).

    Figura D

    También puede anotar el documento utilizando las propias herramientas de Zoom. Mueva el cursor del mouse a la parte superior de la pantalla para mostrar la barra de herramientas Zoom. Haga clic en el botón Anotar. Ahora puede agregar texto, dibujar líneas y formas, resaltar áreas específicas, agregar sellos y formatear texto con diferentes colores (Figura E).

    Figura E

    Luego puede ocultar la barra lateral derecha haciendo clic en el icono para cerrar la barra lateral. Cuando haya terminado de compartir este documento, cierre la ventana del navegador o haga clic en el icono en la parte superior de la pantalla Zoom para dejar de compartir (Figura F).

    Figura F

    Microsoft una unidad

    Desde la pantalla de uso compartido de Zoom, haga clic en el ícono de Microsoft OneDrive, luego haga clic en el botón Compartir. Inicie sesión en OneDrive. La primera vez que haga esto, deberá autorizar a OneDrive para acceder a su cuenta de Zoom. Haga clic en el botón Permitir. Inicie sesión en su cuenta de OneDrive. Luego haga clic en Sí para permitir que ZoomOneDrive acceda a su información.

    En la pantalla de OneDrive, navegue hasta el archivo que desea compartir y selecciónelo. Si usa OneDrive Business dentro de una organización, puede dejar marcada la casilla en la parte inferior para "Cualquier persona en su organización (solo disponible para cuentas profesionales o educativas de Microsoft)". Si usa OneDrive Personal o desea poder compartir el archivo con cualquier persona, marque la casilla "Cualquiera con el enlace". Haga clic en el botón Compartir pantalla (figura g).

    figura g

    El documento aparece en Zoom. Mueva el mouse a la parte superior de la pantalla para mostrar la barra de herramientas. Haga clic en el botón Anotar para anotar su documento (H-figura). Haga clic en el botón Dejar de compartir cuando haya terminado de compartir el documento.

    H-figura

    Google Drive

    Desde la pantalla para compartir de Zoom, haga clic en el ícono de Google Drive, luego haga clic en el botón Compartir. La primera vez que haga esto, deberá dar acceso a Google Drive a su cuenta de Zoom. Haga clic en Permitir. Inicie sesión en su cuenta de Google. En la pantalla de Google Drive, seleccione el documento que desea compartir. Si está compartiendo el documento dentro de su organización, deje marcada la casilla en la parte inferior para "Todos en su organización". De lo contrario, marque la casilla "Cualquiera con el enlace". Haga clic en el botón Compartir pantalla (me imagino).

    me imagino

    Mueva el cursor hacia arriba y haga clic en el botón Anotar para anotar su documento. Haga clic en el botón Dejar de compartir cuando haya terminado de compartir (Figura J).

    Figura J

    Caja

    De vuelta en la pantalla de uso compartido de Zoom, haga clic en el ícono de cuadro, luego haga clic en el botón Compartir. Permita el acceso necesario. En la pantalla Caja, seleccione el documento para compartir. Para compartir el archivo con personas de su organización, deje marcada la casilla "Todos en su organización". De lo contrario, cambia la selección a "Cualquiera con el enlace". Haga clic en el botón Compartir pantalla (Figura K).

    Figura K

    Mueva el cursor hacia arriba y haga clic en el botón Anotar para anotar su documento. Haga clic en el botón Dejar de compartir cuando haya terminado de compartir (L-dígito).

    L-dígito