Imagen: Renan/Adobe Stock

El artículo Cómo concatenar valores en una sola columna de Excel en una sola fila le muestra cómo combinar datos de columnas en una sola celda de Excel. Es una técnica extraña, pero los usos de datos a menudo requieren una estructura diferente a la que estamos acostumbrados a usar en Microsoft Excel.

Afortunadamente, no es difícil transponer valores de columna en una sola celda siempre que no desee agrupar los resultados. En esta situación, puede usar Microsoft Excel Power Query. En este tutorial, le mostraré cómo usar Microsoft Excel Power Query para combinar valores en una sola celda, dentro de grupos.

VER: Comandos de Windows, Linux y Mac que todos deberían conocer (PDF gratuito) (TechRepublic)

Estoy usando Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits. Power Query está disponible como parte de la interfaz a través de Excel 2016. Excel para la web no es compatible con Power Query, pero puede ejecutar consultas existentes en un libro de Excel.

Índice

Cómo cargar datos de Excel en Power Query

Al usar Power Query de Microsoft Excel, el primer paso es cargar los datos de Excel en Power Query. Si no está trabajando con un objeto de tabla, Power Query le pedirá que convierta el rango de datos en una tabla porque Power Query solo funciona con objetos de tabla de Excel.

Los datos de muestra están en una tabla denominada TableSales. No es necesario que nombre la matriz, pero un nombre descriptivo facilita el trabajo con una matriz, especialmente cuando hay más de una.

Comencemos agregando los datos de TableSales a Power Query:

  1. Haga clic en cualquier parte de la tabla.
  2. Haga clic en la pestaña Datos.
  3. En el grupo de datos Obtener y transformar, haga clic en Desde tabla/rango.

Eso es todo lo que podemos decir al respecto. Figura A muestra datos en Power Query.

Figura A

Transfiera la tabla de Excel a Power Query.

Cómo agregar una nueva columna en Power Query

Nuestro objetivo es combinar las ventas de camisetas por cliente en una sola celda para cada cliente. Esto implica la agrupación por clientes. Por ejemplo, para el Cliente 1, queremos una fila con una columna que combine las ventas de la siguiente manera: Mediano: 50, X Grande: 20, Pequeño 15. Para hacer esto, necesitamos agregar una nueva columna para los valores combinados como sigue:

  1. Mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en las columnas Tamaño y Cantidad para seleccionar ambas.
  2. Haga clic en Transformar en el grupo Tabla, luego en Combinar columnas en el grupo Columna de texto.
  3. En el cuadro de diálogo resultante, elija Personalizado en la lista desplegable Separador. Usaremos personalizado porque queremos usar dos puntos y un espacio como separador y esta opción no existe en el menú desplegable.
  4. En el siguiente control, ingrese el carácter que desea separar del tamaño y la cantidad. Ingresé dos puntos y un espacio. No puedes ver el espacio, está ahí.
  5. Ingrese un nombre significativo, SizeQuantity, para la nueva columna (Figura B).
  6. Haga clic en Aceptar para ver los resultados que se muestran en Figura C.

Figura B

Agregue una nueva columna para valores combinados de tamaño y cantidad.

Figura C

Power Query combina valores de tamaño y cantidad para cada registro.

Como puede ver, esta tarea combinó el tamaño y el valor de la columna para cada registro. Ahora queremos combinar estos valores en una fila para cada cliente. Implica agrupamiento.

Cómo agrupar en Power Query

Ahora mismo tenemos los valores de tamaño y cantidad combinados en una sola celda para cada registro. El siguiente paso es agrupar los datos en Power Query por valores de comprador (cliente), de la siguiente manera:

  1. Seleccione el encabezado de la columna Comprador para seleccionarlo.
  2. Haga clic en Agrupar por en el grupo Tabla. En el cuadro de diálogo resultante, Básico es el predeterminado porque la selección contiene solo una columna.
  3. Identifique la columna ingresando SizeQuantity1 en el campo New Column Name.
  4. En la lista desplegable Operación, elija Suma. Esto generará un error, pero modificaremos la fórmula directamente para corregirlo.
  5. Elija SizeQuantity de la lista desplegable Columna (Figura D).
  6. Haga clic en Aceptar.

Figura D

Configure una nueva columna para combinar los valores de tamaño y calidad de cada cliente en una celda.

Figura E

El operador Sum devuelve un error.

Como puedes ver en Figura E, la tarea agrupó a los clientes, pero el operador Sum devuelve un error. Para corregir este error, necesitamos modificar la fórmula. Específicamente, necesitamos reemplazar List.Sum con Text.Combine, que requiere un argumento separador.

Para agregar este carácter, coloque el cursor después del corchete de cierre después de SizeQuantity1 y antes del paréntesis de cierre e ingrese lo siguiente como se muestra en Figura F: , "; ".

Figura F

Modifique la fórmula para combinar valores de texto para cada valor SizeQuantity1.

Después de reestructurar los datos, puede devolverlos a una hoja de Excel.

Cómo cargar datos de Power Query en Microsoft Excel

Power Query reestructuró los datos según fuera necesario. Tiene un registro para cada cliente y una celda que contiene todos los datos de tamaño y cantidad para el cliente correspondiente. En este punto, puede volver a cargarlo en Microsoft Excel de la siguiente manera:

  1. En Power Query, haga clic en la pestaña Inicio.
  2. En el grupo Cerrar, haga clic en Cerrar y cargar.

figura g

Devolver los datos a Excel.

Como puedes ver en figura g, Power Query guarda la tabla en una nueva hoja de Excel. En este punto, puede utilizar los datos o transmitirlos.

El uso de Power Query para reestructurar datos de Microsoft Excel no requiere expresiones ni funciones. Agrega una columna para los valores combinados, luego agrupa si desea combinar esos valores en un solo registro.