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Microsoft Power Query apareció por primera vez en Excel 2016, aunque las versiones anteriores pueden acceder a Power Query mediante un complemento. Esta herramienta le permite importar, limpiar y editar datos de fuentes externas, luego usarlos en Excel o prepararlos para Power BI. Es una gran herramienta para tener en su caja de herramientas. En este artículo, le mostraré cómo combinar tres rangos de datos de Excel en Power Query. También agregaremos y completaremos una nueva columna para facilitar el filtrado y el análisis más adelante.

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Estoy usando Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits. Power Query está disponible como parte de la interfaz a través de Excel 2016. Excel para la web no es compatible con Power Query, pero puede ejecutar consultas existentes en un libro de Excel. Puede descargar un archivo de demostración.

Índice
  • datos de Excel
  • Cómo cargar datos de Excel
  • Cómo agregar tablas en Excel
  • datos de Excel

    Muchos usuarios almacenan tipos de datos relacionados en hojas separadas, divididos por algún tipo de entidad que tenga sentido para los datos. Por ejemplo, puede mantener hojas de ventas mensuales o hojas de crédito y débito mensuales. O puede realizar un seguimiento de las ventas y las comisiones por hojas de personal, una hoja para cada persona.

    Este tipo de configuración funciona bien hasta que alguien quiere ver el panorama general: una revisión de todas las cifras de ventas mensuales con detalles o todas las ventas y comisiones de todos los empleados. Si está utilizando SEO 3D, es posible que tenga una hoja en algún lugar que combine todos los datos, pero esa hoja no mostrará detalles, solo subtotales y totales. Además, esta disposición requiere que las láminas tengan la misma estructura. Este no siempre será el caso.

    Figura A muestra una hoja simple de ventas y comisiones por personal del mes de enero. Hay dos hojas más para febrero y marzo. Aquí es donde entra Power Query. Usaremos esto para combinar rápidamente las ventas y las comisiones de enero, febrero y marzo.

    Figura A

    Hay tres hojas de ventas y comisiones para el año hasta ahora.
    Hay tres hojas de ventas y comisiones para el año hasta ahora.

    Cómo cargar datos de Excel

    El primer paso es cargar los tres conjuntos de datos en Power Query. Si no está trabajando con objetos de tabla, Power Query le pedirá que convierta el rango de datos en una tabla. Power Query solo funciona con objetos de tabla de Excel. De hecho, los nombres de las tablas son enero, febrero y marzo, según corresponda. Verá estos nombres más adelante en Power Query.

    Comencemos cargando los datos de enero:

    1. Haga clic en cualquier parte de la tabla de hojas de enero.
    2. Haga clic en la pestaña Datos.
    3. En el grupo de datos Obtener y transformar, haga clic en Desde tabla/rango.

    Eso es todo lo que podemos decir al respecto. Figura B muestra datos en Power Query.

    Figura B

    Power Query carga datos de la fuente seleccionada.
    Power Query carga datos de la fuente seleccionada.

    En este punto, podría considerar agregar el mes a la tabla de Power Query. En Excel, el mes se identifica por cada pestaña. Sin embargo, este nombre de pestaña no va con los datos. Si la persona que solicita los datos combinados desea un análisis por mes, deberá agregarlo. Entonces, hagamos esto a continuación:

    1. En Power Query, haga clic en Agregar columna.
    2. En la columna General, haga clic en Columna personalizada.
    3. En el cuadro de diálogo resultante, ingrese un nombre significativo. Usaremos este nombre nuevamente cuando carguemos los otros dos rangos de datos en Power Query. En la fórmula de la columna personalizada, ingrese "Enero" (Figura C). Debe ingresar comillas dobles (" ") para designar la entrada como una cadena.

    Figura C

    Cree la nueva columna para el mes de enero.
    Cree la nueva columna para el mes de enero.
    1. Haga clic en Aceptar para ver la nueva columna (Figura D).

    Figura D

    Power Query agrega la nueva columna.
    Power Query agrega la nueva columna.

    Agregaremos el mes a cada conjunto de datos que agreguemos. Al agregar el campo Mes a cada tabla nueva, asegúrese de ingresar exactamente el mismo nombre; esta función distingue entre mayúsculas y minúsculas. Si ingresa "MES", la segunda vez, terminará con dos columnas nuevas, no una.

    Salga de Power Query y guarde su nueva tabla cuando se le solicite. Debe hacer esto entre la carga de datos para cada mes. Power Query cargará la tabla de Power Query en una hoja nueva. No te preocupes por ahora.

    Ahora repita el primer conjunto de instrucciones anteriores para cargar los datos en la hoja de febrero. Luego repita el segundo conjunto de instrucciones para agregar la columna Mes y llénela con febrero. Repita todo esto nuevamente, con datos de la hoja de marzo, agregue la columna Mes y rellénela con marzo.

    Con tres tablas en Power Query, está listo para agregarlas en una sola.

    Cómo agregar tablas en Excel

    ¿Recuerdas cuando mencioné que los nombres de las tablas de Excel eran enero, febrero y marzo? Los nombres de las hojas también son enero, febrero y marzo.

    En este punto, los tres meses están en Power Query como tablas y cada tabla ahora tiene una columna adicional: el campo Mes identifica cada mes. Estas nuevas tablas de Power Query también están en Excel y se nombran en consecuencia: enero (2), febrero (2) y marzo (2). Ahora estamos listos para agregar las tres tablas de Power Query en Excel, no necesita volver a Power Query.

    Para agregar las tres tablas, haga clic en la tabla de Power Query (2 de enero) y haga lo siguiente:

    1. En la lista Consultas de la derecha, haga clic con el botón derecho en la consulta de enero. En este punto, Power Query los llama consultas.
    2. En la lista resultante, haga clic en Agregar (Figura E).

    Figura E

    Elija Agregar.
    Elija Agregar.
    1. En el cuadro de diálogo Agregar, haga clic en la opción Tres o más tablas.
    2. Haga clic en la segunda tabla, febrero, en la lista Tablas disponibles (la primera tabla, enero, ya forma parte de la consulta) y haga clic en Agregar.
    3. Haga clic en la tercera y última tabla en la lista Tablas disponibles y haga clic en Agregar (Figura F).

    Figura F

    Une las tres mesas en una.
    Une las tres mesas en una.
    1. Con las tres tablas en la lista Tablas para agregar, haga clic en Aceptar.

    Como puedes ver en Figura F (al menos parcialmente), los tres conjuntos de datos, enero, febrero y marzo, ahora forman parte de la misma tabla (consulta) y cada registro lo identifica por mes. En el panel izquierdo, el nombre de esta consulta es Anexo 1. En este punto, puede hacer clic en Cerrar y cargar en el grupo Cerrar para guardar la nueva tabla en Excel. Power Query nombrará la nueva hoja Apéndice 1, que puede modificar. Pero ahora tiene tres meses de registros para ordenar, filtrar y analizar como mejor le parezca, y solo le llevó unos minutos combinar todos esos datos. Nuestras tablas de Excel eran simples, pero puede ver el beneficio cuando se trata de una gran cantidad de datos.