Cómo cifrar correos electrónicos en Outlook y Office 365

Cuando necesite enviar correos electrónicos con información confidencial en Outlook, es posible que desee cifrarlo. Los correos electrónicos cifrados enviados desde Outlook u Office 365 solo pueden ser leídos por el destinatario que tiene la clave privada, lo que evita que otros lean el contenido del correo. También puede proteger su correo electrónico para que no sea reenviado.

Si tiene Office 365, enviar correo cifrado es realmente fácil. Puede hacerlo sin instalar ningún certificado tanto de Outlook como de Outlook Online a cualquier destinatario (Gmail, iCloud, Outlook).

Otras opciones para proteger su correo electrónico en Outlook son usar certificados o un complemento de terceros para Outlook.

En este artículo, vamos a echar un vistazo a las diferentes opciones, cómo usarlas y cuáles son los pros y los contras de cada una de ellas.

Índice

Opciones de cifrado de correo electrónico

Como se mencionó al principio, hay tres formas de asegurar básicamente su correo electrónico desde Outlook. Cada uno de ellos tiene sus propias ventajas, pero algunos son más difíciles de configurar. Tenemos las siguientes opciones cuando se trata de encriptación de correo electrónico:

  • Cifrado de mensajes de Office 365 – Parte de Office 365. Fácil de usar, no requiere instalar certificados. Puede enviar correos electrónicos a cualquier cliente de correo electrónico. Sin embargo, requiere un par de manipulaciones para abrir el correo electrónico cuando no se usa Outlook.
  • Cifrado basado en certificados – Tanto el remitente como el destinatario deben tener certificados públicos para cifrar y descifrar el correo electrónico. Más difícil de instalar, pero al final más fácil de usar si envía muchos correos electrónicos cifrados.
  • Complementos de Outlook: Si no tiene Office 365, puede enviar fácilmente correos electrónicos cifrados con un complemento de terceros.

Correo electrónico cifrado de Office 365

El cifrado de mensajes de Microsoft Office 365 (OME) le permite enviar fácilmente correos electrónicos cifrados a su destinatario. La ventaja de OME es que usted y el destinatario no necesitan instalar ningún certificado para cifrar o abrir el correo electrónico.

Cuando envía un correo electrónico con Office 365 Message Encryption, el destinatario recibe un correo electrónico con solo el asunto. Según el cliente de correo de los destinatarios, pueden simplemente abrir el correo electrónico (la verificación se realiza en segundo plano) o el destinatario puede leer el correo electrónico y los archivos adjuntos en un entorno en línea después de un paso de verificación adicional.

Deberá enviar el correo electrónico desde Outlook o Outlook Online, pero el destinatario no necesita tener una suscripción a Outlook o Office 365. Los correos electrónicos cifrados se pueden abrir con cualquier cliente de correo electrónico.

Para usar el Cifrado de mensajes de Office 365, deberá tener uno de los siguientes planes de Microsoft 365:

  • Microsoft 365 Personal o Familiar
  • Office 365 Empresa E3 o E5
  • Microsoft 365 Empresa E3 o E5
  • Microsoft 365 Empresa Premium
  • Office 365 A1, A3 o A5

Cómo enviar correo electrónico cifrado Outlook

Para enviar un correo electrónico encriptado desde Outlook, no necesita configurar nada. Simplemente puede redactar un nuevo correo electrónico y cifrarlo:

  1. Redactar un nuevo correo electrónico

    Abra Outlook y redacte un nuevo correo electrónico. Simplemente agregue el destinatario, el asunto y el cuerpo. También puede agregar archivos adjuntos al correo electrónico, como lo hace normalmente:


    enviar Outlook de correo electrónico encriptado

  2. Cifrar correo electrónico

    El siguiente paso es cifrar el correo electrónico:
    - Seleccione Opciones
    - Haga clic en cifrar

    También puede seleccionar otras opciones en encriptar que explicaré más adelante.
    Es posible mover el botón Cifrar a la primera pestaña "Mensaje". Esto le ahorrará un clic adicional para cifrar los correos electrónicos.


    Outlook de correo electrónico seguro

  3. enviar el correo electrónico

    Una vez que haya aplicado el cifrado, verá una pequeña nota sobre los campos de dirección que indica que el correo electrónico está cifrado.

    Haga clic en Enviar para enviar el correo electrónico a los destinatarios.
    enviar correo electrónico seguro de Outlook

  4. Abrir el correo electrónico cifrado en Outlook

    Si el destinatario utiliza Outlook, recibirá el correo electrónico seguro con el asunto original y un icono de candado.

    Outlook verificará al destinatario en segundo plano después de hacer doble clic en el correo electrónico. Luego se abrirá como un correo electrónico normal.


    Abrir correo electrónico seguro en Outlook

Abrir un correo electrónico seguro en otros clientes de correo

El destinatario no necesita tener Outlook u Office 365 para abrir el correo electrónico cifrado. Cuando envía un correo electrónico seguro a Gmail, por ejemplo, el destinatario solo verá el asunto y un botón para leer el mensaje.


enviar perspectiva segura

Cuando haces clic en Rlee el mensaje se le enviará a Outlook Online donde deberá verificar su cuenta. Dependiendo del cliente, esto se puede hacer con un Código de acceso de un solo uso que se enviará al destinatario previsto o firmando con el proveedor de identidad de su cliente de correo (Gmail, ID de Yahoo, cuenta personal de Microsoft)

Después de la verificación, puede leer el correo electrónico y el archivo adjunto en el entorno de Outlook Online. El destinatario puede responder o reenviar (cuando esté permitido) el correo electrónico manteniendo el cifrado en su lugar.


cifrado de mensajes de office 365

Enviar correo electrónico cifrado desde Office 365

Los correos electrónicos seguros de Office 365 se pueden enviar mediante Outlook Online. El principio y la técnica son los mismos que con Outlook, solo que el menú se ve un poco diferente.

  1. componer un Nuevo correo electrónico en Outlook en línea
  2. Seleccione cifrar en la barra de herramientas
  3. Hacer clic Cambiar permisos si también desea evitar el reenvío del correo electrónico
  4. Hacer clic Enviar cuando termine.

Office 365 enviar correo electrónico encriptado

Si no ve el botón de cifrar, haga clic en los 3 puntos. También puede agregar el botón de encriptar a la barra de herramientas inferior:

  1. Selecciona el icono de engranaje y elige Todas las configuraciones de Outlook
  2. Seleccione Correo
  3. Elegir Personalizar acciones
  4. Habilitar cifrar.

Agregar botón de cifrado a Outlook Online

Impedir el reenvío de correos electrónicos en Outlook

No solo puede cifrar correos electrónicos en Outlook, sino también evitar que se reenvíen. De esta manera, puede asegurarse de que el correo electrónico será leído por la persona a la que debe enviarlo.

Cuando aplica el cifrado en un mensaje nuevo en Outlook, obtiene un par de opciones:

  • cifrar
  • No re-enviar
  • Confidencial
  • Altamente confidencial

Al seleccionar No re-enviar el correo electrónico se cifrará y no se podrá reenviar, imprimir y no podrá copiar el contenido. De esta manera, puede estar seguro de que solo el destinatario previsto puede leer el contenido del correo electrónico.

Mueva el botón Cifrar en Outlook

Un pequeño consejo que facilitará un poco el cifrado de mensajes en Outlook es mover el botón de cifrado de la pestaña Opciones a la pestaña Mensaje. De esta manera, cuando esté escribiendo un nuevo correo electrónico, puede cifrarlo con un solo clic.


  • Abre un nuevo correo
  • Botón derecho del ratón en la barra de herramientas
  • Elegir Personaliza la cinta
  • Ampliar opciones en la columna de la derecha
  • Seleccione cifrar
  • Utilizar el flecha arriba para moverlo a Nuevo mensaje de correo

Personalizar cinta en Outlook

Eliminar el cifrado de enviar correos electrónicos

En Outlook, es posible eliminar el cifrado del correo electrónico después de haberlo enviado. Una vez que haya eliminado el cifrado, el destinatario puede leer el correo electrónico sin verificación.

  • Ir a tu enviar items en perspectiva
  • Abre el correo encriptado que has enviado
  • Seleccione Expediente y seleccione Acceso no restingido en Cifrar.

Outlook de correo electrónico seguro

Marca de cifrado de mensajes de Office 365

Con la ayuda de PowerShell, puede aplicar una marca personalizada a los mensajes de OME. La marca personalizada ayuda a su destinatario a regonizar sus correos electrónicos y los hace más confiables.

Podemos personalizar los siguientes elementos tanto en el correo electrónico como en el portal en línea:


marca de cifrado de mensajes de office 365
  1. Agregar un logotipo
  2. Color de fondo y botón
  3. Texto de introducción
  4. Botón de texto
  5. Texto de descripción
  6. Descargo de responsabilidad

Para personalizar la plantilla, deberá tener instalado el módulo Exchange Online para PowerShell. Además, necesitamos saber el nombre de la plantilla actual que se está utilizando. Lo más probable es que sea "Configuración OME"

Primero vamos a comprobar la configuración actual:

# Connect to Exchange Online
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]

# Get the current configuation
Get-OMEConfiguration | fl

Agregar un logotipo y un color de fondo

Puede agregar el logotipo de su empresa al mensaje y al portal de OME. El tamaño óptimo del logotipo es de 170×70 píxeles, menos de 40 KB y los formatos admitidos son png, jpg, BMP y tiff. La transparencia es compatible con png.

La Identidad es el nombre de la plantilla predeterminada que acabamos de buscar. Puede cargar la imagen con Get-Content desde cualquier ubicación en su computadora.

# Set your own logo
Set-OMEConfiguration -Identity "OME Configuration" -Image (Get-Content "C:tempLogo-LazyAdmin.png" -Encoding byte)

Para cambiar el color de fondo, puede utilizar cualquier color RGB en formato hexadecimal. El botón tendrá el mismo color que el fondo.

# Change the background color
Set-OMEConfiguration -Identity "OME Configuration" -BackgroundColor "#343e47"

Cambiar los elementos de texto

Hay un par de elementos de texto que puede cambiar. De forma predeterminada, verá el nombre del remitente (y la dirección de correo electrónico) seguido de la línea "le ha enviado un mensaje protegido". Puede cambiar esto con el siguiente cmdlet:

# Change introduction line
Set-OMEConfiguration -Identity "OME Configuration" -IntroductionText "has send you an encrypted message"

El texto del botón se puede cambiar de la siguiente manera, pero no haga que el texto sea demasiado largo, ya que estropeará el diseño del botón.

# Change read message button
Set-OMEConfiguration -Identity "OME Configuration" -ReadButtonText "Open Message"

Y el texto debajo del botón

# Text below the button
Set-OMEConfiguration -Identity "OME Configuration" -EmailText "This Encrypted message was sent to you by LazyAdmin"

También puede agregar su propio descargo de responsabilidad y enlace de privacidad al mensaje:

# Privacy Statement URL
Set-OMEConfiguration -Identity "OME Configuration" -PrivacyStatementUrl "https://lazyadmin.nl"

# Disclaimer
Set-OMEConfiguration -Identity "OME Configuration" -DisclaimerText "This encrypted message is confidential for the use of the addressee only. Do not decrypted if you are not the addressee"

También podemos agregar la línea de texto al portal, donde el destinatario puede leer el correo. Puede agregar instrucciones aquí, por ejemplo.

Set-OMEConfiguration -Identity "OME Configuration" -PortalText "This highly secure email is brought to you by LazyAdmin"

Cambiar las opciones de verificación

De forma predeterminada, el destinatario puede autenticarse con un código de acceso único o un proveedor de identidad como Microsoft, Google o Yahoo. Es posible deshabilitar esto, pero tenga en cuenta que deberá usar una de las dos opciones. No puedes deshabilitarlos a ambos.

# Disable identity providers
Set-OMEConfiguration -Identity "OME Configuration" -SocialIdSignIn $false

# Disable One-time password
Set-OMEConfiguration -Identity "OME Configuration" -OTPEnabled $false

aplicar una marca personalizada a los mensajes de ome

Cifrado de correo usando Certificados

Los correos electrónicos que envíe también se pueden cifrar con certificados. La ventaja de los certificados es que puedes abrir el correo normalmente. Pero hay una gran desventaja de usar certificados, su destinatario también necesita tener su propio certificado.

La configuración inicial es bastante difícil, ambas partes deben comprar un certificado en línea, que cuesta entre $ 30 y $ 250 por año, según sus requisitos. Deberá agregar el certificado a su Outlook y primero enviarse un correo electrónico firmado.

Con el correo electrónico firmado recibes automáticamente la clave pública del otro. Esto le permite cifrar el correo con la clave pública del destinatario, que luego solo se puede descifrar en una computadora que tenga instalado el certificado correspondiente.

Si desea leer el correo electrónico encriptado en su teléfono, primero debe instalar el certificado en su teléfono también. Lo mismo ocurre con Outlook en línea.

Los certificados son realmente seguros una vez instalados correctamente, pero no son realmente fáciles de usar. El certificado básicamente le permite recibir correo cifrado porque su destinatario necesita tener un certificado antes de poder enviar un correo electrónico cifrado.

Este proceso solo se recomienda cuando su negocio realmente lo requiere.

Uso de complementos de terceros para enviar correos electrónicos seguros

Si no tiene una suscripción a Office 365, también puede usar un complemento de terceros para Outlook. Estos complementos funcionan prácticamente según el mismo principio que el servicio de cifrado de mensajes de Office 365, con la única diferencia de que el correo siempre se envía a su buzón en línea.

Encyro ofrece un complemento que puede usar de forma gratuita para enviar mensajes encriptados a cualquier dirección de correo electrónico. Puede usar el portal en línea o el complemento de Outlook para redactar y enviar correo seguro.

La instalación es bastante sencilla y solo el remitente debe tener la cuenta de Encyro para comenzar a enviar correos electrónicos cifrados. El destinatario recibe, al igual que con OME, un enlace al mensaje seguro.

Solo quién está abriendo el enlace no se verifica de forma predeterminada, por lo que cualquier persona que tenga acceso al enlace puede abrir el correo cifrado. Sin embargo, el enlace en sí solo es válido por un par de días, lo que lo hace un poco más seguro.

La ventaja de este método es que el destinatario no necesita realizar varios pasos para abrir el correo cifrado. También puede solicitar que el destinatario también cree una cuenta gratuita de Encyro, obligándolo a iniciar sesión antes de abrir el correo.

Terminando

Hay varias formas de cifrar el correo electrónico en Outlook. La más conveniente es usar el cifrado de mensajes de Office 365 si eso es parte de sus licencias. Los complementos pueden ser útiles, pero si tiene Office 365, podría ser más fácil y económico actualizar su plan de licencia.

El uso de certificados para cifrar el correo electrónico solo es útil si envía muchos correos electrónicos seguros a un grupo seleccionado de destinatarios. Tenga en cuenta que todas las partes deben tener su propio certificado.


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