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La función de indexación de Microsoft Word es fácil de implementar. Al crear un índice simple, marca los términos y eso es todo. Por lo general, es suficiente marcar las entradas y generar un índice de las entradas principales, o un nivel. De vez en cuando necesitarás una mano. y subentradas Tratar de determinar si un término es una entrada principal o una subentrada puede ser un poco complicado.

En este artículo, le mostraré cómo alternar entre los dos niveles cuando el marcado de origen no funciona como se esperaba. Si no sabe cómo crear un índice en Word, puede leer el tutorial Cómo agregar un índice a un documento de Word usando campos de índice.

VER: Cómo agregar hipervínculos a un documento de Word (República Tecnológica)

Uso Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores. Puede trabajar con sus propios datos o descargar el archivo .docx de demostración. La edición en el navegador mostrará un índice existente, pero no puede marcar entradas ni generar un índice en el navegador.

Este artículo fue motivado por una pregunta de Tom Sampson.

Índice
  • La diferencia entre entradas principales y subentradas
  • Cómo marcar entradas de índice
  • Cómo generar el índice
  • Cómo cambiar de posición
  • La diferencia entre entradas principales y subentradas

    Importante las entradas son los términos de primer nivel. A subentrada es una palabra o frase relacionada con la entrada principal. También pueden existir como entradas principales, pero también es importante reconocer su relación con otra entrada principal. Por ejemplo, podrías considerar a tu abuela como la matriarca de tu familia. Tus padres, tías, tíos y primos se reportan a la entrada principal de tu abuela. La relación entre una entrada y una subentrada es similar.

    VER: Cómo agregar una lista desplegable a una celda de Excel (República Tecnológica)

    Para la mayoría de nosotros, esta relación funciona bien; sin embargo, a veces parece contrario a lo que estamos tratando de hacer. Tomemos un ejemplo divertido: los yates y sus nombres. Suponga que la palabra yate existe en su texto junto con los nombres de varios yates. En el índice, desea que la palabra yate sea la entrada principal y los nombres de los yates sean las subentradas. Parece bastante simple hasta que intenta implementar esta expectativa. Antes de poder generar un índice, debe marcar las entradas.

    Cómo marcar entradas de índice

    Usaremos un ejemplo extremadamente simple para centrarnos en lo que estamos haciendo. Este documento simple repite la misma oración en la parte superior de tres páginas (para que pueda ver cómo cambian los números de página en el índice), pero los nombres de los yates cambian:

    • Página 1: Esta es una prueba del índice principal y las subentradas para nombres de yates como The SS Minnow y Daddy's Mistress.
    • Página 2: Esta es una prueba del índice principal y las subentradas para nombres de yates como Moby's Fear y My Ship Came In.
    • Página 3: Esta es una prueba del índice principal y las subentradas para nombres de yates como Mommy's Paycheck y My Kids' Inheritance.

    Ahora marquemos las entradas de la primera oración en la primera página de la siguiente manera:

    1. Seleccione yate ya que esta es la entrada principal.
    2. Haga clic en la pestaña Referencias.
    3. Haga clic en Marcar entrada (Figura A) en el grupo Índices.
    4. La configuración predeterminada es correcta, así que haga clic en Marcar y luego en Cerrar.
    5. Repita los pasos 1 a 3 para etiquetar a SS Minnow y Daddy's Mistress.

    Figura A

    Cuando regresa al documento, Word muestra los campos de índice, como se muestra en Figura B. Realice los sencillos pasos anteriores para indexar todas las instancias de "yate" y cada nombre de yate en las páginas 2 y 3.

    Figura B

    Después de marcar todas las entradas (son nueve), está listo para generar el índice.

    Cómo generar el índice

    Generalmente, generar un índice es tan simple como etiquetar entradas. Solo toma unos pocos pasos; vamos a crear un índice para el documento de muestra:

    1. Coloque el cursor donde desee el índice; por lo general, un índice está al final de un documento y comienza al principio de una nueva página.
    2. Haga clic en la pestaña Referencias.
    3. En el grupo Índice, haga clic en Insertar índice.
    4. En el cuadro de diálogo resultante en la pestaña Índice, cambie el número de columnas a 1 (no es estrictamente necesario, pero creo que dos columnas agregan un poco de confusión a la discusión).
    5. Haga clic en Aceptar para ver el índice que se muestra en Figura C.

    Figura C

    Como puede ver, eso no es lo que queríamos. Los nombres de los yates son las entradas principales, con la palabra yate. Lo que queremos es una lista de yates como subentradas bajo yate como entrada principal. Además, Word genera el índice en una sección propia; vale la pena señalarlo, pero no afectará nuestras acciones. Una cosa más: no queremos mostrar números de página para cada aparición de la palabra yate en el documento; los nombres son lo importante, pero queremos que se anoten como yates en el índice.

    Cómo cambiar de posición

    El problema no es grave; de hecho, la solución es bastante simple. Marcamos todo como entrada principal y eso es lo que nos dio el índice. Una lista de los principales términos de entrada con números de página. Primero, marquemos los nombres de los yates como subentradas de la siguiente manera:

    1. Si está utilizando el archivo de demostración, elimine todos los campos de índice; simplemente cierre el archivo sin guardarlo. Si ya ha guardado el archivo, elimine los campos o vuelva a crear una de las frases (no necesita la lista completa).
    2. Ignore la palabra yate en la primera oración y seleccione The SS Minnow.
    3. Haga clic en la pestaña Referencias y luego haga clic en Marcar entrada en el grupo Índice.
    4. Word asume que la palabra o frase seleccionada es una entrada principal; sabemos que ese no es el caso. Corte la entrada del control de entrada principal y cópiela en el control de entrada secundario.
    5. Entrar yate como entrada principal (Figura D).
    6. Haga clic en Marcar entrada y cerrar.

    Figura D

    Repita los pasos para todos los nombres de yates, sin marcar nunca la palabra yate en ninguna oración. Cuando haya terminado, genere un índice como antes. Esta vez, como se muestra Figura E, yate es la entrada principal y todos los nombres de yates son subentradas de yates. También tenga en cuenta que el yate no muestra números de página. Si usted querer los números de página del yate, simplemente márquelo cada vez que ocurra o use la opción Marcar todo en la parte inferior del cuadro de diálogo Índice.

    Figura E

    Regrese a una de las entradas marcadas y observe que el código es diferente. Como puedes ver en Figura F, el campo ahora contiene la palabra yate: esta es la entrada del campo principal. Puede realizar este cambio manualmente en lugar de comenzar de nuevo si solo tiene que realizar algunos cambios.

    Figura F

    El ejemplo es un poco artificioso y, a decir verdad, es posible que sepa cómo evitar este problema desde el principio; sin embargo, el objetivo es mostrarle cómo evaluar los términos como entradas principales o subentradas y cómo corregir rápidamente esas entradas cuando el índice no produce los resultados que necesita.

    Cabe señalar que la consistencia es muy importante al marcar los términos del índice. Por ejemplo, si ingresa accidentalmente Yate (Y mayúscula) para el nombre de un yate, terminará con dos entradas principales para yates y dos listas incompletas. Además, si selecciona el espacio de puntuación antes del término, el término no se ordenará correctamente.