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En el artículo Cómo agregar una firma automática a un documento de Microsoft Word, le mostré cómo usar Quick Parts en Word para insertar un gráfico de su firma. Si no está familiarizado con esta función, le permite guardar contenido reutilizable (texto, gráficos y formato) para que pueda insertar estos elementos en los documentos, lo que le ahorra mucho tiempo y elimina los errores tipográficos.

Insertar manualmente un elemento o bloque Quick Parts a través de la interfaz es rápido y fácil, pero a veces es más fácil usar una tecla de acceso rápido. Asigne accesos directos cuando use un elemento con frecuencia o si usa más de uno con frecuencia. En este artículo, le mostraré cómo asignar un atajo de teclado a un elemento de Quick Parts. Esta característica es parte de la característica más grande de Building Blocks, por lo que a lo largo de este artículo usaré el término bloquear.

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Yo uso Microsoft 365, pero puedes usar versiones anteriores. No hay archivo de demostración porque no lo necesitará. Los accesos directos personalizados no son compatibles con la edición del navegador.

Índice
  • Cómo agregar bloques de contenido reutilizables a piezas rápidas en Word
  • Cómo asignar el atajo
  • Cómo agregar bloques de contenido reutilizables a piezas rápidas en Word

    Si ya sabe cómo crear un bloque, probablemente pueda omitir esta sección, pero lo necesitará en la siguiente sección. Usemos la dirección CBSi para ilustrar cómo agregar un bloque. Primero, ingrese la dirección y agregue algo de formato: ponga el nombre de la empresa en negrita, como se muestra en Figura A.

    Figura A

    Seleccione las tres líneas de la dirección y continúe de la siguiente manera:

    1. Haga clic en la pestaña Insertar, luego haga clic en Elementos rápidos en el grupo Texto.
    2. Elija Guardar selección en la Galería de componentes rápidos.
    3. En el cuadro de diálogo resultante, Word asignará la primera fila de la selección como nombre del elemento. Al aplicar esto a su propio trabajo, elija nombres significativos y breves. Otras configuraciones dependen de su situación. Por ejemplo, puede registrar diferentes direcciones en diferentes plantillas. Por ahora, mantenga la configuración predeterminada (Figura B).
    4. Haga clic en Aceptar.

    Figura B

    Para insertar la dirección, haga clic en Elementos rápidos en el grupo Texto y elija el elemento de dirección de la galería, como se muestra en Figura C. Solo se necesitan unos pocos clics, entonces, ¿por qué crear un acceso directo?

    Figura C

    En nuestro ejemplo simple, la miniatura de la dirección está en la parte superior de la galería. Una vez que decidas que te gusta esta característica, agregarás más. En algún momento, encontrar la miniatura exacta entre la docena o más de elementos que tiene lo ralentizará. La segunda razón es que en toda esta confusión de miniaturas, puede seleccionar la incorrecta y no atraparla. Ahora que tenemos el bloque de direcciones, asignemos una tecla de acceso rápido para evitar ambos peligros potenciales.

    Cómo asignar el atajo

    Hay muchos pasos para asignar una tecla de acceso rápido, pero no es difícil. La mayoría de las veces rebuscas en la interfaz para encontrar las opciones. Si tiene muchos bloques de contenido reutilizables, encontrará que vale la pena el esfuerzo. Primero, abramos el cuadro de diálogo Personalizar teclado de la siguiente manera:

    1. Haga clic en el menú Archivo y elija Opciones en el panel izquierdo.
    2. En el cuadro de diálogo resultante, elija Personalizar cinta de opciones en el panel izquierdo, lo que actualizará el cuadro de diálogo.
    3. En la parte inferior de la lista de la izquierda, haga clic en Personalizar.

    Ahora se encuentra en el cuadro de diálogo Personalizar teclado, donde asignará el acceso directo de la siguiente manera:

    1. En la lista Categorías de la izquierda, seleccione Building Blocks. Está al final de la lista. Recuerde que Quick Parts es parte de la función Building Blocks y si revisa Figura Bverá que guardó el elemento en un archivo de bloque de creación.
    2. Al elegir Building Blocks se actualiza la lista de la derecha. El bloque que acaba de agregar estará en esta lista. Encuéntralo y selecciónalo.
    3. Haga clic dentro del control Presionar nueva tecla de acceso directo y presione las teclas que desea usar como acceso directo. Como puedes ver en Figura DPresioné Ctrl+Shift+a (a para la dirección). Si su acceso directo ya está en uso, Word le notificará en el control Teclas actuales (izquierda). Cuando esto sucede, debe elegir: sobrescribir el acceso directo existente o probar con un conjunto diferente de teclas. No cambiaremos la configuración Normal.dotm en el menú desplegable Guardar cambios en, pero si está trabajando con plantillas, puede guardar el acceso directo en un archivo de plantilla específico, lo cual es útil.
    4. Haga clic en Asignar, Cerrar y luego en Aceptar.

    Figura D

    Siempre que desee ingresar la dirección, presione Ctrl + Shift + a y omita la interfaz. Como mencioné anteriormente, si solo tiene unos pocos bloques para ingresar, usar el acceso directo no es más fácil que la interfaz. Los atajos son útiles cuando tiene más de uno o los prefiere a la interfaz; muchos usuarios aún prefieren los atajos de teclado a la entrada del mouse.