Imagen: Imam Fathoni, Getty Images/iStockPhoto

Puede usar una lista desplegable de Microsoft Excel para mostrar una lista simple, aunque a veces necesita un poco más de control. Suponga que tiene personal repartido en cuatro regiones: norte, sur, este y oeste. Desea trabajar con personal por región, no con todo el personal. Tal situación requiere dos listas desplegables: una que le permita especificar la región y la segunda que muestre solo el personal de esa región. Puede trabajar con sus propios datos o descargar los archivos de demostración .xlsx y .xls.

Notar: Esta técnica solo funciona con un conjunto de datos de tipo matriz. Muestro la técnica más simple, pero no es la única técnica. Si busca en Google, encontrará soluciones complejas y, a veces, incluso enrevesadas. Una vez que hayamos terminado, verá que esta solución no es perfecta, pero es súper fácil de implementar. Si eso no funciona para usted, intente incrustar controles desplegables en su lugar.

Figura A muestra un conjunto de datos similar a una matriz simple que enumera representantes en cada una de las cuatro regiones. (Tenga en cuenta que la lista de regiones está en orden alfabético de izquierda a derecha; esta es la única limitación real de esta técnica). Se enumeran representantes para cada región, y algunos de estos representantes se enumeran más de una vez. Lo hice a propósito. porque no cambia la técnica.

Figura A

Crearemos dos listas desplegables de Excel basadas en este conjunto de datos simple.

Necesitamos dos listas desplegables de Excel. La primera lista desplegable de Excel definirá la condición, la región. La segunda lista desplegable de Excel mostrará los representantes de esta región. A la derecha, verá etiquetas y formatos en preparación para crear la lista desplegable de Excel.

Para crear la lista de regiones, haga lo siguiente:

  • Seleccione H2.
  • Haga clic en la pestaña Datos y luego haga clic en Validación de datos en el grupo Herramientas de datos.
  • En el menú desplegable Permitir, elija Lista.
  • En el campo Origen, escriba (o seleccione) $B$2:$E$2 (Figura B).
  • Haga clic en Aceptar.

Figura B

La lista desplegable muestra las regiones de la línea 2.

Con el menú desplegable condicional en su lugar, es hora de crear el menú desplegable dinámico que muestra solo representantes de la región seleccionada por el menú desplegable condicional. Por ejemplo, si selecciona Sur de la lista desplegable condicional, la segunda lista mostrará a Mary y Mike. Ahora, creemos el segundo menú desplegable:

  • Seleccione H3 y repita los pasos anteriores hasta el paso 3.
  • En el campo Origen, ingrese =Región $H$2 (Figura C). La fórmula se refiere al menú desplegable condicional en H2.
  • Haga clic en Aceptar.

Figura C

Esta lista desplegable utiliza el elemento seleccionado en la lista desplegable condicional para determinar su lista.

Cada vez que cambia la región en la lista desplegable condicional, la lista desplegable representativa se actualiza en consecuencia. Recuerde que la lista condicional de texto de encabezado debe estar en orden alfabético. Además, notará la lista desplegable en Figura C tiene espacio para cuatro elementos porque la lista contiene espacios en blanco. Si eliminó a Mary, la primera línea estaría vacía, la segunda línea mostraría a Mike y la tercera y cuarta líneas aún estarían vacías. Esta es una de esas cosas con las que tienes que vivir cuando buscas una solución fácil. Para la mayoría de nosotros, ambos menús desplegables funcionan lo suficientemente bien como están.

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    Lea 56 trucos de Excel que todo usuario debe dominar y tutoriales sobre cómo crear una lista desplegable de Excel desde otra pestaña, cómo agregar color a una lista desplegable en Excel, cómo cambiar un formato condicional de Excel sobre la marcha y cómo combinar Excel Función BUSCARV() con un cuadro combinado para mejorar la búsqueda. Consulte también estas compilaciones de descarga gratuita de PDF Desarrolle sus habilidades de Excel con estos 10 prácticos consejos de entrada de datos de Excel y 13 accesos directos.