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A todo el mundo le encanta uno o dos trucos para ahorrar tiempo: todos tenemos algunos en la bolsa. Por ejemplo, es posible que necesite un grupo de contratos o una lista de distribución para enviar el mismo correo electrónico a varios destinatarios. En lugar de ingresar manualmente todas estas direcciones de correo electrónico, solo ingresa el nombre del grupo o lista. Una lista es una tecnología más antigua, pero es esencialmente lo mismo que un grupo de contactos en las versiones más nuevas. Utiliza ambos para enviar correos electrónicos a varias personas.

Sin embargo, hay otro grupo, Grupos de Microsoft 365, y se trata de colaboración. Antes de llegar a los procedimientos reales, analizaremos brevemente las diferencias.

VER: Cómo los usuarios de Apple pueden aprovechar al máximo Microsoft 365 en el trabajo (Premium de TechRepublic)

Uso Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores. No hay archivo de demostración; no lo necesitarás. Este artículo no se aplica al Correo.

Índice
  • Terminología
  • Cómo crear un grupo de contratos
  • Cómo usar el grupo de contrato
  • Advertencia
  • Terminología

    Si ha existido durante mucho tiempo, sabe que una lista de correo se utiliza para enviar o reenviar el mismo mensaje a un banda destinatarios Los miembros del grupo pueden ser todos en su equipo de proyecto, todos a cargo o todos en su club de lectura. Microsoft 365 es totalmente compatible con las listas, pero llama a los grupos de contactos. Los grupos de Microsoft 365 son diferentes y no quiero que los confunda. La lista de términos y el grupo de contacto se utilizan indistintamente. Grupos de Microsoft 365 se trata de colaborar con personas en su propia organización. Mientras estemos en eso, no hay diferencia entre los Grupos de Microsoft 365 y los Grupos de Office 365. El primero es solo un nuevo nombre para el producto.

    VER: Principales comandos de ejecución de Windows 10 (PDF gratuito) (República Tecnológica)

    Las funciones de colaboración de Outlook ahora están impulsando nuevas funciones, y aquí es donde se separan las listas y los grupos. ; Grupos de Microsoft 365 le brinda muchas funciones y opciones para compartir: un buzón de correo y un calendario compartidos, y opciones de colaboración con SharePoint Library, OneNote, Teams, Yammer, Planner y PowerBI.

    Además, puede configurar un grupo 365 como público o privado: cualquiera puede ver conversaciones en un grupo público y cualquiera puede unirse a ese grupo. Los grupos privados están limitados a aquellos en el grupo, y cualquiera que se una al grupo debe ser aprobado por el propietario del grupo. No puede unirse a una lista de distribución o grupo de contactos. Puede que nunca necesites las nuevas opciones de colaboración, pero debes saber que existen, pero no tienen nada que ver con listas de correo o grupos de contacto.

    Ahora que lo solucionamos, agreguemos un nuevo grupo de contacto para que podamos enviar el mismo correo electrónico a varias personas.

    Cómo crear un grupo de contratos

    Los grupos de contrato son útiles ya sea que esté creando uno para su familia o un proyecto en el trabajo. Vamos a crear un grupo al que llamaremos Equipo de Softbol, ​​de la siguiente manera:

    1. Haga clic en Contactos en la barra de navegación.
    2. Una vez que esté en la vista (ventana) Contactos, haga clic en Nuevo grupo de contactos en el grupo Nuevo en la pestaña Inicio.
    3. En el cuadro de diálogo resultante, ingrese equipo de softbol en el campo Nombre.
    4. Para agregar miembros al grupo, haga clic en Agregar miembros en el grupo Miembros, luego elija la fuente correcta, Contactos de Outlook, Libreta de direcciones o un nuevo contacto de correo (Figura A). Los dos primeros llenarán el panel inferior con miembros del origen. Utilice el contacto de correo electrónico cuando la persona no se encuentre en una fuente existente. Puede agregar el correo electrónico al grupo y la fuente al mismo tiempo, o puede optar por no agregar la dirección de correo electrónico a la fuente. No utilizaremos esta opción en nuestro ejemplo.
    5. Haga doble clic en los miembros que desea agregar al grupo del equipo de softbol. Esto los agregará al control Miembros en la parte inferior.
    6. Cuando haya agregado a todos los miembros, haga clic en Aceptar.
    7. Haga clic en Guardar y cerrar.

    Figura A

    ¿Alguna vez te has preguntado acerca de las diferentes fuentes (mencionadas en el paso 4)? La mayoría de nosotros tenemos al menos dos: Contactos y Libreta de direcciones. Si está trabajando solo, realmente no hay diferencia, a menos que implemente uno a propósito. Cuando una organización está en Exchange, la libreta de direcciones (generalmente) contiene información de contacto interna y los contactos son personales para usted, y generalmente contienen información sobre contactos fuera de su organización.

    VER: Cómo aplicar la alineación izquierda y derecha al texto sin usar una tabla en Word (República Tecnológica)

    En este punto tenemos un nuevo grupo de contacto llamado Equipo de Softbol. Démosle un buen uso.

    Cómo usar el grupo de contrato

    Como vimos en la primera parte de este artículo, puedes usar un grupo para muchas tareas, pero vamos a enviar un correo electrónico. Esto es lo que tienen en común los grupos con las listas de correo. Para ello, haga clic en el icono de Correo en la barra de navegación para volver a la vista de Correo. En la pestaña Inicio, grupo Nuevo, haga clic en Nuevo correo electrónico. En la ventana de mensaje resultante, ingrese s, Ohf: tantos caracteres como sea necesario para forzar la lista de autocompletar para mostrar el equipo de softbol, ​​como se muestra en Figura B. En mi caso, solo tuve que escribir s! (La función de autocompletar no funcionará si está agregando miembros a través de la opción de contacto de correo electrónico). Ingrese un asunto, un mensaje y haga clic en Enviar. Outlook envía el mensaje a todos los miembros del grupo.

    Figura B

    Ahora suponga que hay una o dos personas en este grupo que no deberían recibir el mensaje. ¿Qué puedes hacer?

    Antes de enviar el correo electrónico, haga clic con el botón derecho en el nombre del grupo en el control Para y seleccione Editar contacto. Esto abrirá la lista de miembros. Seleccione los miembros y presione Eliminar. Luego cierre el cuadro de diálogo y envíe el correo electrónico.

    VER: Cómo cambiar fácilmente los términos de entrada principal y subentrada en un índice de palabras (República Tecnológica)

    Ahora regrese a la vista de Contactos y verifique el grupo Equipo de Softbol. Ups... ¡eliminaste a este miembro del grupo! La edición de contactos es un negocio: no puede eliminar miembros de esta manera a menos que también tenga la intención de eliminarlos del grupo, ¡así que tenga cuidado!

    Agregar o eliminar miembros de una lista existente es igual de fácil. Simplemente abra el contacto del equipo de softbol en la vista de Contactos, seleccione nombres, presione eliminar y guarde.

    Advertencia

    Al usar un grupo de contactos creado en una fuente local (lo más probable es que Contactos), el grupo aún se expandirá cuando se envíe el correo electrónico. Esto significa que todos los destinatarios verán a todos los miembros del grupo. Los grupos creados en Exchange Server no se comportan de esta manera, pero necesitará permiso administrativo para crear un grupo en Exchange.

    Sin embargo, hay una solución rápida y fácil para esto. En el control Para, ingrese su propia dirección o la dirección desde la cual envía el correo del grupo. A continuación, ingrese el nombre del grupo de contratos en el control CCO. Si el control no está visible, verifíquelo en la pestaña Ver. Todos los destinatarios del control CCO recibirán el mismo correo electrónico, pero no verán las direcciones de los demás.