Imagen: monticello/Adobe Stock

El artículo, Cómo usar un borde para distinguir grupos más fácilmente en Microsoft Excel, le muestra cómo usar una regla de formato condicional para aplicar un borde rojo entre grupos en una hoja de Excel. No es tan efectivo como le gustaría porque el borde es muy delgado. En este artículo, utilizaremos un formato condicional para aplicar un color de relleno a cada fila del mismo grupo. Esta técnica viene con una limitación que explicaré al final del artículo.

VER: Política de instalación de software (Premium de TechRepublic)

Uso Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar una versión anterior. Para su comodidad, puede descargar los archivos de demostración .xlsx y .xls. Excel para la web admite reglas en la función de formato condicional, pero está limitado a los formatos que puede elegir.

Índice
  • Cómo agrupar datos en Excel
  • Cómo crear una función auxiliar en Excel
  • Una regla de formato condicional de Excel
  • Cómo agregar otro color en Excel
  • Cómo agrupar datos en Excel

    Como estamos formateando grupos, los datos deben agruparse antes de comenzar. Si sus datos ya están ordenados por valores de agrupación, puede omitir este paso. El archivo de demostración aún no está ordenado, así que comencemos. Queremos agrupar por valores personales. Haga clic en cualquier celda de la columna Personal. En el grupo Edición de la pestaña Inicio, elija de la A a la Z en la lista desplegable Ordenar y filtrar. El resultado es que se agregan las ventas y comisiones de cada personal (Figura A).

    Figura A

    Ordena los valores que quieras agrupar.
    Ordena los valores que quieras agrupar.

    Si los datos ya están formateados con barras de colores, elimine el formato. Esto se logra fácilmente seleccionando los datos, en este caso, B3:F13 y eligiendo Sin relleno de la lista desplegable Color de relleno en el grupo Fuente de la tabla Inicio. Sin embargo, si está trabajando con un objeto Tabla, elija Ninguno de la galería en el grupo Estilos de tabla de la pestaña contextual Diseño de tabla.

    Para que esta técnica funcione, es necesario agrupar los datos clasificando y eliminando los formatos existentes. Ahora pasemos a la función auxiliar.

    Cómo crear una función auxiliar en Excel

    Una vez que los datos estén en orden, estará listo para agregar el formato condicional. Esta es una de las pocas situaciones en las que una sola regla no puede hacer el trabajo. Además, con la columna de soporte en su lugar, puede ver cómo funciona.

    Antes de hacer cualquier otra cosa, analicemos qué hará la función auxiliar. En pocas palabras, devolverá el mismo valor para cada registro en un grupo siempre que el valor actual del personal sea igual al valor de la celda anterior. Cuando no es igual, Excel devuelve el último valor más 1. Más tarde, la regla condicional resaltará solo los registros donde el resultado de la función auxiliar es impar. También puede resaltar grupos de compañeros. Elegí impar porque el primer grupo es 1, un número impar y, en mi opinión, resaltar el primer grupo se ve mejor.

    Ahora empecemos. Usando la hoja en Figura Aingrese en G3 la siguiente función

    =IF(D3=D2,H2,H2+1)

    y cópielo en las celdas restantes. Si está utilizando un objeto Tabla, Excel extenderá automáticamente la tabla para incluir esta nueva columna si agrega esta función a la columna G; no quieres que eso suceda. Como puedes ver en Figura Bel valor del asistente aumenta en 1 cada vez que cambia el valor de la columna Personal.

    Figura B

    Esta función auxiliar devuelve el mismo valor hasta que cambia el valor Personal.
    Esta función auxiliar devuelve el mismo valor hasta que cambia el valor Personal.

    Vale la pena mencionar que otras expresiones funcionarán, pero elegí esta porque los números consecutivos son una pista visual de lo que representan. Con la columna de ayuda en su lugar, es hora de agregar la regla de formato condicional.

    Una regla de formato condicional de Excel

    Finalmente, es hora de crear la regla de formato condicional que completa los grupos alternativos en la tabla de Excel:

    1. Seleccionar datos, B3:F13. (No incluya la columna de valores consecutivos en la columna H.)
    2. En la pestaña Inicio, haga clic en el menú desplegable Formato condicional (grupo Estilos) y elija Nueva regla.
    3. En el cuadro de diálogo resultante, haga clic en la opción Usar una fórmula para determinar las celdas a las que dar formato.
    4. Introducir función ISODD ($H3) en el control de fórmula en el panel inferior.
    5. Haga clic en Formato y luego haga clic en la pestaña Rellenar.
    6. Elige un color, yo elegí azul claro. Al elegir, asegúrese de que no entre en conflicto con el fondo de la hoja, que servirá como color alternativo.
    7. Haga clic en Aceptar para ver la función y el formato que se muestra en Figura C.
    8. Haga clic en Aceptar para volver a la hoja de Excel.

    Figura C

    La regla de formato condicional resalta todos los grupos impares.
    La regla de formato condicional resalta todos los grupos impares.

    Figura D muestra el formato aplicado.

    Figura D

    La regla de Excel resalta los grupos impares. (Ver valores en la columna H.)
    La regla de Excel resalta los grupos impares. (Ver valores en la columna H.)

    Recuerde que deberá volver a ordenar cuando edite registros cambiando el valor Personal en un registro existente o agregando un nuevo registro. Al agregar nuevos registros, debe expandir la expresión en la columna auxiliar.

    VER: Por qué Microsoft Lists es el nuevo Excel (TechRepublic)

    En este punto, es posible que haya terminado, ya que el blanco es un color alternativo. Sin embargo, es posible que desee aplicar un segundo color.

    Cómo agregar otro color en Excel

    Actualmente, Excel aplica solo un color de relleno. Incluso los grupos quedan en blanco, o del color que sea el fondo de la hoja. Para agregar otro color en lugar de llenar los grupos sin formato, repita los pasos anteriores. En el paso 4, ingrese ES PARTE ($ H3), en el paso 6 elige un segundo color. Como puedes ver en Figura EElegí un verde claro, y Figura F muestra los resultados.

    Figura E

    Elige un segundo color para los grupos pares.
    Elige un segundo color para los grupos pares.

    Figura F

    Ahora todos los grupos están resaltados.
    Ahora todos los grupos están resaltados.

    Para mí, esta técnica parece un poco inacabada porque el usuario tiene que expandir la columna auxiliar a medida que agrega nuevos registros. Además, la regla de formato condicional no le permite elegir un grupo diferente. Para hacer esto, debe actualizar la función en la columna auxiliar. Sin embargo, si desea grupos resaltados, esta es una manera fácil de obtenerlos.