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¿Alguna vez ha pasado mucho tiempo dejando mensajes de voz o enviando múltiples correos electrónicos tratando de elegir un momento para reunirse con alguien? En el momento en que elige un buen momento para usted, la otra persona ya ha programado ese momento con otra persona. Es engorroso e innecesario, porque en realidad puede enviar su calendario de Microsoft Outlook a alguien fuera de su organización, y el destinatario no necesita usar Outlook para ver su calendario.

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En este tutorial, le mostraré varias formas de ajustar su disponibilidad al enviar su calendario a alguien fuera de su organización. De esta forma, el destinatario solo ve lo que tú quieres que vea. No es una alternativa a compartir su calendario con alguien en su organización. Sin embargo, si esta opción no se encuentra o no está disponible temporalmente, puede enviar el cronograma por correo electrónico.

Uso el escritorio de Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores. No hay archivo de demostración, porque no lo necesitará.

Índice
  • Cómo agregar su calendario a un correo electrónico en Outlook
  • Cómo enviar un correo electrónico a un calendario específico en Outlook
  • Cómo configurar el rango de fechas para el calendario en Outlook
  • Cómo elegir los detalles del calendario enviados en Outlook
  • Cómo incluir elementos privados y archivos adjuntos en Outlook
  • Cómo agregar su calendario a un correo electrónico en Outlook

    El primer paso para enviar su calendario a alguien fuera de su organización es crear un correo electrónico y adjuntarle su calendario.

    No creerá lo simple que es: abra un nuevo correo electrónico en blanco para iniciar el contacto, o abra un correo electrónico existente de la persona con la que desea reunirse para responder. Complete los campos correspondientes, como la dirección de correo electrónico y el asunto. Cuando esté listo para adjuntar su calendario, haga clic en la pestaña Insertar. Haga clic en Calendario en el grupo Incluir.

    Figura A muestra el cuadro de diálogo resultante. Puede aceptar todos los valores predeterminados, pero probablemente no quiera hacerlo.

    Figura A

    Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Microsoft Outlook le permite elegir lo que ve un destinatario cuando envía un correo electrónico a su calendario.

    Cómo enviar un correo electrónico a un calendario específico en Outlook

    La primera opción es una lista desplegable que muestra todos sus calendarios. Como puedes ver en Figura B, tengo el calendario predeterminado de Outlook y uno que usa mi nombre, ese es el que quiero enviar. Es posible que solo tenga una cuenta de correo electrónico o que tenga varias, así que asegúrese de enviar el horario correcto.

    Figura B

    Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Elige un horario.

    Cómo configurar el rango de fechas para el calendario en Outlook

    La segunda lista desplegable le permite determinar las fechas del calendario que desea enviar. Hay varias opciones aquí, como se puede ver en Figura C.

    Figura C

    Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Elija un intervalo de fechas.

    Hoy es el valor predeterminado, pero hay otras opciones, incluida Especificar fechas. Cuando elige la última opción, Outlook muestra dos controles de fecha: Inicio y Fin. Use estos dos controles para enviar un período de tiempo personalizado como se muestra en Figura D.

    Tenga en cuenta que el control final predeterminado es un mes posterior al mes actual. Asegúrese de seleccionar el mes correcto; no asuma que es el mismo mes en el control Inicio.

    Figura D

    Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Seleccione un período de tiempo específico.

    Cómo elegir los detalles del calendario enviados en Outlook

    La siguiente opción le permite determinar qué verá el destinatario en su calendario. Como puedes ver en Figura Epuedes enviar todo solo en los horarios disponibles.

    Enviar su calendario completo, a menos que se le solicite, probablemente no sea una buena idea. No solo muestra todo, incluidas las citas privadas, sino que abrumará al destinatario.

    Figura E

    Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Determine qué parte de su calendario ve el destinatario.

    En la mayoría de los casos, elegirá Solo disponibilidad. Esto enviará el horario de apertura en el período que eligió anteriormente (Figura D).

    Una vez que haya elegido una opción de Detalles, marque la opción Mostrar solo las horas incluidas en mi horario de trabajo, que se muestra en Figura Fa menos que quieras estar disponible en todo momento.

    Si sabe que sus horas de trabajo están configuradas correctamente, puede omitir la siguiente opción. Si desea verificarlos o incluso cambiarlos solo para este destinatario, haga clic en el enlace Establecer horas de trabajo. En el cuadro de diálogo resultante, puede establecer o cambiar la configuración actual de las horas de trabajo.

    Figura F

    Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Puede limitar los detalles a sus horas de trabajo.

    Cómo incluir elementos privados y archivos adjuntos en Outlook

    figura g muestra tres configuraciones avanzadas. Se explican por sí mismos, pero el elemento privado requiere una advertencia. Enviará todos los elementos privados dentro del marco de tiempo que envíe, así que tenga mucho cuidado al verificar este elemento.

    figura g

    Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. También puede enviar elementos privados y archivos adjuntos.

    El último elemento le permite determinar el formato del calendario. El valor predeterminado, Lista de eventos, envía un calendario visual más simple, como se muestra en H-figura. Como podéis ver, el resto del mes está abierto.

    H-figura

    Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Una lista corta generalmente servirá.

    Antes de enviar su calendario, eche un buen vistazo a los eventos enumerados. Un cliente potencial no necesita saber que se encontrará con un competidor durante el mismo período de tiempo, así que tenga cuidado.

    Enviar su calendario a alguien fuera de su organización es una tarea sencilla y las opciones de Microsoft Outlook le permiten controlar la cantidad de información que ve el destinatario.