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En Microsoft Outlook, no puede modificar el formulario de mensaje predeterminado, pero puede crear un formulario personalizado y usarlo en su lugar. Una vez que haya agregado el formulario personalizado, puede agregarlo a la cinta y mantener el mismo mensaje de correo electrónico con un solo clic que tiene ahora. La desventaja es que tiene que seguir algunos pasos; aunque hay muchos pasos, el proceso no es complicado.

Para automatizar la fecha, creará y publicará un formulario personalizado que agregue automáticamente la fecha a la línea de asunto del nuevo mensaje de correo electrónico. A continuación, escribirá un procedimiento (macro) que abra el formulario. Finalmente, agregará un nuevo grupo a la pestaña Inicio que le permitirá abrir el formulario con un solo clic. El propósito de este artículo es mostrarle cómo implementar un formulario personalizado, para que el formulario en sí sea simple. Más tarde, querrá explorar todas las opciones para poder crear formularios que lo ayuden a trabajar de manera más eficiente.

Estoy usando Office 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits. Puede crear formularios personalizados en versiones anteriores, pero las instrucciones varían. Esta solución se basa en el código, por lo que no es adecuada para Mail (versión en línea). Puede importar el archivo .cls descargable en lugar de recrear el procedimiento utilizado.

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Índice

Cómo diseñar el formulario personalizado en Outlook

Todos los formularios personalizados se basan en formularios estándar que contienen la misma funcionalidad que los formularios predeterminados; puede ocultar, agregar e incluso agregar un script para automatizarlos. En este caso, solo agregamos la fecha al tema. Para comenzar, debe crear (diseñar) un formulario personalizado siguiendo estos pasos.

  1. Haga clic en la pestaña Desarrollador, luego haga clic en Elegir formulario en el grupo Formularios personalizados. Si la pestaña Desarrollador no está habilitada, haga clic en la pestaña Archivo y elija Opciones en el panel izquierdo. Luego elija Personalizar cinta. Marque Desarrollador en la lista de pestañas principales a la derecha, luego haga clic en Aceptar.
  2. En el cuadro de diálogo resultante, seleccione Mensaje (Figura A) en la biblioteca de formularios estándar (predeterminada) y luego haga clic en Aceptar.
  3. En la nueva ventana de correo, haga clic en la pestaña Desarrollador. Luego haga clic en Diseñar este formulario en el grupo Formulario. Esto abrirá el formulario estándar en modo de edición.
  4. Haga clic dentro del control Objeto y luego haga clic en Hoja de propiedades en el grupo Herramientas.
  5. En el cuadro de diálogo resultante, haga clic en la pestaña Valor.
  6. Marque la casilla Establecer el valor inicial de este campo para luego ingresar la fecha en el campo justo debajo (Figura B). El método de cálculo por defecto es el que queremos. (Si desea mostrar la hora, introdúzcala).
  7. Haga clic en Aceptar.

Figura A

Elija el formulario de mensaje estándar.

Figura B

Añade la fecha al asunto.

Puede hacer clic en Ejecutar este formulario en el grupo Formulario para confirmar la adición si lo desea. Figura C muestra una ventana de mensajería muy familiar con la fecha actual en el asunto. Asegúrese de hacer clic en la pestaña Desarrollador para volver al formulario personalizado en el modo de edición. Si hace clic en el botón Cerrar, perderá su trabajo. Puede omitir este paso si lo desea, pero es una buena idea verificar su trabajo. Además, no exploramos ninguna de las propiedades; regrese más tarde y eche un vistazo.

Figura C

Ejecute el formulario para verificar la adición.

Publicar el formulario

Tal como está, el formulario no está disponible para usted ni para nadie más. Debe publicar el formulario para que esté disponible. Para hacer esto, haga clic en Publicar en el grupo Formulario, luego seleccione Publicar formulario como en la lista desplegable. (Las opciones Publicar formulario y Publicar formulario como funcionan de la misma manera que los comandos Guardar y Guardar como). Outlook usa la Biblioteca de formularios personales de manera predeterminada, y eso es lo que usaremos. Si desea que el formulario esté disponible para otros usuarios, publíquelo en una carpeta pública, que no trataremos en este artículo. Al compartir, solo los usuarios autorizados para acceder a la carpeta pública tendrán acceso al formulario personalizado. En el cuadro de diálogo resultante, ingrese un nombre para el formulario (Figura D). Antes de continuar, anote el nombre (interno) del formulario en la parte inferior del formulario: IPM.Note.DateInSubject; lo necesitará más adelante. Haga clic en Publicar, cierre el modo de edición, luego haga clic en Sí si se le solicita que guarde su trabajo.

Figura D

Asigne un nombre al formulario personalizado.

Usa el formulario personalizado

Después de tomarse la molestia de crear un formulario personalizado para que funcione de manera más eficiente, podría pensar que sería fácil de usar, pero no lo es, al menos no al principio. En este punto, la única forma de usar el formulario es la forma difícil: en la ventana Correo, haga clic en Nuevos elementos en el grupo Nuevo (en la pestaña Inicio), luego seleccione Más elementos en la lista desplegable. A continuación, seleccione Elegir formulario en el submenú resultante (Figura E). En el cuadro de diálogo resultante, elija la biblioteca adecuada del cuadro de diálogo Buscar en; en este caso, desea la Biblioteca de formularios personales. Seleccione DateinObject (Figura F) y haga clic en Abrir. Finalmente, está su ventana de correo con la fecha en el asunto. ¡Obviamente, esto requiere mucho más trabajo que simplemente ingresar la fecha usted mismo! Quiere un formulario de un clic.

Figura E

La ruta al formulario personalizado es un poco larga.

Figura F

Elija el formulario personalizado.

La buena noticia es que puede agregar un formulario personalizado con un solo clic; cree una macro que abra el formulario, luego agregue la macro a la cinta. Para hacer esto, presione Alt+F11 para abrir el Editor de Visual Basic (VBE) e ingrese el procedimiento del Listado A en el módulo ThisOutlookSession. No intente copiar el código de esta página web. Introdúzcalo manualmente o importe el módulo de demostración ThisOutlookSession.cls. Guarde y cierre el módulo para volver a Outlook.

Lista A

Public Sub OpenDateEmailForm

Atenuar elementos como Outlook.Items

Dim elemento como objeto

Establecer elementos = Application.ActiveExplorer.CurrentFolder.Items

Establecer artículo = Items.Add("IPM.Note.DateInSubject")

Elemento.Pantalla

Título final

Probablemente querrá la opción DateInSubject junto a la opción Nuevo correo electrónico en el grupo Nuevo en la pestaña Inicio; ahí es donde me gustaría. Si es así, sigue estos pasos.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y elija Opciones. En el panel izquierdo, elija Personalizar cinta de opciones.
  2. En la lista desplegable Elegir comandos de, elija Macros.
  3. Seleccione OpenDateInSubject de la lista de la izquierda.
  4. En el lado derecho, haga clic en Nuevo debajo de Inicio, luego haga clic en Nuevo grupo.
  5. Cambie el nombre del grupo Fecha del nuevo elemento haciendo clic en Cambiar nombre (con el nuevo grupo seleccionado) y escribiendo el nombre en el comando Mostrar nombre del cuadro de diálogo Cambiar nombre (figura g).
  6. Haga clic en Aceptar.
  7. Con Fecha de elemento nuevo (personalizado) aún seleccionada, seleccione la macro OpenDateInSubject de la lista de la izquierda y haga clic en Agregar (H-figura).
  8. Haga clic con el botón derecho en la macro y elija Cambiar nombre. En el cuadro de diálogo resultante, ingrese la fecha del nuevo elemento y haga clic en Aceptar. Si omite este paso, Outlook mostrará el nombre completo de la macro.
  9. Haga clic en Aceptar para volver a Outlook, donde verá un nuevo grupo: Fecha del nuevo elemento (me imagino).

figura g

Asigne un nombre al grupo personalizado.

H-figura

Agregue la macro al nuevo grupo personalizado.

me imagino

El nuevo grupo muestra la macro que creó para abrir el nuevo formulario personalizado.

Para abrir el formulario, haga clic en Fecha de elemento nuevo en el grupo Fecha de elemento nuevo. ¡Eso es! (Si se le solicita que habilite las macros, hágalo). No puede eliminar el nuevo correo electrónico predeterminado de la cinta, pero puede colocar el grupo personalizado que creó antes de el nuevo grupo existente.

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