Comience con flujos de trabajo automatizados

¿Alguna vez has usado un software y has dicho: "Sabes, si solo un producto pudiera hacer eso, ¿sería mucho más útil?" Por lo general, debe confiar en el desarrollador de la aplicación para cambiar su producto y brindarle esta función. Microsoft anunció recientemente Fluir, un producto que promete ayudarte a automatizar procesos sencillos sin necesidad de programar. En este artículo, discutiré cómo funciona Flow y lo guiaré a través de un ejemplo simple.

NotaA: La corriente sigue ahí. Avanceque es un término de marketing para beta. Todo lo que digo puede cambiar después del lanzamiento del producto.

Índice

Primero hablemos de ganchos

Los desarrolladores de software crean API (interfaces de programación de aplicaciones). Estas API permiten a los desarrolladores de software de terceros agregar más funciones a una aplicación existente. Por ejemplo, Google usa la API de Uber para que pueda apreciar y tomar un automóvil directamente desde Google Maps.

Los desarrolladores de software se han agregado recientemente manos a su API. Hook permite que otra aplicación se registre en el evento y luego tome medidas. Estos son algunos ejemplos de ganchos:

  • Gancho (evento): llega un nuevo correo electrónico a su bandeja de entrada. Acción: alguna otra aplicación (como Microsoft Flow) está leyendo Desde línea en el correo electrónico y le envía un mensaje de texto si el remitente es su jefe.
  • Gancho: The Weather Channel está actualizando el pronóstico y caerá por debajo de cero. AcciónR: Algún otro programa envía un mensaje a su termostato para que encienda la calefacción.
  • GanchoA: Pasas por la tienda. Acción: Algún otro programa lee la ubicación de tu teléfono y te envía un mensaje de texto con ofertas que son válidas en las tiendas cercanas a ti.

Esta es la idea básica de cómo funcionan los ganchos. Los sitios web, las aplicaciones e incluso los fabricantes de dispositivos utilizan ganchos para que otros sitios web, programas y dispositivos puedan comunicarse entre sí. Piense en estos ganchos + acciones como los pequeños flujos de trabajo que desarrolla.

Introducción a Flow (versión preliminar)

Microsoft Flow le permite crear estos pequeños flujos de trabajo en forma gráfica rica sin ninguna programación. Flow no es un concepto nuevo, y es posible que haya oído hablar de suplementos similares que hacen lo mismo. Por ejemplo, los dos competidores más populares son Flow IFTTT y Zapier.

Todos estos productos vienen con plantillas creadas previamente donde alguien ya ha hecho el trabajo por usted. Por ejemplo, verá plantillas como "Envíeme un correo electrónico si alguien agrega un archivo a mi Dropbox" o "envíeme un informe meteorológico todas las mañanas a las 7 am". Incluso incluyen plantillas más avanzadas, como "enviar documento para aprobación" o "si alguien nuevo me envía un correo electrónico, ponerlo automáticamente como presentador en Salesforce".

Instalación

En este artículo, te lo contaré a través de Microsoft Flow para mostrarte cómo funciona. Estos son mis requisitos comerciales:

Tengo una lista de tareas en SharePoint llamada Tareas. Quiero crear un gancho que lea Nuevo trabajo acción, luego lanza el hilo:

  1. Enviar un correo electrónico a la persona que designé.
  2. La carta contendrá dos enlaces. Un enlace me enviará un correo electrónico de que la persona está trabajando en una tarea. Otro enlace me enviará un correo electrónico que el trabajo está hecho.
  3. Cuando una persona hace clic en hecho opción, la tarea se actualizará automáticamente al 100% completada.

¡Empecemos!

Antes de que pueda crear una secuencia, necesito algo para crear una secuencia. En este caso, voy a crear un hilo de la lista de tareas en SharePoint. Aquí hay una lista de tareas que uso para crear una nueva oficina:

Después de registrarse en Flow, tiene la opción de crear una secuencia en blanco o comenzar con una plantilla:

Crear un hilo a partir de la plantilla.

Aparecerá una lista de flujos prediseñados. Elegiré uno que se acerque un poco a lo que busco:

Seleccione una plantilla de la lista de hilos creados previamente.

Esta es la parte donde todo se vuelve interesante en términos de seguridad. Al igual que IFTT y Zapier, Flow requiere su permiso para conectarse a SharePoint y su correo electrónico. Deberá decidir si esto es demasiado invasivo para sus datos personales. En mi caso lo permitiré. La pantalla se ve así:

Dar permisos para conectarse a su Sharepoint y correo electrónico

Como puede ver en la imagen a continuación, la plantilla ya contiene la mayor parte de lo que necesito. Le mostraré cada una de estas configuraciones en el transcurso de esta guía.

La plantilla de flujo original

El primer paso es decirle al hilo qué lista y nombre de lista de SharePoint quiero usar:

Ingrese la URL de Sharepoint y asigne un nombre a la lista

La plantilla establece una acción que envía un correo electrónico con la aprobación:

Configurar un correo electrónico para aprobación

Como recordará, quiero que la persona sea notificada por correo electrónico de que se le ha confiado la tarea. Esta persona puede (a) decirme que está trabajando en ello, o (b) decirme que ha terminado. Como puede ver en la imagen a continuación, Flow le permite agregar contenido dinámico. Para mi contenido dinámico, agrego una dirección de correo electrónico de la lista de tareas pendientes y el nombre de la tarea en la barra de temas. También puedo ingresar texto, así que puse el texto en la línea de asunto y lo cambié. Aprobar rechazar enlaces a Trabajar en ello y Hecho.

Agregue contenido dinámico a su correo electrónico de aprobación

Dado que el destinatario del correo electrónico puede hacer varias opciones, debe crear algo como lo que llamamos Si declaración en el software. Ç Enviar correo electrónicoAlcance cuadro de abajo, decimos: Si el destinatario del correo electrónico hace clic en el vínculo "Listo", entonces hacer nada. milse, hacer otra cosa Así es como lo configuro Hecho parte del operador si:

Enviar correo electrónicoAlcance

Como puede ver en la imagen a continuación, puede crear acciones y No acción. fondos Hecho y No fondos Trabajar en ello.

Configure las acciones "sí" y "no" para la declaración "Si".У sección, quiero recibir una notificación cuando una persona presione un botón Hecho enlace en su correo electrónico:

Configure la notificación por correo electrónico como una acción de "sí".

También en sección, necesito crear otra acción que actualice la tarea a 100 (%) completada:

y actualice el elemento de Sharepoint como parte de la acción "sí".

У No sección, creo una nueva acción que me envía un mensaje informativo informándome que la persona asignada a la tarea está trabajando en ella:
Establezca otra plantilla de correo electrónico como una acción "no".

Aquí está mi final y No comportamiento:

Las acciones finales son “sí” y “no”.

Antes de actualizar mi hilo y guardarlo, quiero cambiarle el nombre, así que obviamente estoy buscando el estado de la tarea en lugar de la aprobación:

Actualizar el nombre de la transmisión

La siguiente figura muestra que mis corrientes la página se ve como ahora. Como puede ver, tengo el flujo activado. También tengo opciones para editar y eliminar el hilo. Pequeña I. le mostrará hilos en ejecución y errores (si los hay).

Mi tablero fluye

Ahora es el momento de crear una tarea (me voy a asignar una tarea a mí mismo, así que soy el propietario de la tarea y el destinatario del correo electrónico):

Crear una nueva tarea en Sharepoint

La carta viene y se parece a la imagen de abajo. Nota: Solo diré que esta es la tarea. Hecho.

Flujo de correo electrónico

Después de hacer clic en el enlace "Listo" en el correo electrónico, se abrirá un navegador y me mostrará que mi respuesta ha sido registrada:

Se abrirá una ventana del navegador para confirmar la acción seleccionada

Como puede ver en la lista de tareas de SharePoint, la tarea está completa:

La tarea se actualiza en Sharepoint

El flujo aún está en pañales. Cuando creé esta demostración, algunas de mis transmisiones no se ejecutaron y los mensajes de error eran casi imposibles de descifrar. La interfaz de usuario es un poco incómoda y, a menudo, es difícil hacer pequeños cambios, pero estoy seguro de que Microsoft los conoce porque, después de todo, todavía está en versión preliminar (beta).

La gran pregunta es cómo se diferenciará Flow de los competidores integrados, como IFTTT y Zapier. En la actualidad, Microsoft ofrece servicios para solo 58 sitios web y aplicaciones diferentes, muchos de los cuales están relacionados con la gestión de tareas y proyectos (SharePoint, Wunderlist, Project Online, Basecamp, Google Tasks, ToDoist, etc.). No estoy seguro de cómo maneja Microsoft la lista de servicios, pero espero que abran el servicio para que otras empresas puedan crear sus propias transmisiones.

Otra pregunta abierta es si Flow estará disponible como un sitio web independiente o solo estará disponible como parte de Office 365. Si es parte de Office 365, sospecho que las grandes corporaciones tratarán a sus usuarios que crean hilos que comparten datos corporativos con otras personas ajenas a la empresa.

Será interesante ver cómo Microsoft comercializará y licenciará Flow, pero estos detalles aún son inexactos. Ahora, si quieres darle una vuelta, puedes descargar solicitud o regístrate para sitio web.


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