Archivo en línea de Outlook para Office 365 explicado

Cuando los buzones crezcan demasiado, ya no podrá recibir ni enviar correos. Otro problema común con los buzones grandes es que Outlook tardará más en cargarse. Para solucionar esto podemos usar Archivos en línea en Outlook.

Los buzones de archivo en línea están disponibles para los usuarios de Office365 con la licencia correcta. La ventaja de los archivos en línea (también conocidos como archivos en el lugar) es que los correos electrónicos más antiguos se archivan automáticamente en un buzón de archivo separado.

En este artículo, veremos cómo habilitar los buzones de archivo, cuáles son los requisitos y cómo usarlos.

Índice

¿Qué es el archivo en línea de Outlook?

Antes de que echemos un vistazo a los requisitos y cómo usar el Archivo en línea, primero echemos un vistazo a qué es exactamente el Archivo en línea de Outlook. Y en qué se diferencia del archivo normal.

Nota

El archivo en línea de Outlook recibe un nombre diferente en la documentación. También se conoce como archivo local o archivo en línea de Exchange.

Como su nombre lo indica, es un en línea buzón de archivo. Esto le da al Exchange Online Archive un par de características importantes:

  • Solo es accesible con una conexión a Internet.
  • Los datos no se almacenan en la computadora del usuario, lo que ahorra espacio en disco
  • es un buzón aparte

Al archivar el correo electrónico en el archivo local, puede liberar espacio en disco en la computadora del usuario. Esto también ayudará a reducir el tiempo de carga de Outlook. Y también ayuda con la limpieza del buzón, porque de forma predeterminada, Outlook solo busca en el buzón principal.

Archivo en línea vs Carpeta de archivo

Cada buzón de Outlook viene con una carpeta de archivo. Los usuarios pueden mover correos electrónicos a su carpeta de archivo para limpiar su bandeja de entrada o usar el botón Archivar para esto. La diferencia entre esta carpeta y el Archivo en línea es que la carpeta Archivo es parte del buzón principal del usuario.


archivo en línea de Outlook
Carpeta de archivo de Outlook

Esto significa que no reduce el tamaño del buzón y que los elementos de correo electrónico en el archivo todavía se muestran en el resultado de la búsqueda.

Archivo PST localCarpeta de archivoArchivo en línea
UbicaciónComputadora localBuzón principalIntercambio en línea
Tamaño máximo50 GBParte del buzón50 GB/1,5 TB
Mostrado en el resultado de la búsquedaNoNo
Accesible desdecomputadora localEn cualquier sitioInternet requerido

También puede archivar su correo en archivos PST locales. El problema con los archivos PST es que deberá asegurarse de que estén respaldados. De lo contrario, corre el riesgo de perder datos cuando el dispositivo del usuario se pierde o el disco duro falla.

Otro problema con los archivos PST es que solo se puede acceder a ellos desde la computadora donde se encuentra el archivo PST. También se puede acceder al archivo en línea, por ejemplo, desde Outlook Online o la aplicación de Outlook.

Licencia de archivado en línea de Exchange

Exchange Online Archive está disponible con la mayoría de los planes de Office 365. Según su licencia, tendrá acceso a 50 GB o 1,5 TB de espacio de archivo.

Los siguientes planes tienen acceso a 50 GB de espacio de archivo:

  • Microsoft 365 Empresa Básico
  • Microsoft 365 Empresa Estándar
  • Oficina 365 E1

Y los planes a continuación tienen un archivo en línea de 1,5 TB:

  • Microsoft 365 Empresa Premium
  • Oficina 365 E3
  • Oficina 365 E5
  • Microsoft 365 E3
  • Microsoft 365 E5

Los buzones de correo compartidos y de recursos también tienen un buzón de archivo de Exchange Online, pero están limitados a 50 GB. Si necesita un archivo más grande para un buzón compartido, deberá asignar una licencia E3 o E5 al buzón.

Límite de tamaño del archivo en línea

Es bueno saber que el límite de archivo de 1,5 TB no es el tamaño de archivo inicial. El archivo en línea está inicialmente limitado a 100 Gb. Cuando el único archivo está casi lleno (al 90 %), puede aumentarlo con el archivo de expansión automática.

Esto agregará otros 100 Gb de límite de almacenamiento hasta que el archivo alcance el límite de 1,5 Tb. Tenga en cuenta que pueden pasar hasta 30 días antes de que se agregue el espacio de almacenamiento adicional.

Nota

Los buzones de archivo en línea ya no se pueden usar para el registro en diario o métodos de archivado masivo (como el uso de reglas de transporte). Microsoft ha aplicado un límite de crecimiento de 1 GB por día para archivar buzones. El buzón de archivo solo puede ser utilizado por el usuario individual o el buzón de correo compartido al que pertenece.

Habilitar buzón de archivo en Office 365

El archivo de Exchange Online está habilitado de forma predeterminada para sus usuarios. Cuando desee utilizar el archivo en línea, deberá habilitarlo por usuario o para toda su organización. Para habilitarlo, podemos usar el portal de cumplimiento de Microsoft Purview (anteriormente conocido como Cumplimiento de Microsoft 365) o PowerShell.

  1. Abra Microsoft Purview (Centro de cumplimiento de Microsoft)
  2. Haga clic en Gestión del ciclo de vida de los datos
  3. Seleccione el usuario
  4. Hacer clic Habilitar archivo

Habilitar buzón de archivo en Office 365
Habilitar archivo en línea

Uso del Centro de administración de Exchange

También podemos habilitar el buzón de archivo en línea a través del centro de administración de Exchange. Pero también aquí deberá habilitarlo por usuario:

  1. Abre el Centro de administración de Exchange
  2. Expandir Destinatarios y seleccione Buzones
  3. Haga clic en el usuario
  4. Haga clic en Otros
  5. Abierto Administrar archivo de buzones
  6. Habilitar el archivo del buzón

Habilite el archivo en línea a través del Centro de administración de Exchange
Centro de administración de Exchange

Uso de PowerShell para habilitar el archivo en línea

Estos métodos son excelentes si solo necesita habilitar el buzón de archivo para un par de usuarios de Office 365. Cuando desee habilitar el buzón de archivo para todos o varios usuarios de su organización, puede utilizar mejor PowerShell.

Nota

Asegúrese de haber instalado el módulo Exchange Online antes de continuar.

El buzón de archivo en línea debe habilitarse por buzón. La ventaja de PowerShell es que podemos seleccionar fácilmente todos los usuarios o un grupo de usuarios. Primero, abra PowerShell y conéctese a Exchange Online:

# Connect to Exchange Online
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]

Para habilitar el buzón de archivo para un solo usuario podemos usar el siguiente comando de PowerShell:

Enable-Mailbox -Identity [email protected] -Archive

habilitar buzón de archivo powershell

Una vez que haya habilitado el archivo en línea, se hará visible en Outlook debajo del buzón de correo principal. A veces, el usuario necesita reiniciar Outlook antes de poder acceder al archivo en línea.


en lugar archivo office 365

Para habilitar el buzón de archivo para todos los usuarios, primero podemos obtener todos los buzones que no tienen un conjunto de GUID de archivo, lo que indica que un buzón de archivo no está activo. Y filtre la selección solo en los buzones de correo de los usuarios.

# You can first verify the list of mailboxes with:
Get-Mailbox -Filter {ArchiveStatus -Eq "None" -AND RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"} | ft

# Enable archive mailbox for all users:
Get-Mailbox -Filter {ArchiveStatus -Eq "None" -AND RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"} | Enable-Mailbox -Archive

Habilitar archivo de expansión automática

Si su licencia incluye Exchange Online Archive de hasta 1,5 TB, le sugiero que también habilite el archivo de expansión automática. Al igual que el buzón de archivo, necesitaremos habilitarlo para cada usuario existente. Pero primero, debemos habilitar la característica de la organización.

Asegúrese de estar conectado a Exchange Online en PowerShell y ejecute el siguiente comando para habilitar el archivo de expansión automática para su inquilino:

# Connect to Exchange Online
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]

# Enable auto-expanding archive
Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive

Puede verificar la configuración con el siguiente comando:

Get-OrganizationConfig | select AutoExpandingArchiveEnabled

Cuando la expansión automática está habilitada para su organización, se habilitará automáticamente para los buzones nuevos. Pero para los buzones de correo existentes, necesitaremos habilitar la expansión automática manualmente con PowerShell:

# Enable it for a single mailbox
Enable-Mailbox [email protected] -AutoExpandingArchive

# Or for all users:
Get-Mailbox | where {$_.AutoExpandingArchiveEnabled -eq $false} | Enable-Mailbox -AutoExpandingArchive

Uso del archivo en línea de Exchange

El archivado de los elementos del buzón se realiza en función de las políticas. La política predeterminada, que se aplica a todas las carpetas de buzones, es mover el elemento (correo electrónico) después de 2 años al archivo en línea.

Es bueno saber que la estructura de carpetas de su bandeja de entrada se vuelve a crear automáticamente en el Archivo en línea. Entonces, si tiene, por ejemplo, una subcarpeta Facturas en su Bandeja de entrada, obtendrá la misma subcarpeta en el Archivo en línea:


Uso de Office 365 de archivo en línea

Mover elementos manualmente al archivo en línea

También es posible mover elementos manualmente al archivo en línea. Esto es útil cuando desea limpiar su buzón o se está quedando sin espacio de almacenamiento.

  1. Seleccione los elementos que desea mover al archivo en línea
  2. Botón derecho del ratón en los elementos seleccionados
  3. Elegir Muevete y seleccione el Bandeja de entrada – Archivo en línea carpeta

Mover manualmente al archivo en línea

No use el botón Archivar en la barra de herramientas, porque eso moverá los elementos seleccionados a la carpeta de archivo en la bandeja de entrada principal.

Políticas de archivado en línea de Exchange

Exchange Online Archiving se basa en políticas. La política predeterminada que se aplica a todas las carpetas de buzones es "mover a archivo después de 2 años". Esto significa que los correos electrónicos se moverán automáticamente al Archivo en línea de Outlook 2 años después de que los haya recibido o enviado.

Hay 4 posibles políticas de archivo que puede aplicar actualmente a las carpetas de su buzón:

  • Usar política de carpeta principal (2 años)
  • 1 año
  • 5 años
  • Nunca

Es posible cambiar la política en su bandeja de entrada o en una subcarpeta. Por ejemplo, podría archivar todos los elementos de la bandeja de entrada después de los 2 años predeterminados, pero la factura después de 1 año.

  1. Haga clic derecho en la carpeta y seleccione Propiedades
  2. Abre el Política pestaña
  3. Cambiar el Política de archivo en línea a 1 año

Cambiar la política de archivado
Cambiar la política de archivado en una carpeta

Agregar o cambiar políticas de archivado de Exchange

En el antiguo Centro de administración de Exchange, podía agregar o cambiar fácilmente las etiquetas de retención que se usan para las políticas de archivado en línea. Solo con el último cambio en Microsoft Purview Center, esta opción ya no está disponible.

Entonces, para cambiar la política predeterminada o agregar una nueva política, deberá usar PowerShell. Para ver las políticas de retención existentes podemos usar el siguiente cmdlet:

# First connect to exchange online
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]

# Get all archiving policies
Get-RetentionPolicyTag | where {$_.RetentionAction -eq 'MoveToArchive'}

# Result
Name                                      Type             Description
----                                      ----             -----------
Recoverable Items 14 days move to archive RecoverableItems Managed Content Settings
Default 2 year move to archive            All              Managed Content Settings
Personal 1 year move to archive           Personal         Managed Content Settings
Personal never move to archive            Personal         Managed Content Settings
Personal 5 year move to archive           Personal         Managed Content Settings

Cuando las políticas predeterminadas no son suficientes, es posible agregar una nueva política mediante PowerShell. Hay un par de parámetros importantes:

  • Retención habilitada – Habilitar o deshabilitar una regla de política en Outlook
  • AgeLimitForRetention – Aplicar póliza después de x días
  • RetenciónAcción – configurado en MoveToArchive para archivado en línea
  • Escribe – Personal o use Todo cuando esté creando una nueva política predeterminada

Para archivar los elementos de correo electrónico después de 6 meses, podemos crear la siguiente política, por ejemplo:

New-RetentionPolicyTag "Personal 6 months move to archive" -Type Personal -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 180 -RetentionAction MoveToArchive

También podemos establecer o cambiar la política predeterminada. Supongamos que desea mover todos los elementos al archivo después de 1 año de forma predeterminada.

# Create a new default policy
New-RetentionPolicyTag "Company Default 1 year move to archive" -Type All -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 365 -RetentionAction MoveToArchive

Uso de la nueva política

La nueva política no aparecerá en Outlook de forma predeterminada. El usuario primero tendrá que agregar la nueva política a su cuenta de buzón.

  1. Haga clic derecho en un buzón y elija Propiedades
  2. Abre el Política pestaña
  3. Haga clic en Agregar o quitar políticas de retención

en su lugar política de archivo office 365

Outlook Online se abrirá en la pantalla Configuración.

  1. Haga clic en Agregar nueva política
  2. Seleccione la política recién creada y haga clic en guardar

Habilitar archivo de Exchange Online

Ahora puede usar la directiva recién creada en Outlook y Outlook Online. Vuelva a las propiedades de la carpeta en Outlook (cierre las propiedades y vuelva a abrirlas). La política para mover los artículos después de 6 meses ahora está disponible en Archivo en línea


Búsqueda en el archivo en línea

Cuando busque un elemento en Outlook, buscará de forma predeterminada en el buzón actual. Para buscar también en el archivo en línea, deberá seleccionar Todos los buzones junto al campo de búsqueda.


Búsqueda en el correo archivado

Cuando solo desee buscar en el archivo en línea, primero deberá seleccionar el archivo en línea en la lista de carpetas y luego iniciar la búsqueda.

Terminando

Usar el archivo en línea de Outlook es una excelente manera de reducir el espacio del buzón y mantener su bandeja de entrada limpia. Asegúrese de informar a sus usuarios sobre las políticas y cuándo se mueven los correos electrónicos a la carpeta de archivo.

Las políticas predeterminadas de archivado de Exchange Online son más que adecuadas para la mayoría de las situaciones, brindan un buen equilibrio para encontrar rápidamente correos electrónicos cuando los usuarios están buscando y mantener el buzón principal en un tamaño decente.

Espero que este artículo le haya resultado útil, si tiene alguna pregunta, simplemente deje un comentario a continuación.


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