Almacenamiento de SharePoint: límites, precios y consejos

¿Alguna vez se preguntó por qué su almacenamiento de SharePoint no disminuye después de eliminar algunos archivos? ¿O por qué su almacenamiento de SharePoint ya está lleno a pesar de que las métricas del sitio dicen algo más? SharePoint en línea es excelente, pero a veces puede ser un poco confuso cómo funcionan los límites de almacenamiento de SharePoint.

Una cosa que realmente debe tener en cuenta es que sus sitios de SharePoint entrarán en modo de solo lectura cuando su almacenamiento de SharePoint esté lleno. Por lo tanto, extender el almacenamiento en el tiempo es realmente importante.

En este artículo, explicaré cómo funciona la cuota de almacenamiento de SharePoint y qué cuenta para la cuota. Pero también cómo puede liberar espacio de almacenamiento inmediatamente y cuánto costará el almacenamiento adicional (y cómo aplicarlo, porque eso tampoco es sencillo...)

Índice

Límites de almacenamiento de SharePoint

Entonces, primero comencemos con los límites de almacenamiento de SharePoint. ¿Cuánto almacenamiento obtienes realmente con Microsoft 365? La respuesta es bastante simple, por inquilino (organización) obtendrá 1 TB de almacenamiento más 10 GB por licencia.

1 TB + (10 GB x Número de licencias) = ​​Almacenamiento total de SharePoint Online

Por ejemplo, si tiene 50 usuarios con cada una de las licencias de Office 365 Enterprise E3, más 5 licencias de Exchange Online Plan 2 para un par de buzones, obtendrá un total de 1,55 TB de almacenamiento.

Puede aumentar este almacenamiento a 25TB por sitio. Para que quede claro, tendrá que comprar espacio de almacenamiento adicional y el límite de 25 TB es por sitio de SharePoint, por lo que el arrendatario no está limitado.

Además del espacio de almacenamiento disponible, también existen otros límites.

  • Puede "solo" tener 2 millones de sitios por inquilino
  • El tamaño máximo de archivo es de 15 GB
  • 30 millones de archivos y carpetas por biblioteca
  • 50.000 versiones principales y 511 versiones secundarias de un archivo

Almacenamiento de OneDrive

Es importante saber que el almacenamiento OneDrive de sus usuarios no está incluido en este límite de almacenamiento. Cada el usuario obtiene 1 TB de almacenamiento por defecto y eso puede ser aumentado a 5 TB si tiene más de 5 usuarios (licencias).

Si uno de sus usuarios alcanza el límite de 5 TB, Microsoft aumentará el almacenamiento a 25 TB1 después de abrir un caso de soporte.

¿Cómo se calcula el almacenamiento de SharePoint utilizado?

Esta es la parte que no está clara para la mayoría de las personas, ¿qué cuenta para el límite de almacenamiento de SharePoint? No solo los propios archivos cuentan para los límites de almacenamiento, sino también los archivos en las papeleras de reciclaje de primera y segunda etapa, las diferentes versiones de los archivos e incluso los archivos que se conservan en función de una política de retención.

SharePoint mantendrá todas las diferentes versiones de un archivo, lo cual es excelente para sus usuarios, pero puede dañar su almacenamiento, especialmente con archivos que no son de Office, como archivos Cad.

Sharepoint se está quedando sin espacio

Entonces, si recibe una advertencia de que su almacenamiento de SharePoint está casi lleno, entonces tiene dos opciones. Compre espacio de almacenamiento adicional, que le costará $0.20 por GB por mes o limpiar sus sitios de SharePoint.

Comprar espacio de almacenamiento adicional puede ser la opción más sencilla, pero le recomiendo que consulte primero su informe de uso de almacenamiento (centro de administración > Informes > Uso) para asegurarse de que no se trate de un pico temporal. Esto sucedió con uno de mis inquilinos debido a un archivo de Autodesk que creció exponencialmente cuando se abrió.

Antes de que podamos limpiar el espacio de almacenamiento usado, nos aseguraremos de que no se apliquen políticas de retención a los sitios de SharePoint. Tenga en cuenta que los archivos retenidos también cuentan para el límite de almacenamiento.

  • Abre el Centro de administración de SharePoint
  • Haga clic en Sitios > Sitios activos
  • Ordenar los sitios en Almacenamiento utilizado
  • Seleccione uno de los mejores sitios y verifique si un Política de retención Está aplicado:
Política de retención de SharePoint aplicada

Si se aplica una política de retención, tendrá que ver si puede eliminar la política o reducir el tiempo de conservación.

Métricas de almacenamiento de Sharepoint

He notado que hay una diferencia en el almacenamiento usado entre el almacenamiento enumerado en el Centro de administración de SharePoint y el SharePoint real Métricas de almacenamiento del propio sitio. Como puede ver en el siguiente ejemplo, puede haber una gran diferencia entre los dos.

Entonces, para encontrar la cantidad de almacenamiento que usa un sitio, primero podemos buscar en el Centro de administración de SharePoint.

  1. Abre el Centro de administración de SharePoint
  2. Seleccione Sitios > Sitios activos
  3. Ordenar los sitios en el Columna de almacenamiento utilizado (GB)

Como puede ver en la captura de pantalla a continuación, el sitio "Lab 01" usó 295 GB de almacenamiento. Ahora bien, este número es el almacenamiento real utilizado, pero el sitio.

Informe de almacenamiento de Sharepoint

Si nos fijamos en el Métricas de almacenamiento del propio sitio podemos obtener números completamente diferentes.

  1. Abrir el sitio yo mismo
  2. Seleccione Contenido del sitio
  3. Seleccione Ajustes Ajustes
Configuración del sitio de SharePoint
  1. Elegir Métricas de almacenamiento
Ubicación de las métricas de almacenamiento de SharePoint

Verá un informe sobre el espacio de almacenamiento utilizado de cada biblioteca de documentos. La siguiente captura de pantalla es exactamente del mismo sitio, Lab 01. Si sumamos los 8 elementos principales, la cantidad total utilizada es de 16,7 GB. Entonces, ¿dónde se han ido a parar los otros 278 GB?

Métricas de almacenamiento de SharePoint

Los otros 278 GB de datos se encuentran en las papeleras de reciclaje de primera y segunda etapa. Ahora, en el nuevo diseño de SharePoint, no puede ver el tamaño del archivo en la papelera de reciclaje, pero si hace clic en el vista clasica (esquina inferior izquierda), luego puede ordenar el tamaño del archivo en la papelera de reciclaje.

Entonces, antes de expandir nuestro almacenamiento de SharePoint, primero comenzamos con la limpieza de algunos de los elementos más grandes de las papeleras de reciclaje.

Seleccione manualmente los archivos más grandes en la papelera de reciclaje y elimínelos. Haga lo mismo con la papelera de reciclaje de la segunda etapa.

A continuación, pasarán hasta 24 horas antes de que los datos se eliminen realmente y antes de que pueda ver los resultados en el Centro de administración de SharePoint. Tenga en cuenta que ya no puede restaurar los archivos cuando elimina los archivos de las papeleras de reciclaje.

Microsoft mantiene una copia de seguridad de 14 días, pero la restauración requerirá un par de días y no hay garantía de éxito.

La recuperación de datos es su propia responsabilidad y Microsoft recomienda utilizar una solución de copia de seguridad de terceros para proteger sus datos. Lea más sobre esto aquí en este artículo.

Adición de almacenamiento de archivos adicional de Office 365

La otra opción es comprar espacio de almacenamiento adicional. Esta es la opción más fácil, pero puede ser costosa con $0.20 por GB por mes.

  1. Abra el Centro de administración
  2. Seleccione Facturación > Servicios de compra
  3. En la parte inferior de la página, seleccione Complementos.
  4. Seleccione Almacenamiento de archivos adicional de Office 365.
  5. Elige la cantidad de almacenamiento y echa un vistazo

Ahora viene la parte que la mayoría de la gente olvida, ha comprado el almacenamiento, pero tendrá que asignarlo manualmente.

  1. volver a la Centro de administración
  2. Elegir Facturación > Tus productos
  3. Seleccione Ver complementos asociados de la suscripción que contiene el almacenamiento adicional:
SharePoint agregar espacio de almacenamiento
  1. Haga clic en Cambiar cantidad
SharePoint Online asigna espacio de almacenamiento adicional
  1. Introducir el Monto de almacenamiento que desea agregar y haga clic en Enviar
SharePoint agregando almacenamiento

Conclusión

La cantidad de almacenamiento de SharePoint depende de cuántas licencias tenga. Para la mayoría de las organizaciones, 1 TB debería ser suficiente. Y siempre puedes ampliar el almacenamiento por un precio justo.

Tenga en cuenta que sus sitios de SharePoint entrarán en modo de solo lectura cuando su almacenamiento esté lleno. Por lo tanto, verifique regularmente los informes de uso/almacenamiento en el centro de administración.

El siguiente artículo también puede resultarte interesante:

  • Soluciones de copia de seguridad de Microsoft 365
  • Licencias de Microsoft 365 comparadas
  1. https://docs.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/onedrive-for-business-service-description


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