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Ordenar en Microsoft Excel no podría ser más fácil. Hace clic en algún lugar dentro de la columna y hace clic en una opción en la cinta. No podría ser más fácil siempre que Excel pueda ordenar por los primeros caracteres de cada valor. Si los caracteres por los que desea ordenar no están al principio del valor, deberá agregar algunos pasos. En este artículo, le mostraré cuatro formas de extraer, o dividir, ordenar caracteres del resto del valor, para que pueda ordenar por esos resultados.

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En este contexto, ordenar carácter hace referencia a los caracteres específicos por los que desea ordenar. Además, usaré los términos extraído y dividido para describir el proceso.

Uso Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar una versión anterior. Excel para la Web admite las tres primeras secciones. Para su comodidad, puede descargar los archivos de demostración .xlsx y .xls. Sin embargo, solo la función RIGHT() está disponible en las versiones de menú (.xls). Además, no todas las demás funciones están disponibles en todas las versiones de la cinta (.xlsx).

Índice
  • Cómo usar Flash Fill en Excel
  • Cómo usar texto de columna en Excel
  • Cómo usar la función DERECHA() en Excel
  • Cómo usar Power Query en Excel
  • Cómo usar Flash Fill en Excel

    Quizás la forma más fácil de llenar una nueva columna con caracteres de ordenación es usar la función Flash Fill de Excel (agregada en Excel 2013). Simplemente ingrese el primer conjunto de caracteres de clasificación, luego haga clic en Flash Fill. Si eso no funciona, ingrese un segundo conjunto. Esta característica aprende de su entrada

    Ahora suponga que desea ordenar los registros que se muestran en Figura A por los dos últimos dígitos de los valores del departamento. Para demostrar cómo Flash Fill puede ayudarlo, siga estos pasos:

    1. Entrar HORA en F3.
    2. Haga clic en la pestaña Datos, luego haga clic en Flash Fill en el grupo Herramientas de datos.

    Figura A

    Use Flash Fill para extraer caracteres desde el final del valor.
    Use Flash Fill para extraer caracteres desde el final del valor.

    Como puede ver, la función completa correctamente esta columna. Puede ordenar fácilmente por la columna F para el orden de clasificación correcto.

    En su mayor parte, esta característica maneja algunas inconsistencias. Por ejemplo, si los caracteres de clasificación al final de las entradas en la columna E fueran 1, 2 o incluso 3 caracteres, Flash Fill aún funcionaría si quisiera que todos los caracteres estuvieran a la derecha del guión. No siempre será así, pero no perderás mucho tiempo intentándolo.

    No le pediré que recurra y clasifique los datos cada vez que intentemos separar los dos últimos caracteres de los valores del departamento. Tampoco lo haré en números. Sin embargo, siéntase libre de hacerlo usted mismo.

    Cómo usar texto de columna en Excel

    Otra característica simple es el texto a columna de Excel, que le permite dividir valores rápidamente. Esta función se agregó a Excel 2007, por lo que existe desde hace mucho tiempo. Es rápido, pero sobrescribirá los valores originales. Cuando necesite mantener ese valor intacto, trabaje con una copia, lo cual haremos. Usaremos el guión como delimitador, lo que significa que esta función necesitará tres columnas: tres segmentos, tres columnas. Por ejemplo, esta función dividirá 101-T-AT en tres valores separados, 101, T y AT.

    VER: Google Workspace frente a Microsoft 365: un análisis en paralelo con una lista de verificación (Premium de TechRepublic)

    Primero, inserte tres columnas entre el departamento y la columna flash. Quizás se pregunte por qué no comencé con esta solución, lo que hace innecesario preocuparse por insertar columnas. Lo hice a propósito específicamente por este motivo: debes saber que esta función necesita columnas vacías a la derecha para extraer los segmentos delimitados.

    Luego, copie los valores del departamento en la primera columna nueva a la derecha. Ahora usemos Text to Column de la siguiente manera:

    1. Seleccione F3:F13: los datos que desea dividir.
    2. En la pestaña Datos, haga clic en Texto a columnas en el grupo Herramientas de datos.
    3. En el primer panel, no haga nada más que hacer clic en Siguiente. Queremos dividir usando delimitadores.
    4. En el siguiente panel, haga clic en Otro e ingrese como se muestra en el Figura B. Asegúrese de desmarcar todas las demás opciones marcadas. La vista previa de datos muestra cómo se dividirán los datos, para que pueda verificar sus opciones. Haga clic en Finalizar. Si, en cambio, hace clic en Siguiente, no cambie nada en el panel siguiente antes de hacer clic en Siguiente para ir al último panel y, a continuación, haga clic en Finalizar.

    Figura B

    Identifica el delimitador.
    Identifica el delimitador.

    Figura C muestra los resultados de la división. No necesita las dos primeras columnas, por lo que puede eliminarlas. Tampoco importa que los primeros valores de la columna F no tengan el formato correcto. En este punto, puede ordenar los resultados de la función Texto a columna en la columna G (después de eliminar las otras dos columnas).

    Figura C

    Ordene por los caracteres en la columna H y elimine las columnas F y G.
    Ordene por los caracteres en la columna H y elimine las columnas F y G.

    Si está trabajando en la versión de menú (.xls), Flash Fill y Text to Column no son compatibles, pero puede usar una función.

    Cómo usar la función DERECHA() en Excel

    La función RIGHT() de Excel extrae caracteres a la derecha de un valor de cadena usando la sintaxis

    RIGHT(text, [num_chars])

    donde se requiere texto e identifica la cadena de la que desea extraer caracteres. El num_chars opcional especifica el número de caracteres a extraer y debe ser mayor o igual a 0. Si omite este argumento, RIGHT() extrae un solo carácter.

    Ahora usemos la función RIGHT() de Excel para extraer los dos últimos caracteres de cada valor. Para hacer esto, ingrese =RIGHT([@Department],2) en H3 y copiar a las celdas restantes. Como puedes ver en Figura D, la función devuelve los dos últimos caracteres. También tenga en cuenta que la función utiliza referencias estructuradas porque los datos se almacenan en una tabla. Si está trabajando con un rango de datos, ingrese la función =RIGHT(H3:H14,2) Al lugar.

    Figura D

    Utilice la función DERECHA() de Excel.
    Utilice la función DERECHA() de Excel.

    Estos tres primeros métodos funcionan todos en una hoja de Excel. Ahora veamos un método para Power Query.

    Cómo usar Power Query en Excel

    Con Power Query, accede a los datos y los remodela. La verdad es que no necesita Power Query para hacer este trabajo. Sin embargo, si está colaborando o trabajando con Power BI, querrá usar Power Query para preparar los datos. Si esta es tu primera experiencia con Power Query, no te preocupes, es más fácil de usar de lo que piensas.

    En Excel 2016 y versiones posteriores, el acceso a Power Query es parte de la interfaz de usuario. Las versiones anteriores tienen acceso a través de un complemento. No es compatible con la versión de menú (.xls).

    Para comenzar, cargue datos en Power Query de la siguiente manera:

    1. Haga clic en cualquier parte de la tabla. Si sus datos aún no son un objeto de tabla, Power Query le pedirá que los convierta. Debe hacer esto para trabajar con Power Query.
    2. Haga clic en la pestaña Datos.
    3. En el grupo Obtener y transformar datos, haga clic en Desde tabla/rango. Esto abrirá Power Query con sus datos.
    4. Haga clic en la celda del encabezado Departamento para seleccionar esa columna.
    5. Haga clic en la pestaña Agregar columna.
    6. Haga clic en Extraer en el grupo Del texto y elija Últimos caracteres de la lista desplegable (Figura E).

    Figura E

    Especifique que extraiga los caracteres del final de cada valor.
    Especifique que extraiga los caracteres del final de cada valor.
    1. Introduzca 2, el número de caracteres a extraer (Figura F) y haga clic en Aceptar.

    Figura F

    Especifique el número de caracteres a extraer.
    Especifique el número de caracteres a extraer.

    figura g muestra los resultados.

    figura g

    Agregue una nueva columna por la que pueda ordenar.
    Agregue una nueva columna por la que pueda ordenar.

    Ahora tiene una columna de caracteres de clasificación por los que puede ordenar. Para devolver los nuevos valores a Excel, para que pueda usarlos a nivel de hoja, haga clic en Cerrar y Cargar en el grupo Cerrar en la pestaña Archivo. Puedes ver la nueva tabla en H-figura. Incluso si no necesita Power Query en este momento, es bueno saber cómo realizar tareas simples usándolo.

    H-figura

    Devolver datos a nivel de hoja.
    Devolver datos a nivel de hoja.

    Al extraer caracteres de una cadena, por alguna razón, uno de estos cuatro métodos debería hacer el trabajo.