El resumen de datos es la función principal de Microsoft Excel. La buena noticia es que muchos cálculos se pueden hacer sobre la marcha y sin ningún conocimiento especializado. Incluso si conoce técnicas de síntesis avanzadas, uno o más de estos consejos de Excel podrían hacerlo lucir bien. Te mostraré tres formas de resumir datos de Excel con poco esfuerzo, casi como por arte de magia.

Uso Microsoft Excel en Office 365 (escritorio) en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero estos consejos funcionarán en versiones anteriores y en la edición del navegador, con una excepción: no puede agregar una fila total a un objeto tabla en el navegador. Puede trabajar con sus propios datos o descargar los archivos de demostración .xlsx y .xls.

APRENDE MÁS: Precios y características de Office 365 para consumidores

Índice

Cómo usar la barra de estado para resumir datos de Excel

La barra de estado brinda una gratificación instantánea al resumir: todo lo que tiene que hacer es seleccionar los valores. Figura A muestra los valores de marzo seleccionados. La barra de estado responde mostrando el promedio, el conteo y la suma de los valores seleccionados. Sólo ha seleccionado unos pocos valores. Este truco puede hacerte quedar bien en una reunión; es una ilusión, pero el jefe no necesita saberlo.

Figura A

No es todo. Puede personalizar la barra de estado para mostrar exactamente la información que necesita. Simplemente haga clic derecho y marque las opciones apropiadas (Figura B).

Figura B

Cómo usar AutoSum para resumir datos de Excel

Probablemente estés familiarizado con la herramienta Autosuma de Excel: seleccionas una celda debajo o a la derecha de algunos valores continuos, haces clic en la opción Autosuma y aparece un conejito... quiero decir, la suma de los valores adyacentes. Trabajemos con un ejemplo rápido.

Usando la hoja de demostración presentada en Figura A, haga clic en G3 y, a continuación, haga clic en Autosuma en el grupo Edición de la pestaña Inicio. No mires hacia otro lado o te lo perderás. Antes de presionar Enter por segunda vez, puede ver que AutoSum ha insertado una función SUM() que evalúa todos los valores contiguos a la izquierda (Figura C). Presione Enter por segunda vez para validar la función. Si selecciona un rango de celdas, AutoSum inserta múltiples funciones. Por ejemplo, si selecciona G3:G14, AutoSum ingresará una función SUM() para cada fila. un conejo… quiero decir, la suma de valores adyacentes. Trabajemos con un ejemplo rápido.

Usando la hoja de demostración presentada en Figura A, haga clic en G3 y, a continuación, haga clic en Autosuma en el grupo Edición de la pestaña Inicio. No mires hacia otro lado o te lo perderás. Antes de presionar Enter por segunda vez, puede ver (Figura C) que AutoSum ha insertado una función SUM() que evalúa todos los valores contiguos a la izquierda. Presione Enter por segunda vez para validar la función. Si selecciona un rango de celdas, AutoSum inserta varias funciones. Por ejemplo, si selecciona G3:G14, AutoSum ingresará una función SUM() para cada línea.

Figura C

¡Pero espera, hay más! La opción AutoSum tiene una lista desplegable que ofrece varias otras funciones: SUM() es la predeterminada, pero simplemente seleccione una opción diferente y continúe. ¿Cómo es eso de un bonito juego de manos?

Cómo filtrar una tabla en Excel

La función de filtro de Excel es probablemente una de mis favoritas; Lo uso mucho porque es rápido y eficiente. No exploraremos la función completa, pero le mostraré un comportamiento rápido que probablemente respetará tanto como yo: esta función lo resume.

Para aplicar el filtro, haga clic en cualquier lugar dentro del rango de datos, haga clic en la pestaña Datos, luego haga clic en Filtrar en la pestaña Ordenar & Grupo de filtros. Esto muestra listas desplegables en cada celda de encabezado. Haga clic en esos menús desplegables para explorar las opciones de filtrado, pero eso no es lo que nos interesa en este momento.
Hasta ahora todo bien, pero en lugar de buscar opciones de filtro, vamos a convertir este rango de datos ordinario en un objeto Table. Sigue estos pasos.

  1. Haga clic en cualquier parte del rango de datos.

  2. Haga clic en la pestaña Insertar.

  3. Haga clic en Tabla en el grupo Tablas.

  4. En el cuadro de diálogo resultante, confirme si su rango de datos tiene encabezados (el nuestro) y haga clic en Aceptar.

El objeto Tabla tiene una característica interesante, una fila totalizadora, que, combinada con la funcionalidad de filtrado incorporada, es casi mágica. Lo bueno es que la función evalúa solamente todo filtrado.
Prepárese para quedar encantado: haga clic en cualquier parte de la tabla y, a continuación, haga clic en la pestaña contextual Diseño de la tabla. En el grupo Opciones de estilo de tabla, marque la opción Número total de filas. Figura D muestra los resultados de una función SUBTOTAL(), que es una función poderosa y flexible que querrá explorar más a fondo.

Figura D

Similar a AutoSuma, puede cambiar el propósito de la función. Además, puede agregar una función a cada columna de la tabla.

La configuración requiere unos sencillos pasos para implementarse, pero una vez en su lugar, estos resúmenes están a solo un clic de distancia. ¡Hablando de sacar un conejo de tu sombrero!

Resumen fácil

No puede usar los resultados resumidos en otros cálculos, pero no siempre los necesitará; a veces, solo necesita echar un vistazo rápido a lo que está sucediendo, y ahí es cuando estas técnicas serán útiles y realmente lo ayudarán a brillar. Una vez que te familiarices con estos trucos, te encontrarás usándolos todo el tiempo. No es realmente magia, es solo así.

Estén atentos a futuros artículos sobre cómo resumir datos de Excel: también cubriré la funcionalidad de subtotales, tablas dinámicas y más.

Envíame tus preguntas sobre Microsoft Office

Respondo las preguntas de los lectores cuando puedo, pero no hay garantías. No envíe archivos a menos que se le solicite; las solicitudes de ayuda iniciales que lleguen con archivos adjuntos se eliminarán sin ser leídas. Puede enviar capturas de pantalla de sus datos para ayudar a aclarar su pregunta. Cuando se comunique conmigo, sea lo más específico posible. Por ejemplo, "Por favor, resuelva los problemas de mi libro de trabajo y corrija lo que está mal" probablemente no obtendrá una respuesta, pero "¿Puede decirme por qué esta fórmula no arroja los resultados esperados?" fuerza. Mencione la aplicación y la versión que está utilizando. TechRepublic no me reembolsa por mi tiempo o experiencia cuando ayudo a los lectores, ni cobro una tarifa por los lectores a los que ayudo. Puede ponerse en contacto conmigo en [email protected]