Imagen: Viktor Pazemin/Adobe Stock

Para ingresar un valor negativo en una hoja de Microsoft Excel, preceda el valor con un guión (-), que representa el "signo negativo". Sin embargo, a menudo no querrá mostrar este carácter. En su lugar, es posible que desee que Excel muestre los valores negativos en rojo, entre paréntesis o ambos. Microsoft Excel ofrece dos formas de hacer esto: un formato y un formato condicional.

El primer método es limpio y rápido porque Excel proporciona cuatro formatos integrados para mostrar valores negativos. El otro método hará casi lo mismo. Utilizará esta función cuando un formato ya esté en uso pero no evalúe valores negativos. Para ser honesto, esto no será un problema para la mayoría de nosotros. Sin embargo, es bueno saber que existe una alternativa, si es necesario.

En este tutorial, le mostraré las dos formas de mostrar valores negativos en rojo en una hoja de Microsoft Excel. Uso el escritorio de Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar una versión anterior. Para su comodidad, puede descargar los archivos de demostración .xlsx y .xls. Si usa el formato .xls, el objeto Table no estará disponible, pero no lo necesita. Excel para la Web admite ambos métodos.

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Índice
  • Cómo usar un formato
  • Cómo usar el formato condicional
  • Cómo usar un formato

    Quizás la forma tradicional y más fácil de mostrar valores negativos en rojo es usar un formato de Excel. Afortunadamente para esta tarea, existe un formato integrado que muestra automáticamente los números negativos en rojo.

    Nuestros datos de muestra, presentados en Figura A, es una hoja de transacción simple, donde el usuario ingresa los débitos como valores negativos. El nombre de este objeto Tabla es BalanceSheet. Hay una expresión simple en la columna D que suma el saldo anterior al saldo actual para devolver el saldo después de cada transacción. Si está rastreando manualmente en lugar de usar el archivo de demostración, ingrese lo siguiente en D3:

    =C3

    Luego, ingrese lo siguiente en D4 y cópielo en las celdas restantes:

    =D3+C4

    Esta es una de esas ocasiones en las que un objeto Tabla descarta una clave innecesaria porque esas dos expresiones no son iguales: Excel sobrescribirá la expresión en D3. Si está utilizando una tabla y la segunda expresión devuelve un error de valor, vuelva a ingresar la expresión, =C3, en D3. Puede usar un rango de datos normal si lo prefiere.

    Figura A

    ExcelNegRed_A
    Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Los datos de muestra muestran créditos y débitos en un balance simple.

    Si desea que los débitos se muestren en rojo, aplique un formato de Excel de la siguiente manera:

    1. Seleccione valores de moneda en C3:E10.
    2. En la pestaña Inicio, haga clic en el Iniciador de cuadro de diálogo en el grupo Número. En Excel para la web, elija Más formatos de número en la lista desplegable Número.
    3. En la ventana que aparece, elija Moneda de la lista Categoría; si ya ha asignado un formato de moneda, Excel seleccionará la moneda por usted. Figura B muestra los formatos de moneda incorporados debajo del ejemplo. Hay cuatro formatos para números negativos.
    4. Elija el último formato, el que muestra el número en rojo y entre paréntesis.

    Figura B

    ExcelNegRojo_B
    Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Elija uno de los formatos que muestra valores negativos en rojo.

    Como puedes ver en Figura C, el formato muestra valores negativos (tasas) en rojo. Además, Excel los pone entre paréntesis. El usuario siempre ingresa valores negativos precediendo los valores con el guión (-), pero el formato no mostrará el guión.

    Figura C

    ExcelNegRed_C
    Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. El formato incorporado muestra valores negativos en rojo.

    Aunque hemos aplicado el formato a ambas columnas, ninguno de los valores de la columna D es rojo. Esto se debe a que no hay valores negativos en esta columna. Pero, si aparece uno, se aplicará el formato.

    Si prefiere no aplicar un formato, o si ya ha aplicado un formato que hace otra cosa, puede usar el formato condicional.

    Cómo usar el formato condicional

    Un formato simple no siempre será la respuesta. Cuando este sea el caso, utilice el formato condicional. Es casi tan fácil; solo toma unos pocos pasos adicionales.

    Para aplicar un formato condicional solo a valores negativos, siga estos pasos:

    1. Seleccione C3: D10.
    2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos.
    3. En el menú desplegable, elija Nueva regla.
    4. En la ventana resultante, elige la opción Usar una fórmula para determinar las celdas a formatear en el panel superior.
    5. Ingrese la expresión simple, =C3<0 en el panel inferior. Al aplicar esto a su propio trabajo, asegúrese de consultar la primera celda de la selección. En nuestro caso, es C3.
    6. Haga clic en Formato.
    7. Haz clic en la pestaña Fuente. Puede hacer clic en la pestaña Número, que le permite establecer el mismo formato incorporado que se usó en la primera sección. Sin embargo, recuerde que afirmamos que esta opción no está disponible.
    8. En la lista desplegable Color, elija rojo.
    9. Haga clic en Aceptar. Figura D muestra expresión y formato.
    10. Haga clic en Aceptar para volver a la hoja.

    Figura D

    ExcelNegRed_D
    Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Introduzca la expresión condicional y el formato.

    El formato condicional mostrará los mismos valores en rojo que el formato. Sin embargo, como se puede ver en Figura E, no pone los valores entre paréntesis. La regla es simple: si el valor actual es menor que 0, lo que significa que el valor actual es un número negativo, la expresión es True y Excel aplica el formato (la fuente roja).

    Figura E

    ExcelNegRed_E
    Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Esta regla condicional muestra valores negativos usando una fuente roja pero no muestra paréntesis.

    Como se mencionó, el formato en línea debe ser su método de elección, pero puede usar un formato condicional si es necesario. Siempre es bueno tener alternativas.